Забудьте об уловках Вот лучший способ организовать вашу почту Gmail

Уловки электронной почты постоянно всплывают. Сначала Google представил Приоритетные Входящие, и теперь он использует вкладки категорий. Dropbox приобрел почтовый ящик, который превращает ваш почтовый ящик в список дел. Microsoft Outlook.com имеет функцию Sweep, которая автоматически очищает ваш почтовый ящик.

Все это попытки управлять вашей электронной почтой для вас. Эти уловки никогда не бывают такими умными, как вы сами, поэтому вы можете сделать свою электронную почту намного умнее, приняв более активную роль.

Мы будем использовать Gmail здесь, но принципы должны быть одинаковыми для любого почтового клиента.

Используйте классический почтовый ящик

Во-первых, мы избавимся от того, что сегодня использует Gmail. Эти входящие почтовые ящики никогда не получают абсолютно правильные категории и приоритеты. Они заставляют вас просматривать всю вашу электронную почту, чтобы вы ничего не пропустили, и побуждают вас получать спамовые бесполезные электронные письма, сметая их под ковер..

Чтобы использовать более классическую папку «Входящие» в Gmail, щелкните значок шестеренки и выберите «Настройки». Перейдите на вкладку «Входящие», щелкните поле «Тип входящих» и сначала выберите «Непрочитанные». Все вкладки и параметры приоритета исчезнут.

Отписаться от электронной почты вы не заботитесь о

Если категории и приоритеты с вкладками отключены, вся ваша электронная почта будет отсортирована в одну большую кучу. Все эти бесполезные электронные письма с уведомлениями в социальных сетях и информационные бюллетени, которые вас не интересуют, будут находиться в вашем почтовом ящике вместе с вашими важными электронными письмами..

Это хорошо - вместо того, чтобы просто смахивать электронные письма, которые вы не хотите видеть под ковриком, вы должны помешать их прибытию полностью.

Рассмотрите тип электронных писем, которые вы не хотите видеть. Обычные типы бесполезных электронных писем включают уведомления Facebook и Google+, рекламные электронные письма и информационные бюллетени, на которые вы могли случайно подписаться. Когда приходит электронное письмо, которое вы не хотите видеть, откройте его и воспользуйтесь ссылкой «Отменить подписку» - вы, как правило, найдете ее в самом низу электронной почты - чтобы отказаться от подписки и предотвратить ее получение в будущем..

(Обратите внимание, что вы не должны использовать ссылку «Отписаться», если электронное письмо на самом деле является спамом, поскольку спамер воспримет это как признак того, что кто-то читает электронное письмо, и отправляет вам еще больше спама. Нажмите кнопку «Спам», если это настоящее спам-сообщение). и нажмите Отписаться, если это законная организация.)

Конечно, на самом деле отмена подписки - это немного больше работы, но она делает вашу электронную почту намного более управляемой в долгосрочной перспективе. Когда приходит электронное письмо, которое вас не волнует, воспользуйтесь ссылкой «Отписаться» и немедленно предотвратите поступление электронных писем в будущем..

Отправить бесполезные электронные письма, от которых вы не можете отказаться от подписки в корзину

Согласно законодательству США (в частности, закону CAN-SPAM), компания не вправе указывать в своих письмах ссылку для отказа от подписки, чтобы вы могли отказаться от будущих писем. Однако некоторые компании либо не получили памятку, либо не заботятся. Вместо того, чтобы преследовать в судебном порядке, чтобы удалить их списки адресов электронной почты, вы можете просто создать фильтр, который отправляет все будущие электронные письма от них в вашу корзину, где вы не должны их видеть.

При работе с таким письмом в Gmail откройте его, нажмите ссылку «Дополнительно» и выберите «Фильтровать сообщения, подобные этим». Настройте свой фильтр, чтобы заблокировать электронные письма - например, если вам не нужно получать другие электронные письма от этого отправителя, вы можете выполнить фильтрацию по их адресу электронной почты. Используйте свой фильтр, чтобы отправить все такие письма в корзину.

