Как создать выпадающий список в Google Sheets

Если вы работаете с другими пользователями над общим файлом Google Sheets, иногда люди могут вводить неожиданные данные или что-то, что нарушает формулу. Один из способов обеспечить ввод всех данных, которые вы хотите, - предоставить их в раскрывающемся списке проверки..

Как создать выпадающий список

Выпадающий список - это отличный способ убедиться, что данные, которые люди вводят в вашу форму, приложение или электронную таблицу, соответствуют вашим ожиданиям. Это также обеспечивает гораздо более быстрый способ ввода данных, поскольку они выбирают из предварительно настроенного списка, который вы предоставляете..

Первое, что вам нужно сделать, это открыть файл Google Sheets и выбрать ячейки, для которых вы хотите использовать раскрывающийся список..

Далее откройте меню «Данные» и выберите команду «Проверка данных».

В раскрывающемся списке «Критерии» выберите «Список из диапазона» или «Список элементов».

• Список из диапазона: Список значений, выбранных из других ячеек того же или другого листа. Например, если вы хотите использовать значения в ячейках B1-B9 на листе 2, введите Sheet2 B1: B9 чтобы данные, содержащиеся в них, отображались в раскрывающемся списке или путем прямого выбора любой из ячеек на вашем листе.
• Список предметов: Список предопределенных элементов данных. Это может быть либо текст, либо цифры, и вы будете вводить каждое значение самостоятельно, разделяя их запятыми (без пробелов). Эта опция не позволяет вставлять данные непосредственно из других ячеек.

Здесь мы используем опцию «Список предметов» и предоставляем несколько числовых вариантов.

После ввода данных, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке, убедитесь, что у вас включен параметр «Показать раскрывающийся список в ячейке», иначе значения не будут отображаться в выбранных ячейках..

Вы также можете выбрать, что происходит, когда кто-то пытается ввести значение, которого нет в списке. Опция «Показать предупреждение» позволяет им вводить недопустимые данные, но помечает их на листе (чуть позже). Опция «Отклонить ввод» запрещает им вводить что-либо, чего нет в вашем списке.

И наконец, вы можете включить опцию «Показать текст справки по валидации», чтобы дать людям представление о том, что они могут выбрать в ячейках. После выбора опции, введите любые инструкции, которые вы хотите.

Идите дальше и нажмите «Сохранить», когда вы закончите.

Как использовать ваш новый выпадающий список

Когда вы закончите, любой, кто использует лист, может щелкнуть стрелку раскрывающегося списка в этих ячейках и выбрать значение из списка..

Если вы выбрали опцию «Показать текст справки о валидации», этот текст всплывает всякий раз, когда кто-либо выбирает одну из проверенных ячеек..

Если кто-то вводит значение, которое не совпадает с чем-то в списке, и у вас включена опция «Показать предупреждение», недопустимые данные отмечаются в ячейке..

Наведите указатель мыши на нее, чтобы увидеть, почему она помечена.

Если вместо этого у вас выбрана опция «Отклонить ввод», люди получат предупреждение, подобное этому, когда они попытаются ввести что-то, чего нет в вашем списке..

Если вам необходимо удалить или изменить какие-либо элементы из раскрывающегося списка, вернитесь к пункту «Данные»> «Проверка данных», чтобы редактировать любые элементы из созданных вами списков. Полное удаление списка так же просто, как нажать кнопку «Удалить проверку», расположенную внизу.