Сокращение времени, затраченного на отправку и получение электронной почты

Фото H для дома

Электронная почта может облегчить общение, но также может потратить ваше время. Узнайте, как обрабатывать входящие сообщения и писать исходящие сообщения, чтобы сэкономить время.

Согласно опросу, проведенному в 2005 году, собеседования с сотрудниками показали, что из-за потраченного времени по электронной почте предприятие с 10 000 сотрудников теряет примерно 152 млн. Долл. США в год..

Электронная почта явно имеет свои недостатки. Нечеткие электронные письма отвлекают сотрудников от важных задач, связанных с работой, облачных каналов связи, и часто создают дополнительную работу. Избегайте ошибок электронной почты, следуя советам ниже.

Как входящая электронная почта может тратить ваше время

Фото Двортигёрл

Есть много типов сообщений электронной почты, которые могут тратить ваше время. Те что:

• Может быть сокращен из нескольких сообщений и сведен во всеобъемлющее
• Не имеет прямого отношения к вам
• Относитесь к вам, но не напрямую, что оставляет вас неуверенным в том, как или следует ли вам реагировать (и съедает время)
• Не направляйте вас на какие-либо действия (которые не приносят пользы)
• Отвлекать и / или поощрять вас тратить время в Интернете
• Не подходят для электронной почты и имеют больше смысла через динамический канал связи, такой как деловая встреча или какой-либо формат, который больше подходит для контента (например, автономный документ с большим количеством информации)

Как эффективно обрабатывать входящую почту

Для того, чтобы эффективно читать и обрабатывать электронные письма, вам необходимо сосредоточиться на двух вещах - выяснить сообщение электронной почты (или его отсутствие) и решить, какие действия предпринять в ответ.

Шаг 1: выяснить сообщение (или отсутствие)

Всякий раз, когда вы читаете новое письмо, потратьте как можно меньше времени, чтобы выяснить:

• Обращается ли к вам говорящий прямо или косвенно
• Говорил ли вам спикер, чего они ждут от вас?
• Будь то сделано в ясной манере
• Относится ли общее сообщение к вам
• Является ли общее сообщение подходящим, учитывая контекст ваших отношений с отправителем (или его отсутствие, например, если они пытаются инициировать деловые отношения)

Это поможет вам выяснить, что является сообщением электронной почты, и как вы хотите ответить. То есть, если вы намерены ответить в первую очередь.

Особенно важно отметить, если оратор делает одну или несколько вещей, которые могут заманить вас в трату драгоценного времени, таких как:

• Неясно, что они пытаются сказать
• Использование языка в запутанной или эвфемистической манере, чтобы не говорить конкретными словами (например, «я думаю, что нам нужно иметь душу в определенный момент» или «Можете ли вы позвонить мне на этой неделе, чтобы мы могли поговорить по телефону о чем-то важном?»). «)
• Бродя или уходя от темы
• Включая информацию, которая не имеет отношения к вашему бизнесу, неуместна, оскорбительна или бессвязна
• Копия или скрытие сообщений, которые не имеют отношения к вам
• Повторение одного и того же сообщения через различные электронные письма или повторение того, что уже было рассмотрено в предыдущих сообщениях, кроме электронной почты
• Писать о чем-то, что вы уже обсудили и решили - забывчиво или небрежно

В таких ситуациях будьте особенно осторожны, чтобы эффективно реагировать, сводя к минимуму количество времени, которое вы тратите на общение. Потому что легко позволить вышеупомянутым неоднозначным сценариям электронной почты тратить ваше время.

Шаг 2: Определите, какое действие предпринять

После того, как вы узнаете, о чем говорится в сообщении, определите наиболее продуктивный способ ответа. Вот несколько типичных ответов:

• Перенос разговора в лучшую среду общения, такую ​​как телефон и конференц-связь
• Ответ на повторяющийся вопрос, задаваемый несколькими людьми - не по электронной почте, а с помощью более насыщенной информацией среды, которой можно делиться, например, Google Doc
• Не отвечая на сообщения, которые не дают понять, чего от вас ожидает говорящий (даже если он чувствует себя немного невежливым)
• Обращаясь к неясным сообщениям с прямыми и краткими конкретными вопросами, такими как «Когда вы хотите, чтобы отчет был завершен?» Или «Как бы вы хотели, чтобы я внес свой вклад в этот проект?»
• Поднимите трубку и позвоните человеку в любое время, когда начнется драма или перерыв в коммуникации - его пересылка по электронной почте займет больше времени и может усилить конфликт

Шаг 3: Вернитесь к задаче

Что наиболее важно, после того, как вы ответите на электронное письмо (которое может состоять из того, что вы не отвечаете, а вместо этого удаляете сообщение), вам нужно вернуться к задаче. Перейдите к следующему сообщению, ожидающему в вашем почтовом ящике, или переключите передачи и вернитесь к тому, чтобы фактически выполнять работу, а не отвечать на запросы других людей..

