Цветовой код Outlook для более простого управления

Организация и отслеживание многочисленных электронных писем в офисе каждый день может быть работой сама по себе. Сегодня мы рассмотрим использование цветовых кодов, чтобы упростить идентификацию тем сообщений и их отправителей..

Эта функция была доступна в Office 2007 с самого начала, но мы еще не рассматривали ее, и я упустил из виду это. Однако, поэкспериментировав с этим некоторое время, я обнаружил, что это хороший способ управлять множеством писем, которые я получаю каждый день. Здесь мы проведем раскрашивание контактов, которые отправляют сообщения, чтобы их было легче обнаружить. Кроме того, разделение предмета на различные цветовые группы, кажется, помогает в сохранении вещи прямо.

Цветовой код отправителей

Откройте Outlook и нажмите, чтобы выделить сообщение, которое вы хотите раскрасить код.

Перейти к инструментам, а затем организовать.

Способы организации папки «Входящие» откроются, и вы хотите нажать «Использование цветов». Теперь вы можете выбрать цвет, который хотите связать с этим контактом. Вы также можете выбрать определенный цвет для сообщений, отправляемых только вам, что очень удобно для различения групповых и личных сообщений..

Вот пример того, что можно сделать с цветами. Возможно, вы захотите создать пару цветов для самого важного отправителя, хотя в этом примере я немного перегружен.

Цветовые категории

Еще один полезный способ визуальной организации ваших сообщений - добавление к ним цветовых категорий. Вы можете настроить, какие темы электронной почты относятся к каждой цветовой категории.

Сообщение будет иметь цветную полосу категории сверху, и вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по строке, чтобы изменить цвет.

Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение в разделе «Категории», чтобы изменить категорию..

Вы можете переименовать каждую категорию так, как вам удобно.

Возможно, вы захотите создать новую категорию для разных писем. Перейти к действиям \ категоризации и все категории.

На экране «Цветовые категории» нажмите «Создать» и присвойте категории название и цвет, вы также можете назначить ей сочетание клавиш..

Теперь вы можете сортировать сообщения электронной почты по типу категории, в которой они находятся..

Если вы хотите иметь возможность быстро взглянуть на свою электронную почту, чтобы получить представление о том, что там есть, использование цветовых категорий может быть полезным. Надеюсь, это поможет вам начать с организации электронной почты, чтобы вы знали, что заостренные боссы хотят, чтобы вы делали более эффективно.