Автоматически архивировать электронные письма, которые вы не хотите видеть

Некоторые электронные письма очень важны, но вы, возможно, не захотите их видеть. Например, интернет-магазины могут отправлять вам квитанцию ​​о подтверждении каждый раз, когда вы что-то покупаете у них. Хорошо иметь такие квитанции на тот случай, если они вам понадобятся, но если вы часто покупаете продукты и никогда не хотите видеть такие электронные письма, вы, возможно, захотите не допустить, чтобы они достигли вашего почтового ящика..

Это относится ко многим различным типам электронной почты - например, PayPal отправляет вам электронное письмо «Мы переводим деньги в ваш банк» каждый раз, когда вы снимаете деньги. Возможно, вы захотите этот адрес электронной почты для своих записей, но вы можете не захотеть видеть его в своем почтовом ящике.

Если вы автоматически архивируете такие электронные письма по мере их поступления, вы можете включить этот процесс на автопилоте. Просто откройте такое электронное письмо, нажмите кнопку «Дополнительно» в Gmail и выберите «Фильтровать сообщения, подобные этим». Настройте фильтр так, чтобы он охватывал электронные письма, которые вы хотите перехватить - возможно, на основе темы, если она всегда одинакова. Скажите Gmail автоматически архивировать электронные письма и пометить их как прочитанные, чтобы они вас не беспокоили.

Вы также можете сделать так, чтобы Gmail автоматически применял к ним метку, например «Автоматически архивировать» или более конкретную метку. Это позволит вам быстро найти электронные письма в будущем, если они вам действительно нужны.

Настройка автоматических меток

Если вы следовали этому процессу, вы должны были сократить объем входящих писем. Теперь мы поможем вам отсортировать электронные письма, которые вас волнуют.

Эта часть не обязательна, но может помочь, если вы получаете много писем - особенно для разных целей. Например, вы могли объединить несколько учетных записей Gmail в одну папку «Входящие» и получать все свои личные и рабочие электронные письма в одном месте..

Попробуйте создать фильтры, которые автоматически сортируют входящую почту по определенным ярлыкам. Например, вы можете получать электронные письма от вашего банка, автоматически получая ярлык «Банк». Вы можете получить личные письма с ярлыком «Личные», а рабочие письма - ярлыком «Работа». Квитанции за приобретенные продукты могут получить ярлык «Квитанции». Нет необходимости выполнять эту часть вручную - просто настройте Gmail, чтобы он автоматически сортировал вашу электронную почту по категориям..

Цветная маркировка всех этих ярлыков позволяет вашему почтовому клиенту автоматически классифицировать ваши электронные письма и сразу же показывать, откуда они. Чтобы кодировать метку в Gmail, щелкните ее цветную рамку на левой панели и выберите новый цвет.

С такой системой меток вы можете даже использовать приложение Gmail на Android, а уведомители по электронной почте на других платформах уведомлять вас только о новых сообщениях в важных метках, предотвращая перегрузку уведомлений..

Если есть определенные электронные письма, которые вы хотите выделить - возможно, письма от вашего босса или супруга - вы можете настроить фильтр для автоматической пометки сообщений от этого отправителя, когда они приходят. Вы можете выбрать тип входящих сообщений «Помечено первым» в настройках входящих сообщений Gmail, чтобы такие важные электронные письма автоматически поднимались до верха вашего почтового ящика. Это произойдет в точности в соответствии с настройкой Gmail - вам не придется бороться с системой входящих сообщений и пытаться научить Gmail, что на самом деле важно.

Это не процесс «установи и забудь». Конечно, после отмены подписки на электронную почту или настройки фильтра ваш почтовый клиент продолжит принимать меры для всей входящей электронной почты, но всегда будут приходить новые типы электронных писем. Вы должны будете принять меры, чтобы отписаться и отфильтровать их должным образом, чтобы почтовый ящик не стал неорганизованным снова.

Уловки электронной почты пытаются автоматизировать этот процесс - они пытаются автоматически скрывать электронные письма, которые вы не хотите видеть, выделять то, что важно, и классифицировать вашу электронную почту для вас. Но, выполнив немного предварительную работу, вы можете настроить почтовый ящик так, чтобы он работал именно так, как вы хотите, устраняя необходимость во всех этих уловках..