Как отправка электронной почты может тратить ваше время

Фото Adikos

Кроме того, существует много типов сообщений электронной почты. Вы посылаете это может тратить ваше время. Те что:

• Излишне растягиваются в несколько сообщений, каждое из которых требует времени и обдумывает, а не одно всеобъемлющее
• Не относитесь напрямую к получателю, что является пустой тратой усилий с вашей стороны
• Недостаточно ясно и затягивает долгие разговоры по электронной почте и / или недоразумения, или вообще никаких продуктивных действий (что означает, что вам придется потратить время на то, чтобы начать разговор позже)
• Не направляйте получателя на какие-либо действия, которые не приносят результата
• Отвлекайте и поощряйте получателя тратить время в Интернете - это означает, что он поощряет тех же вас
• Неподходящий для формата электронной почты, но лучше переданный через беседу в реальном времени или через учебный или богатый информацией документ, такой как руководство, статья в блоге, страница часто задаваемых вопросов, отчет компании или презентация PowerPoint

Как эффективно отправить письмо

Чтобы писать электронные письма, которые не тратят впустую ваше время в долгосрочной перспективе (не говоря уже о времени вашего получателя), вам нужно сосредоточиться на пяти вещах: передача четкого сообщения, просьба к получателю предпринять действенные шаги, используя хорошую структуру, редактирование прежде чем вы нажмете отправить, и эффективно.

Шаг 1: Проясните свое сообщение

Еще до того, как вы составите электронное письмо, вам необходимо четко разобраться в нем. Определение:

• То, что вы хотите общаться
• Почему вы хотите сообщить это
• Какие действия вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял
• Как вы можете наилучшим образом убедить их принять такие меры?

Вот несколько общих причин для отправки электронной почты:

• Чтобы напомнить кому-то о крайнем сроке
• Чтобы дать кому-то письменные инструкции по заданию
• Задать быстрый вопрос, на который можно ответить адекватно в письменной форме
• Чтобы ответить на быстрый вопрос, на который можно ответить адекватно, написав
• Для передачи чувствительной ко времени информации
• Чтобы предложить доступные даты для планирования встречи
• Отслеживать после встречи и выражать признательность

Во всех этих примерах, кроме последнего, вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял какие-то действия (даже если он просто отвечает вам).

Иногда действие не похоже на действие. Может быть, вы хотите:

• Передайте совет для вашего коллеги
• Расскажите друзьям, что вы благополучно приземлились в пункте назначения
• Кратко расскажите, как у вас дела в новом пункте назначения и как с вами можно связаться в ближайшие несколько недель.

В каждой из этих ситуаций вы не говорите своему получателю предпринять определенные действия. Однако подразумевается, что они не будут предпринимать никаких действий, если вы правильно закроете письмо или хотя бы подпишете свое имя. Они понимают, что общение может легко закончиться вашей электронной почтой; что им не нужно отвечать.

Шаг 2. Запросите у получателя практические шаги

Чтобы писать эффективные электронные письма, которые экономят ваше время, вы должны сделать их действенными. И вам нужно убедиться, что ваш получатель знает, что от него ожидается.

Если вы не стремитесь к этому, но пытаетесь изложить свою жизненную историю или объяснить, почему вы предпочитаете новую модель iPhone вместо того, чтобы получить самую последнюю, вы можете забыть об экономии времени, потому что написание письма по переписке требует много мыслей и времени.

Сосредоточьте внимание на следующем:

• Установление сроков
• Изложение планов действий в чрезвычайных ситуациях
• Предлагая потенциальные варианты для следующего курса действий (например, когда вы доступны для личной встречи, места, где вы можете встретиться)
• Предоставление мнения при запросе одного
• Делать запрос, который подходит для написания и на самом деле удобнее, чем использовать другой способ общения
• Предоставление набора направлений для задачи, которую ваш получатель согласился выполнить

Будьте внимательны и настойчивы, когда намечаете действенные шаги. Старайтесь не задавать открытые вопросы, если нет другого выбора. Потому что открытые вопросы являются противоположностью действенного контента.

Вот некоторые примеры:

• Вместо того, чтобы просить своего получателя предоставить вам свое расписание (и тратить впустую электронную почту в процессе) - начните с отправки им вашего доступного времени встречи.
• Вместо того, чтобы спрашивать получателя о том, что он думает об определенном бизнес-решении, обрисуйте в общих чертах потенциальное решение и запросите обратную связь; таким образом, им не придется придумывать что-то самостоятельно, а вместо этого им есть над чем работать

Вы поддерживаете действия электронной почты, предоставляя читателю четкие инструкции и сохраняя содержание активным, а не открытым.

