10 советов и рекомендаций для Google Docs
Документы Google не имеют загроможденной ленты, полной функций, которые вы найдете в Microsoft Office, но у нее есть немало полезных приемов. Вы можете никогда не найти эти функции, если не будете искать их.
Офисный пакет Google для веб-сайтов с годами стал более зрелым и теперь предлагает все, от автономного доступа до поддержки сторонних надстроек. Это все еще простой в использовании офисный пакет, который работает везде с отличными функциями совместной работы в реальном времени..
Включить автономный доступ
Документы Google могут работать в автономном режиме. Это позволяет создавать новые документы, продолжать работать с текущими документами и даже просто просматривать документы, когда у вас нет подключения к Интернету. Когда вы снова подключитесь к Интернету, ваши изменения будут синхронизированы онлайн.
Для этой функции требуется Google Chrome, поэтому она работает на Windows, Linux, Mac OS X и Chromebook. Чтобы настроить это, откройте веб-сайт Google Drive, нажмите кнопку с изображением шестеренки в правом верхнем углу сайта и нажмите «Настройки». На панели Общие убедитесь, что включена опция «Синхронизировать свою работу с этим компьютером, чтобы вы могли редактировать ее в автономном режиме», и нажмите «Готово». Чтобы использовать Документы Google в автономном режиме, просто вернитесь на сайт Google Диска в Chrome, если у вас нет подключения к Интернету..
Сотрудничать в режиме реального времени
Документы Google имеют лучшие возможности для совместной работы, чем настольная версия Microsoft Office. Вы можете сотрудничать в режиме реального времени, и каждый, кто имеет доступ к документу, сможет редактировать его сразу. Вы увидите курсоры других людей в документе и сможете наблюдать, как они печатаются в режиме реального времени..
Нажмите Файл> Поделиться, чтобы начать совместное использование документа. Вы можете пригласить отдельных людей по их адресам электронной почты или разрешить любому пользователю, имеющему специальную ссылку на документ, редактировать его..
Совместное использование - это не только редактирование - функция «Поделиться» позволяет вам делиться документом с одним или несколькими людьми, чтобы они могли просматривать его. У них всегда будет самая последняя копия, так что это может быть удобнее, чем отправка файла по электронной почте. Вы также можете дать людям возможность оставлять комментарии к документу, чтобы вы могли получать их комментарии, не позволяя им изменять ваш документ.
Опубликовать документ
Документы Google позволяют быстро опубликовать документ в Интернете. Просто нажмите Файл> Опубликовать в Интернете и нажмите кнопку Начать публикацию. Вы получите общедоступную ссылку на документ в опубликованном виде, чтобы вы могли поделиться им с другими людьми, и они смогут просмотреть его. Вам не нужно где-то размещать документ на своих собственных серверах.
Эта функция отделена от функции обмена. Когда документ опубликован, его может просмотреть любой, у кого есть ссылка. Когда им делятся, им могут делиться только несколько человек. Когда люди получают доступ к общему документу, они видят редактор Документов Google. Когда они получают доступ к опубликованному документу, они видят документ как обычную веб-страницу..
Перейти к следующей опечатке / предыдущей опечатке
Для быстрого исправления ошибок используйте сочетание клавиш Ctrl + для перехода к следующей опечатке в текущем документе и Ctrl +; перейти к предыдущей опечатке. Это позволяет быстро исправить опечатки без прокрутки текущего документа и поиска этих красных подчеркиваний.
В Документах Google также недавно появилась функция проверки орфографии, которая позволяет быстро просматривать проблемы в текущем документе - функция, в которой она долгое время отсутствовала - просто нажмите Инструменты> Проверка орфографии, чтобы использовать ее..
Поиск и вставка ссылок
Документы Google включают в себя возможности поиска Google, которые помогут вам легко вставлять ссылки в ваш текущий документ. Вместо того, чтобы открывать новую вкладку браузера и искать страницу, на которую вы хотите сослаться, вы можете осуществлять поиск прямо из диалога ссылок. Для этого нажмите «Вставить»> «Ссылка». Введите поиск в диалоговом окне, и Google отобразит страницы, которые соответствуют вашему поиску - нажмите одну из них, чтобы создать ссылку на выбранный адрес.
