Начинающий Как поддерживать, архивировать и создавать резервные копии ваших данных в Outlook 2013

Сегодня мы освещаем «скучные» вещи Outlook. Обслуживание и безопасность, в том числе поддержание и защита вашего файла данных Outlook 2013 - полного всех ваших важных данных - путем его резервного копирования и архивирования.

На данный момент, если вы использовали Outlook для создания и отправки сообщений электронной почты, и вы нашли время, чтобы импортировать контакты G-mail в адресную книгу или тот факт, что вы даже используете Outlook адресная книга означает, что у вас есть много данных, которые необходимо защитить.

Точно так же вы, вероятно, также потратили много времени и сил на создание своих календарей, добавление задач и списков задач, а также, возможно, даже написание заметок, которые вы хотите сохранить..

Все это сводится к тому, что вы, по крайней мере, время от времени делаете резервные копии своего файла данных, потому что, как может засвидетельствовать любой из нас, потерять все ваши данные и разочаровывать их довольно сложно, и приходится начинать все сначала..

Панель управления почтой

Для начала давайте взглянем на панель управления почтой в Windows..

Как показано на рисунке, у вас есть доступ к трем ключевым областям настройки Outlook. При этом нажатие кнопок «Учетные записи электронной почты…» или «Файлы данных…» откроет то же окно на соответствующих вкладках..

На следующем снимке экрана мы видим вкладку «Электронная почта», которая позволяет вам выполнять действия с вашими учетными записями электронной почты, например восстанавливать или изменять их. Вы также можете увидеть, где хранятся данные для каждой учетной записи.

Если вы хотите напрямую воздействовать на эти файлы данных, вам нужно нажать на вкладку «Файлы данных». Есть несколько полезных вещей, которые вы можете сделать здесь.

Например, вы можете нажать кнопку «Открыть местоположение файла», чтобы увидеть, где находятся ваши файлы данных. Это удобно, потому что вы захотите узнать, где они находятся на случай, если вам когда-нибудь понадобится их отсканировать и починить (обсуждается в следующем разделе).

Есть еще одна интересная функция, которую вы можете использовать в окне настроек учетной записи. Если ваши файлы данных стали огромными и занимают тонны дискового пространства (некоторые люди собирают гигабайты на гигабайтах старой электронной почты), то вы можете сжать их.

Нажмите кнопку «Настройки» на вкладке «Файлы данных», а затем нажмите «Сжать сейчас», чтобы уменьшить размер файла данных Outlook..

Панель управления почтой - это надежный способ сохранить ваши файлы данных и профили, но это не единственный способ, и приложение Outlook также позволит вам администрировать ваши почтовые ящики. Мы покажем вам эти элементы управления сразу после того, как продемонстрируем, как восстановить ваши файлы данных..

Запуск инструмента обслуживания PST

Если вы еще не заметили, данные Outlook хранятся в файле .PST или .OST, и в большинстве случаев в этом нет ничего плохого.

К сожалению, иногда ваши данные становятся поврежденными, что не означает, что это плохо или безнадежно после восстановления, вам просто нужно запустить прилагаемый инструмент восстановления папки «Входящие». Средство восстановления папки «Входящие» или «ScanPST» будет сканировать и восстанавливать файл личных папок, проверяя и исправляя любые ошибки при создании резервной копии поврежденного файла .PST или .OST на случай, если что-то пойдет не так во время восстановления..

Средство ScanPST можно найти в папке установки Outlook, обычно это C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Когда вы найдете его, дважды щелкните утилиту ScanPST, чтобы запустить ее.

Первое, что вам нужно сделать, это найти, где находятся ваши файлы .PST или .OST. На следующем скриншоте вы видите, где они расположены на нашем компьютере. Мы выбираем один и нажимаем «Открыть».

Если ScanPST обнаружит какие-либо ошибки, он сообщит вам об этом и предложит отремонтировать. Нажмите кнопку с подходящим названием, чтобы начать указанное восстановление..

После завершения программа ScanPST сообщит вам, что ваш файл Outlook был успешно восстановлен..

Вы можете закрыть инструмент или повторить процесс для любых других файлов данных по мере необходимости..