Самое главное, вы должны убедиться, что все действия, которые вы ожидаете от своего читателя, четко сообщены. Не думайте, что они знают, что вы хотите назначить встречу на этой неделе, только вы предлагаете свое свободное время. Не думайте, что они знают, к какой рабочей задаче относится ваш набор инструкций. Изложите это явно и любезно дайте им знать, что вы хотите, чтобы они сделали.

Шаг 3: Создайте хорошую структуру

Когда вы четко определили свое сообщение и сделали его действенным, пришло время организовать его таким образом, чтобы передать эту ясность и ваши действенные запросы..

Пункты: Общее правило, которое нужно соблюдать, - держать абзацы под пятью предложениями. При чтении в Интернете трудно не только сосредоточиться на длинных абзацах, но и неуклюжие абзацы дают возможность получателю потерять фокус и, возможно, упустить самые важные моменты. Это тогда приводит к небрежным или избыточным ответам, которые затеняют канал связи.

Приговоры: Используйте активный голос при написании предложений. Держите предложения короткими и точными. Старайтесь не касаться и не излишне объяснять свои рассуждения или чувства по поводу вещей. Вместо этого придерживайтесь фактов и действий, которые вы просите, чтобы ваш получатель предпринял.

Слова: Старайтесь не использовать громких слов или сленга, если только вы не знаете, что ваша аудитория их поймет. Избегайте шуток и культурных ссылок, которые могут быть неправильно поняты, потому что все, что может быть легко истолковано, является потенциальным препятствием для эффективного общения.

Избегайте лишних слов и уточняющих фраз. «Учитывая текущую ситуацию, в которой это происходит в настоящее время, я думаю, что было бы разумно…» - это уточняющее утверждение, которое не только тратит впустую слова и время, но и отвлекает от реального послания. Вместо этого просто сформулируйте свою рекомендацию без необходимости ее квалифицировать.

Другой пример: «Мне было интересно, могу ли я спросить вас…». Вырежьте эту фразу и просто задайте вопрос. Это также повысит вашу уверенность, потому что вы не будете подсознательно запрашивать разрешение на активное общение.

пунктуация: Держите пунктуацию простой. Уточняющие слова и фразы эффективны только в том случае, если они используются для установления вежливости при начале общения с кем-то, с кем вы хотели бы иметь деловые или личные отношения. В таких случаях вам не обязательно быть готовым к выходу, но используйте несколько вежливых фраз, чтобы проявить уважение к своему времени..

Минимизируйте использование запятых - это, естественно, поможет вам сократить предложения. Избегайте ленивых текстовых речей с чрезмерным использованием точек-точек-точек и последовательных запятых. Вместо этого акцентируйте свои предложения на правильном английском языке и используйте сокращения, когда это имеет смысл, потому что они делают чтение лучше.

Кроме того, рассмотрите пунктуацию списков с помощью маркеров и использование черточки для разбиения основных разделов (которые могут включать один или несколько абзацев)..

Точки и разрывы разделов улучшают читабельность в Интернете, а также помогают более четко организовать ваше сообщение.

Шаг 4: Редактировать перед отправкой

Прежде чем отправить электронное письмо, потратьте 1-2 минуты, чтобы прочитать его вслух. Это поможет вам поймать ошибки или заметить неловкие детали, которые вы обычно не говорите лично. Уберите лишние слова и упростите пунктуацию. Выписать списки и сократить ваши абзацы.

Если вы можете ответить на следующие вопросы «да», тогда вы готовы нажать «отправить»:

• Сообщение ясно?
• Являются ли ожидания действенными и четко сформулированными?
• Сможет ли мой получатель успешно получить мое сообщение? Успех означает, что они знают, что от них ожидается.
• Если бы поменялись ролями, смогу ли я успешно получить это сообщение?

Шаг 5: следите за эффективностью

Кроме того, будьте активны в отслеживании ваших писем. Если кто-то не отвечает на прямой запрос, не тратьте время на размышления о том, что произошло. Вместо этого отправьте вежливое, но прямое электронное письмо, чтобы проверить их. Применяйте принципы, перечисленные выше. И не тратьте слишком много времени, пытаясь получить ответ; если получатель не общается с вами, лучше знать, когда двигаться дальше, или подойти к нему лично..

Используйте электронную почту, чтобы сэкономить время

Электронная почта может сэкономить вам много времени, если вы знаете, как эффективно ее использовать. И это касается как отправки, так и получения сообщений.

Электронная почта лучше всего используется для доставки действенных сообщений, которые должным образом передаются в письменной форме. Если вы воспользуетесь преимуществами электронной почты и избежите многих подводных камней, это станет мощным инструментом..