Руководство по быстрым шагам в Microsoft Outlook

Outlook включает функцию «Быстрые действия», которая позволяет применять несколько действий к сообщению одним щелчком мыши. Outlook включает несколько быстрых шагов по умолчанию, но вы также можете создавать свои собственные (и удалять стандартные по умолчанию, если они вам не нужны). Если вы регулярно выполняете один и тот же набор действий, создание Быстрого шага и назначение ему горячей клавиши может сэкономить вам много времени. Вот как они работают.

Быстрые шаги по умолчанию

Быстрые шаги вы можете найти на вкладке «Главная» Outlook. При первом запуске вы увидите быстрые шаги по умолчанию. Вы можете щелкнуть любой из них, чтобы применить включенные действия к выбранному сообщению..

Быстрые шаги по умолчанию включают в себя:

1. Переместить в? Открывает окно для выбора папки, в которую вы хотите переместить сообщение..
2. Менеджеру: Создает перенаправленную копию выбранного сообщения с адресом вашего менеджера..
3. Адрес электронной почты команды: Создает пустое сообщение, адресованное членам вашей команды. (Если ваша электронная почта управляется вашим работодателем, то, в зависимости от того, как администраторы Exchange настроили ваш почтовый ящик, Outlook может уже знать, кто ваш менеджер и члены команды. Если нет, вам придется заполнить их при первом использовании этих быстрые шаги.)
4. Готово: Помечает сообщение как прочитанное и завершенное, а затем отправляет его в указанную папку. При первом использовании этой папки вам нужно будет указать папку, но с этого момента Outlook будет помнить ваш выбор и отправлять ее в эту папку каждый раз, когда вы используете Quick Step.
5. Воспроизвести и удалить: Открывает ответ на текущее выбранное сообщение, а затем удаляет текущее выбранное сообщение после отправки ответа..

Outlook отображает только быстрые шаги, которые доступны. Например, если у вас не выбрано сообщение, то отображается только быстрый шаг «Электронная почта команды», поскольку другие значения по умолчанию работают с существующим сообщением..

Как создать быстрый шаг

Чтобы добавить новый быстрый шаг, нажмите «Создать новый» в поле «Быстрые шаги»..

Откроется новое окно, в котором вы можете назвать свой быстрый шаг и выбрать действия, которые вы хотите выполнить..

Когда вы щелкаете по раскрывающемуся меню «Выберите действие», вы получаете список возможных действий, каждое из которых может дать вам дополнительные опции для выбора..

Мы собираемся добавить два действия: одно, чтобы переместить сообщение в папку, и другое, чтобы пометить его как прочитанное..

Выберите действие «Переместить в папку» и выберите папку, в которую вы хотите переместить сообщения..

Далее нажмите «Добавить действие», чтобы добавить второе действие.

Выберите «Пометить как прочитанное» в раскрывающемся меню..

При желании вы можете выбрать одну из встроенных горячих клавиш и добавить текст, который будет отображаться при наведении указателя мыши на Быстрый шаг (краткое описание, напоминающее о действиях, которые выполняет Быстрый шаг, полезно).

Нажмите «Готово», и ваш новый быстрый шаг появится в окне быстрых шагов в Outlook. Если вы наведете курсор мыши на Быстрый шаг, вы увидите выбранную вами комбинацию клавиш и любой текст всплывающей подсказки, который вы ввели..

Теперь все, что вам нужно сделать, это выбрать ваши сообщения и нажать новый QuickStep (или нажать комбинацию клавиш быстрого доступа), чтобы применить его действия.

Как отредактировать или удалить QuickStep

Если вы хотите отредактировать или удалить быстрый шаг, нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу группы быстрых шагов на ленте.

Откроется окно «Управление быстрыми шагами»..

Здесь у вас есть возможность редактировать, дублировать (что создает точную копию выбранного Быстрого шага, если вы хотите подобный, но с небольшим изменением), или удалить Быстрый Шаг.

Вы также можете изменить порядок отображения быстрых шагов на ленте или создать новый быстрый шаг..

Наконец, есть опция «Сбросить по умолчанию».

При выборе параметра «Сбросить по умолчанию» удаляются все созданные вами быстрые шаги и воссоздаются все быстрые шаги по умолчанию, которые вы, возможно, удалили. Он также удаляет любые изменения, внесенные вами в быстрые действия по умолчанию. Поскольку вы не можете отменить это действие, вам будет показано предупреждение. Нажмите «Да», чтобы сделать сброс.

Вы также можете пропустить окно «Управление быстрыми шагами» для отдельных действий быстрого шага, щелкнув правой кнопкой мыши быстрый шаг на ленте. Это вызывает контекстное меню, где вы можете редактировать, дублировать или удалять Quick Step.

И это быстрые шаги. Мы не рассмотрели все возможные действия, которые вы можете добавить в Quick Step, потому что их множество, и это довольно интуитивно понятный интерфейс, когда вы знаете, как он работает. Если вы хотите сделать работу с Outlook более эффективной и менее трудоемкой, быстрые шаги - отличное место для начала..