Повысьте производительность написания электронной почты с помощью Microsoft Word Mail Merge

Почтовое слияние Microsoft Word - отличный инструмент для повышения производительности. Знание того, как создавать персонализированные сюжетные линии и вложения, которые не поддерживает базовая функция Word слияния, может быть спасением для жизни, когда вам нужно писать электронные письма навалом.

В этой статье вы узнаете, как использовать Word 2010 Word Merge Wizard Wizard, писать персонализированные темы электронной почты и настраивать различные вложения для каждого получателя электронной почты..

Изображение M! R

Создание списка рассылки

Word Merge Mail Merge избавляет нас от утомительной задачи ввода адреса электронной почты каждого получателя вручную, позволяя нам импортировать адреса электронной почты из контактов Outlook, источников данных Excel или Access или файлов данных Word.

Контакт Outlook - лучший вариант из трех, и если вы его не использовали, сейчас самое время обновить адресную книгу Outlook, и мы покажем вам, как это сделать. Вы можете пропустить следующий раздел и начать писать слияние, если вы уже знаете, как настроить контакт Outlook, в противном случае в следующих двух разделах вы узнаете, как настроить контакт Outlook, импортировав свой список контактов в Интернете..

Настройте свой почтовый профиль

Настройка контакта Outlook начинается с создания почтового профиля, в котором хранятся адрес электронной почты, пароль, информация о сервере и ссылки на другие данные, такие как сообщения и адреса электронной почты..

Вы можете создать несколько профилей, каждый из которых предназначен для конкретной учетной записи электронной почты..

Правильное имя профиля позволяет вам идентифицировать учетную запись электронной почты, которую вы связываете с вашим почтовым профилем.

У вас есть возможность настроить свой почтовый профиль, используя адрес электронной почты, полученный вами от вашего интернет-провайдера, или собственную учетную запись электронной почты, выбрав третий вариант..

Выберите «Электронная почта в Интернете», чтобы использовать провайдера электронной почты, который предоставляет услугу POP - например, GMail.

У каждого интернет-провайдера электронной почты своя конфигурация POP, обязательно ознакомьтесь с руководством пользователя, чтобы узнать его настройки POP.

Поздравляем! Если вы видите этот экран, вы успешно настроили свой почтовый профиль. Теперь мы готовы настроить контактную папку нашего Outlook.

Заполнение вашей папки контактов

Вы можете ввести свой список рассылки вручную в Outlook или импортировать другие веб-адресные книги, такие как GMail, Yahoo или Hotmail address book. Большинство веб-провайдеров электронной почты позволяют нам экспортировать нашу адресную книгу в Outlook-совместимый источник данных. Например, Gmail дает нам возможность экспортировать наши контакты в CSV-файл, совместимый с Outlook..

Функция импорта Outlook поддерживает различные типы файлов: csv, vcard, RSS, iCalendar и многие другие, что делает ее отличным инструментом для создания списка рассылки слияния..

Файл CSV попадает в категорию «Другие программы или файлы» в Outlook.

Файл ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, файлы PST - это некоторые из программных файлов, которые поддерживает Outlook - для нас мы выбрали тип файла с разделителями-запятыми (Windows).

Теперь найдите файл CSV, который мы только что экспортировали из адресной книги Gmail..

Из всех этих папок папка контактов - лучший вариант для нашей цели слияния.

Outlook требуется несколько минут для импорта вашего контакта в зависимости от количества адресов электронной почты, которые вы импортируете.

Мы должны иметь возможность использовать эту папку контактов, как только Outlook завершит импорт всех ваших контактов, для слияния почты.

Мастер рассылки писем

Начните с чистого документа и откройте ленту «Рассылки», чтобы начать слияние.

Мастер - лучший способ для начинающих начать свое первое упражнение по слиянию почты..

Выбор получателей сообщения

Мастер попросит нас выбрать тип документа для нашего слияния, E-mail сообщения - это подходящий тип документа для сегодняшнего упражнения по слиянию..

Мы можем начать писать наше электронное письмо из пустого документа, шаблона или существующего документа.

Выберите нашу папку контактов Outlook в качестве нашего списка рассылки рассылки писем на шаге 3.

У нас есть возможность использовать любой почтовый профиль, который мы настроили в нашей системе..

Количество контактов должно быть больше нуля, если Outlook успешно импортировал ваш адрес Gmail.

Выберите людей, которых вы хотите включить в рассылку электронной почты, установив соответствующие флажки.

Составление сообщения электронной почты

Начните писать свое электронное сообщение и вставьте поля слияния, в которые вы хотите поместить персонализированные сообщения, такие как заголовок или фамилия в соответствующем месте вашего документа..

