Как добавить дату истечения срока действия к электронным письмам в Outlook (и для чего они нужны)

Outlook позволяет добавлять дату истечения срока действия к отправляемой или получаемой электронной почте. По истечении срока годности электронное письмо будет отображаться с другим форматированием, и вы можете использовать встроенные в Outlook инструменты для автоматического управления просроченной электронной почтой..

Даты истечения применяются только к электронным письмам, а не к календарным событиям или задачам, потому что эти элементы имеют свои собственные даты, которые вы можете использовать для управления ими

Как установить срок действия на электронную почту

Чтобы добавить дату истечения срока действия к отправляемому вами электронному письму, вам необходимо открыть окно «Свойства» для письма. Откройте письмо, а затем нажмите Сообщение> Метки.

Откроется окно «Свойства» для электронной почты, к которому также можно получить доступ, нажав «Параметры»> «Дополнительные параметры» или «Файл»> «Свойства». Установите флажок «Срок действия истекает после», а затем выберите дату и время..

Нажмите Закрыть, чтобы вернуться к своей электронной почте. Там не будет никаких видимых признаков того, что срок годности был добавлен, и вы можете отправить письмо как обычно.

Чтобы добавить дату истечения срока действия к полученному вами электронному письму, откройте его и нажмите «Сообщение»> «Теги» (или «Файл»> «Свойства»)..

Это открывает окно свойств для электронной почты. Для полученного письма не так много вариантов, как для отправляемого сообщения, но вы все равно можете установить дату и время истечения.

Что делает срок годности?

Итак, вы добавили дату истечения срока действия в электронное письмо. Это здорово и все, но какая польза от этого?

Даты истечения используются Outlook различными способами, чтобы помочь вам сосредоточиться на том, что важно. Письма с истекшим сроком действия обычно не так важны, как письма с истекшим сроком действия, поэтому Outlook автоматически форматирует письма с истекшим сроком действия по-разному..

Если вы смотрели настройку условного форматирования в Outlook, то, возможно, заметили правило форматирования «Истекшие элементы».

Это правило форматирует любое электронное письмо, срок действия которого истек, серым шрифтом, а текст.

Это позволяет узнать, что срок действия электронного письма истек, и вы можете сосредоточиться на более важных электронных письмах. Если вы отправили письмо с датой истечения срока действия, это форматирование будет применено и в Outlook получателя, но в других почтовых клиентах, таких как Thunderbird, или в веб-приложениях, таких как Gmail или Yahoo! Почта, будет игнорировать дату и ничего с ней не делать.

Вы также можете добавить в папку столбец, который показывает дату истечения срока действия любого электронного письма. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца в папке, в которую вы хотите добавить столбец, и выберите «Выбор поля».

Выберите «Поля даты и времени» из выпадающего списка, а затем выберите опцию «Истекает».

Перетащите элемент «Срок действия» в папку, чтобы добавить его в столбцы..

Когда вы открываете просроченную электронную почту, Outlook уведомляет вас сообщением в заголовке.

Вы все еще можете ответить или переслать письмо с истекшим сроком, но если вы попытаетесь переслать его, Outlook сначала выдаст предупреждение.

Нажмите «Да», чтобы отправить электронное письмо, или «Нет», чтобы отменить.

Использование даты истечения срока для управления вашей электронной почтой

Некоторые из встроенных инструментов Outlook также используют даты истечения срока действия. Если вы настроили автоархивирование в Outlook, вы могли заметить опцию «Удалить просроченные элементы (только папка электронной почты)».

Если это включено, то AutoArchive будет удалять или перемещать (в зависимости от других настроек) любые электронные письма, где прошла дата. Это отличный способ автоматического удаления просроченных писем и предотвращения их загромождения в почтовом ящике..

Если вы не хотите, чтобы ваши письма с истекшим сроком были удалены или перемещены, но вы также не хотите видеть их в Outlook, тогда вы можете установить правила синхронизации Outlook, чтобы предотвратить их загрузку с почтового сервера Exchange..

При создании фильтра синхронизации нажмите вкладку «Дополнительно», а затем кнопку «Поле»..

Выберите поля Дата / Время> Истекает в меню. Поле доступно также в опциях «Все поля почты» и «Все поля почты».

Установите «Условие» на «Вкл. Или раньше» и «Значение» на «Вчера», а затем нажмите «Добавить в список».

Это отфильтрует все просроченные задачи, так что если они истекли вчера или ранее, они не будут синхронизированы с Outlook и не появятся в вашем почтовом ящике. Они по-прежнему будут доступны в веб-приложении Outlook, если вы хотите увидеть их там.

Вы не можете настроить правила для автоматического добавления дат истечения срока действия к входящей электронной почте или создания быстрого шага, который применяет дату истечения срока действия одним нажатием кнопки, но вы можете автоматически добавить дату истечения срока действия ко всем исходящим электронным письмам. Нажмите «Файл»> «Параметры»> «Почта», прокрутите вниз до пункта «Отправка сообщений» и включите «Пометить письма как устаревшие по истечении этого количества дней».

Введите число дней, по истечении которых вы хотите, чтобы срок действия сообщений истек, и нажмите «ОК». Это автоматически добавит дату окончания срока действия ко всем отправленным вами электронным письмам..

Даты истечения срока действия - это полезный способ управления вашими приоритетами и почтовым ящиком с помощью слабо освещенных сообщений, которые больше не нужны и позволяют использовать инструменты Outlook для удаления или скрытия ненужных сообщений. Это еще один инструмент в борьбе за предотвращение выхода из-под контроля вашего почтового ящика и очень полезный инструмент для этого..