Руководство по работе с сетью для сообщений блоггеров, которые замечены (часть 6)

Предыдущая часть серии была посвящена электронной почте и различным ее аспектам. Как долго должно быть письмо Какая хорошая сюжетная линия. Наконец, в чем ценность профессионально выглядящего адреса электронной почты?.

Все это допустимые элементы, но мы еще не затронули текст сообщения электронной почты. И это именно то, что мы собираемся сделать сегодня.

Общение через текст - довольно сложная вещь. Слова, предложения и знаки препинания - единственные инструменты, которые вы можете использовать. Вы не можете вызвать улыбку в середине предложения, вы не можете использовать движения рук, чтобы подчеркнуть точку зрения, вы не можете использовать любой другой язык тела, чтобы помочь вам в передаче вашего сообщения..

Только слова.

И поскольку есть только слова, это создает много разных проблем. Например, когда вы впервые связываетесь с кем-то, последнее, что вам нужно, - это быть отчаянным, агрессивным, требовательным или неприятным в любом случае..

В реальном мире, независимо от того, что вы говорите, вы можете просто улыбаться в конце предложения, и все будет хорошо. Но в интернете - неудача.

Быстрое примечание:Этот пост является частью серии под названием - Сетевое руководство для блоггеров. Не забудьте проверить на следующей неделе больше! Если вы пропустили предыдущее сообщение (я), вот ссылки:

Часть 1 - Сеть для блоггеров: почему это важно
Часть 2 - Сеть для блоггеров: установка ваших целей и правил
Часть 3 - Сеть для блоггеров: выбирайте людей мудро, вы должны
Часть 4 - Сеть для блоггеров: как подойти к людям
Часть 5 - Сеть для блоггеров: хорошее первое впечатление

Универсальные элементы почтового сообщения

Во-первых, в каждом электронном письме всегда должны быть какие-то универсальные элементы, просто чтобы они выглядели серьезными и… ну, в действительности. Некоторые из этих советов могут показаться очевидными, но они все еще очень важны, и именно поэтому я включаю их здесь.

"Привет"

Для начала не забудьте просто скажи привет. Это действительно имеет большое значение. Просто Привет, или же Привет, рядом с именем человека.

Обратите внимание на одну вещь, нет “Уважаемый господин,” или “Для тех, кого это может касаться” в этом списке. Только “Привет [имя],” или же “Здравствуйте, [Имя].” Если вы действительно собираетесь использовать “кому бы это ни касалось” в начале вашего письма вам действительно лучше даже не отправлять письмо.

Вступление

Если вы впервые связываетесь с кем-то, представьте себя, как правило, хорошая идея. Не делись историей своей жизни здесь, “Я Кароль, из newInternetOrder.com” достаточно.

Почему вы связываетесь

Теперь самая важная часть - почему вы связываетесь. Сделайте это как можно короче, и как к точке насколько возможно.

Если вы связываетесь просто чтобы сказать привет, то просто скажите “Я просто пишу, чтобы сказать привет, мне очень нравится твой блог, ура.” Если вы хотите передать гостевой пост человеку, скажите об этом заранее - “Я бы очень хотел опубликовать гостевой пост в вашем блоге. Идея у меня есть для этого _________.“

Сначала это может звучать так, будто это слишком прямолинейно, но на самом деле занятые люди, такие как люди, которые ценят свое время и не бьются вокруг куста. Кроме того, помните, что у вас есть только 5 предложений для использования в вашей электронной почте. Вы действительно считаете, что есть место, где можно бить вокруг куста??

Подпись

Наконец, никогда не заканчивайте свою электронную почту “не забудьте проверить мой блог на ______.” Существует более простой и умный способ привлечь кого-то к посещению вашего блога. Прежде всего, если они хотят нанести вам визит, они сделают это без дополнительной убедительности. С другой стороны, если они этого не сделают, никакие убедительные изменения не смогут это изменить..

Единственное, что вам нужно сделать, это предоставить адрес. И нет лучшего места для URL вашего блога, чем ваша подпись. Убедитесь, что URL вашего блога является первым в вашей подписи сразу после вашего имени.

Вот начало моей подписи, просто чтобы дать вам пример. Примечание. URL-адреса по умолчанию преобразуются в живые ссылки в каждом почтовом программном обеспечении..

Чтобы подвести итог этой части поста в некоторых пунктах, вот универсальные элементы каждого письма:

Сказать привет.
Представляя себя.
Причина, по которой вы связываетесь (или само сообщение).
Ваша подпись.

Теперь есть еще одна действительно важная вещь, когда дело доходит до общения по электронной почте. Один я кратко упомянул в начале этого поста. То есть: тщательно подбирая голос.

Неважно, что вы хотите написать, к сожалению, вы всегда можете пойти не так и выглядеть агрессивно, требовательно или негативно в целом… все случайно. Все, что нужно, это использовать одно неправильное слово здесь и два других неправильных слова плюс восклицательный знак в конце одного предложения, и вы облажались.

