Как делегировать вашу учетную запись Outlook кому-то

Распространение календаря в Outlook достаточно распространено, и во многих компаниях все календари Outlook по умолчанию видны всему офису. Но вы можете предоставить кому-то гораздо более высокий уровень видимости и контроля, делегировав свою учетную запись, чтобы они могли создавать встречи и отвечать на них за вас и отвечать на них. Посмотрим как это работает.

Чтобы делегировать свой почтовый ящик кому-либо, нажмите Файл> Настройки учетной записи, а затем нажмите команду «Делегировать доступ».

Откроется окно «Делегаты», которое будет пустым при первом его открытии. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы настроить делегата..

Это открывает Глобальный список адресов (список всех сотрудников вашей компании), поэтому вы можете выбрать делегата. (Вы не можете делегировать свою учетную запись кому-то за пределами вашего почтового домена, что означает, что если ваш электронный адрес является [email protected], вы можете делегировать свой почтовый ящик только тому, чей адрес электронной почты заканчивается на «@ mycompany.com». «)

Выберите человека, которому вы делегируете, и нажмите «ОК», чтобы открыть разрешения делегата..

Разрешения по умолчанию дают делегатам права редактора на ваш календарь и список задач, но не дают им никакого доступа к папкам «Входящие», «Контакты» или «Заметки». Однако вы можете изменить разрешение по умолчанию для любой из этих категорий. Варианты:

• Никто: Делегат не имеет доступа.
• Рецензент: Делегат может читать элементы, но не редактировать их.
• Автор: Делегат может читать и создавать элементы, а также изменять и удалять элементы, которые они создают (например, приглашения на собрание или задачи)..
• Редактор: Делегат может делать все, что может делать автор, а также может изменять и удалять созданные вами элементы..

Если вы просто хотите, чтобы ваш делегат управлял вашим календарем (и задачами, которые могут быть назначены другим людям), тогда разрешения по умолчанию будут работать нормально. Опция «Делегат получает копии отправленных мне сообщений о встречах» включена, поэтому делегату не нужен доступ к вашей папке входящих сообщений. Приглашения на собрания и ответы на них отправляются автоматически при включении.

Ваш делегат не увидит никаких встреч или встреч, которые вы создали и пометили как личные; они просто увидят, что есть частная встреча. Если вы хотите, чтобы они видели (и редактировали) ваши личные встречи, включите опцию «Делегат может видеть мои личные записи».

Наконец, обычно рекомендуется включить опцию «Автоматически отправлять сообщение для делегирования суммирования этих разрешений», чтобы делегат знал, что у него есть разрешение на доступ к вашему почтовому ящику..

Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться на панель «Делегаты». Три опции внизу, которые были выделены серым цветом до добавления делегата, теперь доступны.

Опциональные приглашения на собрания по умолчанию отправляются вашим делегатам, а копия отправляется вам для справочной работы для большинства людей, но при желании вы можете выбрать один из других вариантов..

Как только вы нажмете «ОК», ваш делегат будет добавлен. Теперь они могут добавить ваш почтовый ящик в свой профиль Outlook и получить доступ ко всему, что вы им разрешили.