Автоматическое архивирование ваших данных

Давайте разберемся с важной информацией о том, как лучше всего архивировать и резервировать ваши данные. Первое, что мы хотим обсудить, - это параметры автоархивации. Чтобы начать, нажмите вкладку «Файл» на ленте, чтобы вы увидели следующий экран.

Сразу же обратите внимание, вы можете выбрать, какую учетную запись вы хотите посетить (если применимо), нажав раскрывающееся меню, расположенное над кнопкой Добавить учетную запись.

Давайте нажмем кнопку «Инструменты очистки» и затем выберем «Очистка почтового ящика» из вариантов. Ниже приведены варианты, которые вы увидите. Все здесь посвящено обрезке жира из вашего почтового ящика и архивации старых сообщений.

Нажатие на кнопку «Автоархивация» означает, что Outlook будет автоматически архивировать любые почтовые папки, которые были настроены как таковые. Чтобы настроить параметры автоархивации, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши почтовую папку и выбрать вкладку «Автоархивация»..

Здесь мы видим типичное окно свойств почтовой папки. Вкладка «Автоархивация» позволяет настроить способ автоматического архивирования папки. Обратите внимание, что на этом скриншоте у нас есть папка, настроенная на автоархивирование в соответствии с собственным расписанием и действиями..

Вы также можете назначить папку для автоархивации в соответствии с общими параметрами автоархивации Outlook по умолчанию. Если вы установите для папки настройки по умолчанию, а затем нажмете «Настройки архива по умолчанию…», вы увидите следующее диалоговое окно (поскольку они «по умолчанию», любые изменения, которые вы здесь установите, будут применяться ко всем папкам, настроенным на автоархивирование по умолчанию).

Не забудьте, что вы также можете найти эти настройки, открыв Опции и нажав заголовок «Дополнительно».

Давайте теперь перейдем к ручному архивированию ваших данных.

Архивирование ваших данных вручную

Проще говоря, если вы не хотите использовать автоархивирование или хотите самостоятельно упростить процедуру архивирования, вернитесь к инструментам очистки, найденным на экране «Информация об учетной записи», нажмите и выберите «Архивировать», чтобы открыть следующее диалоговое окно..

Достаточно просто, вы просто хотите выбрать папку, которую вы хотите заархивировать, выбрать дату для ваших элементов архива, а затем выберите папку, в которую вы хотите сохранить свой архив. Вот и все, вы сделали!

Резервное копирование и восстановление файла данных Outlook

Резервное копирование файлов данных Outlook так же просто, как копирование файлов .OST или .PST на другой жесткий диск, облачный сервер, флэш-диск или другой носитель. Вы помните, как найти свои файлы данных?

Откройте панель управления почтой и нажмите кнопку «Файлы данных». Нажмите «Открыть местоположение файла…», и вы сможете сделать резервную копию ваших файлов данных.

Кроме того, вы можете навсегда переместить файлы данных в облачное хранилище, например в папку OneDrive или Dropbox, таким образом гарантируя, что ваши данные Outlook всегда будут технически сохранены..

Чтобы восстановить файл резервной копии данных, вернемся на вкладку «Файл» и выберите «Открыть файл данных Outlook».

На следующем снимке экрана File Explorer автоматически открывается в наших архивах, но вы, очевидно, можете просмотреть, где находятся ваши файлы данных.

Выберите нужный файл и нажмите «Открыть», чтобы получить доступ к данным, сохраненным в файле. После восстановления вы сможете просматривать и просматривать элементы, как обычно.

Если вам больше не нужен доступ к файлу резервных копий данных, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши на самой верхней папке и выбрать опцию закрытия.

Резервное копирование и восстановление файлов данных - это в основном ручное действие, но если вы настроили свои папки на частое автоархивирование, и они были заархивированы в такое место, как облачная папка, то у вас есть некоторый запас безопасности.

Однако лучший способ убедиться, что вы не потеряете данные, - это регулярно делать резервные копии ваших файлов данных оптом. Есть что-нибудь, что вы хотели бы добавить? Пожалуйста, дайте нам знать на нашем форуме. Как всегда, мы с нетерпением ждем ваших отзывов.