Как связать или встроить лист Excel в презентацию PowerPoint

Иногда вы хотите включить данные в электронную таблицу Excel в презентацию Microsoft PowerPoint. Есть несколько способов сделать это, в зависимости от того, хотите ли вы поддерживать соединение с исходным листом Excel. Давайте взглянем.

В чем разница между компоновкой и встраиванием?

На самом деле у вас есть три варианта включения электронной таблицы в презентацию PowerPoint. Во-первых, просто скопируйте эти данные из электронной таблицы, а затем вставьте их в целевой документ. Это работает хорошо, но все, что на самом деле делает, это конвертирует данные в простую таблицу в PowerPoint. Вы можете использовать основные инструменты форматирования таблиц PowerPoint на нем, но вы не можете использовать какие-либо функции Excel после преобразования.

Хотя иногда это может быть полезно, два других ваших варианта - связывание и встраивание - гораздо более эффективны, и мы собираемся показать вам, как это сделать в этой статье. И то и другое очень похоже, потому что в итоге вы вставляете настоящую электронную таблицу Excel в целевую презентацию. Он будет выглядеть как лист Excel, и вы можете использовать инструменты Excel для управления им. Разница заключается в том, как эти два варианта обрабатывают их связь с этой исходной электронной таблицей Excel:

• если ты ссылка на сайт лист Excel в презентации, целевая презентация и исходный лист Excel поддерживают связь. При обновлении файла Excel эти обновления автоматически отражаются в целевой презентации..
• если ты встраивать лист Excel в презентации, эта связь разорвана. Обновление исходного листа Excel не приводит к автоматическому обновлению данных в целевой презентации..

Конечно, у обоих методов есть свои преимущества. Одним из преимуществ связывания документа (кроме поддержания соединения) является то, что он уменьшает размер файла презентации PowerPoint, поскольку данные в основном все еще сохраняются в листе Excel и отображаются только в PowerPoint. Одним из недостатков является то, что исходный файл электронной таблицы должен оставаться в том же месте. Если этого не произойдет, вам придется связать его снова. А поскольку он опирается на ссылку на исходную электронную таблицу, он не очень полезен, если вам нужно распространять презентацию среди людей, у которых нет доступа к этому местоположению..

Встраивание этих данных, с другой стороны, увеличивает размер представления, потому что все эти данные Excel фактически встроены в файл PowerPoint. Есть несколько явных преимуществ для встраивания. Например, если вы распространяете эту презентацию среди людей, которые могут не иметь доступа к исходному листу Excel, или если презентация должна показывать этот лист Excel в определенный момент времени (а не обновляться), встраивая (и нарушая подключение к исходному листу) имеет больше смысла.

Итак, учитывая все это, давайте посмотрим, как связать и вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint..

Как связать или вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint

Связывание или встраивание рабочего листа Excel в презентацию PowerPoint на самом деле довольно простое, и процесс выполнения любого из них практически идентичен. Начните с открытия листа Excel и презентации PowerPoint, которую вы хотите редактировать одновременно.

В Excel выберите ячейки, которые вы хотите связать или встроить. Если вы хотите связать или встроить весь лист, нажмите на поле в месте соединения строк и столбцов в верхнем левом углу, чтобы выбрать весь лист.

Скопируйте эти ячейки, нажав CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любую выбранную ячейку, а затем выбрать опцию «Копировать» в контекстном меню..

Теперь переключитесь на свою презентацию PowerPoint и щелкните, чтобы поместить точку вставки туда, куда вы хотите поместить связанный или встроенный материал. На вкладке «Главная» ленты нажмите стрелку вниз под кнопкой «Вставить», а затем выберите команду «Специальная вставка» в раскрывающемся меню..

Откроется окно «Специальная вставка». И именно здесь вы найдете единственный функционал, отличный от процессов связывания или встраивания файла..

Если хотите встраивать В вашей электронной таблице выберите опцию «Вставить» слева. Если хотите ссылка на сайт В вашей таблице выберите вариант «Вставить ссылку». Серьезно, вот и все. Этот процесс в остальном идентичен.

Какой бы вариант вы ни выбрали, вы в следующий раз выберете «Объект Microsoft Excel Worksheet» в поле справа, а затем нажмите кнопку «ОК»..

И вы увидите свой лист Excel (или выбранные ячейки) в презентации PowerPoint.

если ты связанный данные Excel, вы не можете редактировать их непосредственно в PowerPoint, но вы можете дважды щелкнуть в любом месте на них, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые обновления, которые вы вносите в эту исходную электронную таблицу, затем отражаются в вашей презентации PowerPoint..

если ты встроенный Данные Excel, вы можете редактировать их непосредственно в PowerPoint. Дважды щелкните в любом месте таблицы, и вы останетесь в том же окне PowerPoint, но лента PowerPoint будет заменена лентой Excel, и вы сможете получить доступ ко всем функциям Excel. Это круто.

А если вы хотите прекратить редактирование электронной таблицы и вернуться к элементам управления PowerPoint, просто щелкните в любом месте за пределами электронной таблицы..