Каждое поле слияния будет заключено в двойной шеврон; они будут заменены информацией о вашей карточке контакта после завершения работы мастера слияния.

Предварительный просмотр сообщения электронной почты, чтобы увидеть, как Word обрабатывает поля слияния, нажав на ссылку «Далее: Предварительный просмотр сообщений электронной почты».

Если вы довольны предварительным просмотром, нажмите ссылку «Далее: завершить объединение», и Word отправит объединенное письмо всем получателям с общей строкой темы..

Персонализация вашей темы

Мастер разбивает процесс слияния на следующие этапы: выбор правильного типа и шаблона документа, создание списка рассылки, оценка предварительного просмотра слияния и рассылка писем всем получателям..

В этот момент вы можете заметить два распространенных действия по написанию электронной почты, которые не поддерживаются мастером: написание персонализированных строк темы и настройка различных вложений. Мы должны использовать макрос, чтобы сделать их в слиянии почты, желательно, прежде чем мы завершим работу мастера.

Открыв письмо, нажмите «Alt + F11» и дважды щелкните «ThisDocument» в рабочем окне Word, чтобы открыть редактор макросов..

Вставьте этот макрокод, написанный опытным макрокодером hutchinsfairy, в пустую панель и сохраните его.

Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUBJECT As String
Dim FIRST_RECORD As Boolean

Private Sub Document_Open ()

Установить wdapp = приложение
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Частный Sub Document_Close ()

Установить wdapp = ничего

End Sub

Приватная подпрограмма wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (документ ByVal как документ, отмена как логическое значение)
Дим я как целое

С ActiveDocument.MailMerge

Если FIRST_RECORD = True, то
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Остальное .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Конец, если

i = .DataSource.DataFields.Count

Делать, пока я> 0
.MailSubject = Replace (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
я = я - 1
петля

Конец с

End Sub

Закрытая подпрограмма wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, CancelLue как Boolean)

FIRST_RECORD = True

End Sub

Закрытая подпрограмма wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

Вернитесь к своему документу и нажмите на ссылку «Далее: завершить объединение», чтобы отправить свое электронное письмо..

Нажмите на ссылку «Электронная почта…», чтобы отправить свое сообщение..

Поместите соответствующие поля слияния, окруженные шевроном, в строку темы.

Макрос проанализирует поле слияния и заменит его на фамилию получателя, когда Word отправит документ по электронной почте..

Прикрепление различных элементов к вашей электронной почте

До этого момента мы узнали, как использовать мастер слияния и как персонализировать предметные поля - и чтобы завершить сегодняшний урок, мы покажем вам стороннюю надстройку, которая позволяет нам прикреплять разные файлы к каждому письму..

Скачайте надстройку, разархивируйте ее, и вы увидите, что надстройка поставляется в виде шаблонов Word Document. Используйте «CreateEMailData Word 2007 Ver02», если вы используете Word 2007 или 2010, и «CreateEMailData Word 2003 Ver02», если вы используете Word 2003.

Скопируйте соответствующий шаблон документа в папку «% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP», где «% appdata%» - это папка автозагрузки Microsoft - в нашем случае это «C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming».

Перезапустите Word, после того как вы скопируете файл в папку автозагрузки Microsoft, и увидите два новых надстройки: «Создать файл данных» и «Слияние с электронной почтой» в меню ленты «Почтовое сообщение»..

Подготовьте файл данных с таблицей из двух столбцов - адрес электронной почты получателя в левом столбце и полный путь к файлу вложения в правом столбце, а затем сохраните его в той же папке, что и документ слияния электронной почты, в качестве «MergeAttachmentsData». Мы должны подчеркнуть, что вы должны сохранить файл как «MergeAttachmentsData», иначе надстройка не сможет найти файл для поиска вложений..

Вернитесь к документу слияния и разбейте документы на отдельные файлы..

Должно появиться новое окно текстового документа и нажать кнопку надстройки «Слияние с электронной почтой». Просто нажмите кнопку «ОК» в желтом диалоговом окне, так как мы уже подготовили файл данных.

Задайте правильную тему для своей электронной почты, нажмите OK, и Outlook отправит вашу электронную почту с вложением, которое вы указали в файле данных.

Word, с его многими полезными функциями, действительно отличный инструмент для повышения производительности. Мы с нетерпением ждем возможности написать больше статей Word для наших читателей. В то же время, посмотрите другие статьи Слова на нашем сайте.

Мы надеемся, что вы узнали, как использовать слияние Word из сегодняшней статьи. Не стесняйтесь обсуждать другие советы по слиянию с другими читателями в разделе комментариев.