Настройте свои текстовые стили
Вместо того, чтобы вручную форматировать каждый бит текста в документе, вы должны вместо этого форматировать текст с использованием стилей. Это означает, что вместо того, чтобы устанавливать все заголовки на определенный размер шрифта и полужирный текст, вы должны просто щелкнуть поле стиля и установить для них «Заголовок 1.»
Вы также можете легко редактировать настройки шрифта, используемые для разных стилей. Сначала отформатируйте текст, чтобы использовать тот тип форматирования, который вы хотите использовать для стиля. Выделите этот текст, щелкните поле стиля в верхней части экрана и нажмите стрелку справа от стиля, который вы хотите изменить. Нажмите «Обновить имя стиля» для соответствия », и теперь этот стиль будет использовать выбранный вами тип форматирования..
Чтобы сохранить эти пользовательские стили и использовать их в других документах, щелкните меню «Параметры» в нижней части списка и выберите «Сохранить как стили по умолчанию».
Управляйте своим личным словарем
Если Документы Google считают слово опечаткой, но вы знаете, что это правильно, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове и выбрать Добавить в личный словарь. Затем вы можете нажать Инструменты> Личный словарь и отредактировать список слов в вашем личном словаре. Если вы случайно добавили слово с ошибкой в этот список, вам придется удалить его отсюда, прежде чем Google снова предупредит вас об этом.
Этот параметр является довольно новой функцией - ранее Документы Google не позволяли вам удалять слова, добавленные в этот список. Возможно, вы захотите взглянуть на список и убедиться, что вы случайно не добавляли неправильные слова в список в прошлом.
Копирование и вставка с помощью веб-буфера обмена
Документы Google имеют функцию веб-буфера обмена, которая используется в Документах, листах и слайдах Google. Этот буфер обмена связан с вашей учетной записью Google, поэтому он будет следовать за вами на всех компьютерах, которые вы используете. В отличие от стандартного буфера обмена операционной системы, веб-буфер обмена может содержать несколько элементов. Буфер обмена поддерживает текст, изображения, рисунки и другие фрагменты данных из документов Google.
Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, нажмите «Редактировать», используйте меню «Веб-буфер обмена». Это лучший способ скопировать некоторые типы данных, например чертежи, между различными типами документов Google. Элементы, сохраненные в веб-буфере обмена, будут удалены через 30 дней, если вы не будете с ними взаимодействовать..
Используйте инструмент исследования
Документы Google содержат боковую панель, предназначенную для исследования - откройте ее, нажав Инструменты> Исследования. Эта боковая панель позволяет искать изображения, цитаты и веб-результаты, чтобы вы могли легко вставить их в документ. Это также облегчает поиск академических исследований и быстро вставляет соответствующие сноски или цитаты для форматов цитирования MLA, APA или Chicago. Вы также можете быстро вставить цитаты в результаты веб-поиска - это может быть простым способом создания библиографии для школьной газеты..
Установить дополнения
Дополнения - довольно новая функция. Это сторонние программные продукты, созданные с помощью Google Apps Script. Вы можете установить их, щелкнув Инструменты> Управление надстройками. Затем их можно использовать из меню дополнений.
Например, вы можете установить надстройку «Тезаурус», которая позволяет выбрать любое слово и щелкнуть «Надстройки»> «Тезаурус»> «Найти синонимы для выбранного слова», чтобы просмотреть синонимы при написании документа. Другие дополнения включают в себя легкий создатель библиографии, инструмент для создания диаграмм и генератор оглавления.
У Google Docs есть и другие хитрости. Меню «Файл»> «Загрузить как» особенно полезно, позволяя загружать документ в разных форматах. Вы можете загрузить его в формате PDF или документ Microsoft Office, если вам необходимо отправить документ или отправить его по электронной почте в определенном формате..
