Начинающий Как создавать, управлять и назначать категории в Outlook 2013

Outlook 2013 позволяет назначать категории материалам и настраивать указанные категории. Особенность категорий в том, что они универсальны в Outlook, и вы можете назначить каждую категорию комбинации клавиш. Таким образом, вы можете классифицировать электронную почту, события календаря и заметки с помощью нескольких быстрых нажатий клавиш.

За последние несколько месяцев мы много говорили о Outlook 2013 и его различных частях. Мы говорили о том, как освоить наиболее важные функции, такие как создание и отправка электронной почты, а также создание и управление контактами и даже импорт контактов Gmail. Мы также рассмотрели другие вещи Outlook, такие как, как вы можете создавать списки задач, чтобы держать вас в курсе задач. И, конечно же, есть все важные календарь, который необходим для тех, кто хочет эффективно соблюдать график.

Все это означает, что вы можете многое с этим сделать, чтобы лучше управлять своей занятой работой и даже личной жизнью. Однако перед тем, как мы закроем наш взгляд на Outlook 2013, нам показалось, что нам следует лишь кратко охватить два оставшихся аспекта, которые мы считаем нужными отметить: категории и поиск..

О тех категориях

Чтобы настроить категории, нажмите кнопку «Категоризация», а затем выберите «Все категории…» в раскрывающемся меню. С помощью этого диалога вы можете создавать новые категории, удалять старые, переименовывать, изменять цвета и назначать сочетания клавиш.

На следующем скриншоте обратите внимание, как мы присвоили «CTRL + F2» синей категории.

Теперь, например, вы можете применять категории к чему угодно. Возьмите наш глупый пример ниже, у нас есть задача «жить по-местному», и мы пометили его личными (фиолетовыми) и срочными (красными) категориями..

Помните этот очень полезный совет: после того, как вы назначите сочетания клавиш для своих категорий, и вы поместите свои категории в память, они могут быстро справиться с организацией почты, встреч и других элементов Outlook..

Например, вот заголовок электронного сообщения из нашего почтового ящика, мы пометили его категорией «Работа». Отныне, если нам нужно искать это конкретное сообщение, мы можем использовать категории, чтобы отфильтровать несвязанные сообщения.

Также помните, что вы можете быстро пометить задачи, электронные письма и другие элементы Outlook с помощью категории по умолчанию, например на следующем снимке экрана. Здесь мы пометили несколько задач как СРОЧНЫЕ, просто нажав на маленькое окошко в столбце КАТЕГОРИИ.

Понятно, что категории могут быть очень полезными, и они в значительной степени неопознанные функции в Outlook. Научитесь использовать их эффективно, и вы сможете организовать все свои вещи в соответствующих областях категорий.

Простой поиск в Outlook

Давайте подведем итоги, кратко поговорив о поиске элементов в Outlook. Мы подразумеваем, что это в основном относится к почте, но поиск распространяется по всему приложению. Когда вы нажимаете на панель поиска, например, в папке «Входящие» (или в любой другой почтовой папке), лента изменится, чтобы дать вам множество инструментов поиска..

Почему все это здесь? Проще говоря, чем больше способов поиска сообщения, тем выше ваши шансы его найти. Смотрите здесь на следующем снимке экрана, мы нажимаем кнопку «Тема», и мы можем заполнить соответствующее пространство тем, что мы хотим, чтобы предмет содержал. В этом случае мы хотим найти любые предметы, касающиеся «Работа».

Обратите внимание, что всплывающие результаты на самом деле являются Задачами, что демонстрирует, как Outlook возвращает результаты поиска из всего, что хранит..

Если вас интересуют максимальные навыки поиска в Outlook, вы можете быстро преодолеть беспорядок, потратив немного времени и опробовав параметры ленты поиска. Имейте в виду, что если ваши результаты слишком широки и разнообразны, вы всегда можете уточнить свой объем, используя инструменты Scope с соответствующим названием..

Наконец, если вы чувствуете потребность в мощном и окончательном контроле над поиском, попробуйте использовать найденную форму расширенного поиска, нажав кнопку «Инструменты поиска» в разделе «Параметры»..

Использование формы расширенного поиска - это, безусловно, лучший и удобный способ поиска в Outlook, но какой бы метод вы ни использовали, мы уверены, что вы сразу же поймете, как найти свои материалы..

Параметры поиска

Outlook работает с Windows Search, о которой мы недавно написали целую серию. Эти параметры влияют на способ поиска элементов как в Windows, так и в Outlook.

Обратите внимание, что если вы нажмете «Параметры индексирования…», вы откроете панель управления «Параметры индексирования», где вы можете настроить, как или будет ли индексироваться Outlook индексатором поиска Windows. Остальные из этих опций имеют дело, главным образом, с результатами поиска, такими как то, как они отображаются и откуда отображаются результаты.

Категории и поиск - это две неординарные функции, которые вы можете добавить в свой репертуар Outlook, что значительно облегчит работу с Office. Если вы широко используете Outlook и получаете много писем, создаете много встреч в календаре или генерируете длинные списки задач, то важно не только организовать их, но и иметь возможность искать что-либо, особенно если вы знаете то, что вы ищете, бесценно.