Выбор вашего голоса

Уверенный в себе, вежливый, скромный и дружелюбный. Это те черты личности, которые вы должны представить. Независимо от того, что ваша причина для отправки электронной почты.

Никто не ответит на электронное письмо, которое требует или звучит так, будто человек думает, что он стоит выше в иерархии человеческой расы. Это потому, что более чем легко игнорировать кого-то онлайн или даже удалить его из вашего почтового ящика.

Самое простое практическое правило - помнить, что, опять же, люди не заботятся о вас. Поэтому постарайтесь написать свою электронную почту таким образом, чтобы они не заботились о вас чуть меньше, не более.

У каждого из нас свой голос при общении с другими, поэтому нет единого решения с помощью волшебной пули. И дьявол в деталях, как всегда. Но все же есть некоторые общие правила, которые стоит соблюдать:

ПИСАТЬ ВСЕ КОПИИ - не надо. Даже если это просто ЕДИНСТВЕННОЕ слово.
Восклицательные знаки! - нет. Я еще не наткнулся на случай, когда восклицательный знак должен использоваться в сообщении по электронной почте.
Предполагая, что кто-то что-то получит неправильно - не надо. Например, утверждение, предполагающее такую вещь: “не опаздывай.”
Не используйте фразу “неуважение, но” потому что в 100% случаев последующее является действительно неуважительным утверждением.
Не похоже на всезнайку. Даже если вы.
Не говори, что ты важен. Если вы важны, ваш получатель уже будет знать об этом. Если вам не важно говорить, что вы ничего не измените.
Не застрахуйся. Вы хеджируете, когда боитесь высказывать свое истинное мнение, поэтому вы пытаетесь смягчить его. Пример: “Я думаю, что есть вероятность, что ваш продукт может быть именно тем, что нужно клиентам,” вместо “Ваш продукт отличный.” Что приводит меня к ...
Не хвалите человека, с которым вы слишком много общаетесь ... “Боже мой, твой блог так хорош, и твой контент действительно меняет жизнь для меня.”
И самое главное, никогда не лгите, поймайте лгать. Если вы пишете кому-то, что читаете его блог, например, два года, и все же не можете распознать его имя или, что еще хуже, напишите его имя, скорее всего, вы лжете, мой друг.

Это всего лишь некоторые общие правила для онлайн-мира, и помимо их учета есть еще много вещей, о которых нужно быть осторожными. Каждое предложение имеет свое чувство и эмоциональное послание. Иногда это трудно заметить, потому что вы, как автор, знаете, какими эмоциями вы руководствуетесь при написании сообщения, но невозможно сказать, получит ли человек, читающий его, то же чувство.

Есть два способа убедиться, что ваше сообщение действительно звучит так, как вы хотели, чтобы оно звучало.

Пусть это прочитает друг / коллега. Новый взгляд поможет вам понять, что не так (и правильно) с вашим сообщением.
Используйте умное программное обеспечение, такое как ToneCheck.

ToneCheck это классное приложение, которое подключается к вашему Gmail аккаунт (среди прочих возможностей), и просматривает каждое написанное вами сообщение. ToneCheck анализирует ваши электронные письма и уведомляет вас обо всех фрагментах, которые передают любые негативные сообщения.

Я признаю, что этот пост очень подчеркивает тон вашего сообщения, но это действительно так важно. Если вы неправильно поняли тон своего сообщения, вы не сможете написать ничего, что могло бы вас спасти. То, как вы говорите, всегда важнее того, что вы говорите.

Не забывайте всегда анализировать каждое написанное вами сообщение, либо самостоятельно, либо с дополнительной помощью кого-то другого, либо с помощью приложения, подобного ToneCheck.

причины, по которым письма остаются незамеченными

Всякий раз, когда вы что-то отправляете и не получаете ответа, есть вероятность, что ваша тема не вызвала интереса, ваше сообщение было слишком длинным или его голос был неприятным.

Это три наиболее распространенные причины неудачи. Как вы видете, они все на тебе.

Следующая часть серии является финальной. Это, так сказать, дорожная карта о точных шагах, которые вы можете предпринять, обращаясь к кому-то. Начиная с самого простого начального контакта и заканчивая “вы не могли бы мне помочь” Эл. адрес. Будучи в состоянии отправить “вы не могли бы мне помочь” электронная почта кому-то - последний шаг онлайн-отношений с любым блоггером. Там нет ничего большего, чем это (то есть, если вы не хотите жениться на ком-то).

Поскольку мы говорим о том, чтобы попросить кого-то сделать что-то ... могу я попросить вас сделать что-нибудь? :) Если честно, вы когда-нибудь не могли эффективно связаться с кем-то, потому что тон вашего сообщения был просто неправильным?