Как защитить документы и PDF-файлы с помощью паролей владельца и пользователя в LibreOffice

Существует два способа защиты PDF-файла: пароль владельца и пароль пользователя. Мы объясним цель каждого из них и покажем, как применить их к вашим файлам PDF.

Пароль владельца или Разрешения позволяет применять разрешения к файлу PDF. Например, если вы не хотите разрешать печать PDF-файла или извлечение страниц, вы можете выбрать, что вы хотите разрешить, а не разрешить, и применить пароль владельца к файлу PDF. Пароль владельца также может называться мастер-паролем. Это то, что позволяет изменить эти разрешения.

Пользовательский или Открытый пароль позволяет потребовать от пользователя ввести пароль, чтобы даже просматривать PDF. Если они не введут правильный пароль, файл PDF не откроется.

Существует несколько онлайн-сервисов для защиты PDF-файлов, таких как PDFProtect, но если вы хотите добавить пароль к конфиденциальному документу, вам, вероятно, неудобно загружать его в службу, которую вы не знаете. Итак, в этом руководстве мы остановимся на лучшем офлайн-варианте.

Мы рассмотрели, как создать защищенный паролем файл PDF в Microsoft Word, но это только добавляет пароль пользователя. Нет возможности добавить пароль владельца. Мы провели некоторое исследование и обнаружили, что лучшим вариантом для защиты ваших PDF-файлов в автономном режиме является бесплатный офисный пакет LibreOffice. Мы покажем вам, как защитить документ Microsoft Word или LibreOffice Writer паролем и как создать PDF-файл, защищенный паролем, из документа..

ПРИМЕЧАНИЕ. Мы используем файл Word в нашем примере, но вы можете сделать то же самое с документами LibreOffice Writer (файлы .odt). Вы также можете открыть PDF-файлы в LibreOffice. Они открываются в LibreOffice Draw, даже если вы используете Writer, Calc или Impress, но процедура защиты их паролем в Draw такая же, как и в других программах LibreOffice, и описана в разделе «Как преобразовать документ в Защищенный паролем PDF-файл »ниже. Вы будете конвертировать незащищенный PDF-файл в защищенный паролем.

Как добавить пароли Open и Permissions в документ

Прежде чем начать, загрузите LibreOffice и установите его, либо вы можете загрузить переносную версию, если не хотите устанавливать LibreOffice. Откройте LibreOffice Writer, а затем откройте файл Word. Нажмите стрелку вниз на кнопке «Сохранить» на панели инструментов и выберите «Сохранить как» в раскрывающемся меню..

В диалоговом окне «Сохранить как» перейдите туда, где вы хотите сохранить защищенный документ. Для нашего примера мы собираемся заменить исходный документ. Если вы хотите сохранить защищенный документ как новый файл, введите другое имя для файла в поле «Имя файла». Чтобы защитить документ паролем, установите флажок «Сохранить с паролем». Затем нажмите «Сохранить».

Если вы заменяете исходный файл, отображается диалоговое окно «Подтвердить сохранение как». Нажмите «Да», чтобы заменить файл.

В диалоговом окне «Установка пароля» вы можете указать два типа паролей, как и пароли пользователя и владельца для файлов PDF. Чтобы потребовать от пользователя ввода пароля для просмотра документа (например, пароля пользователя), введите пароль в поле «Введите пароль для открытия» и поле «Подтверждение пароля» в разделе «Пароль шифрования файла». Если вы также хотите защитить документ от редактирования (например, пароль владельца), нажмите «Параметры» в середине диалогового окна и введите пароль в поле «Введите пароль, чтобы разрешить редактирование» и поле «Подтверждение пароля» под Пароль общего доступа к файлам.

ПРИМЕЧАНИЕ. Пароль общего доступа к файлам работает только для документов LibreOffice Writer, но не для документов Word. Если вы хотите использовать пароль общего доступа к файлам, сохраните документ в виде файла .odt, который является первым параметром в раскрывающемся списке «Тип файла» в диалоговом окне «Сохранить как», изображенном выше..

При вводе пароля для автоматического редактирования документ открывается в режиме только для чтения. Если вы хотите открыть файл в режиме только для чтения по умолчанию без пароля, установите флажок «Открыть файл только для чтения» и оставьте поля пароля в поле «Пароль общего доступа к файлам» пустыми..

Нажмите «ОК».

Если вы применили открытый пароль к документу, при следующем открытии файла вам будет предложено ввести открытый пароль..

Если ваш файл является документом LibreOffice Writer (.odt) и вы присвоили ему пароль общего доступа к файлу, документ будет открыт в режиме только для чтения. Чтобы отредактировать документ, нажмите кнопку «Редактировать документ» на желтой панели..

Вам будет предложено ввести пароль для обмена файлами, чтобы иметь возможность изменить файл.

Как конвертировать документ в PDF-файл, защищенный паролем

Вы также можете преобразовать документ Word или документ LibreOffice в защищенный паролем PDF-файл и применить к нему пароли пользователей и владельцев. Для этого откройте документ и выберите «Экспорт в PDF» в меню «Файл»..

В диалоговом окне «Параметры PDF» перейдите на вкладку «Безопасность»..

В разделе «Шифрование и разрешение файлов» изначально есть «Не установлен открытый пароль» (пароль пользователя) и «Не установлен пароль доступа» (пароль владельца). Чтобы установить эти пароли, нажмите «Установить пароли».

В диалоговом окне «Установка паролей» в разделе «Установить открытый пароль» дважды введите пароль пользователя, который потребуется для просмотра файла PDF. В поле «Установить пароль доступа» введите пароль владельца, который не позволит печатать, редактировать или извлекать содержимое файла PDF. Нажмите «ОК».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вам не нужно использовать оба пароля, но мы рекомендуем использовать их для большей безопасности. Файл PDF, в котором используется только один из двух примененных паролей (любой из них), не так безопасен, как файл с обоими примененными паролями. Планета PDF объясняет, почему два пароля лучше, чем один при защите файлов PDF.

Вы вернетесь в диалоговое окно «Параметры PDF», и под кнопкой «Установить пароли» отобразится статус установленных паролей. Если вы решили установить пароль разрешения (владельца), параметры в правой части диалогового окна станут активными. Если вы не хотите, чтобы кто-либо печатал документ или вносил какие-либо изменения в документ, выберите «Не разрешено» в разделе «Печать и изменения». Если вы просто хотите ограничить тип печати и возможные изменения, выберите другой параметр в разделе «Печать и изменения». Если вы не хотите, чтобы кто-либо копировал содержимое из вашего PDF-файла, убедитесь, что флажок «Включить копирование содержимого» снят. В целях специальных возможностей рекомендуется оставить флажок «Включить доступ к тексту для инструментов специальных возможностей». Нажмите «Экспорт».

В диалоговом окне «Экспорт» перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить защищенный паролем файл PDF. Введите имя файла в поле «Имя файла» и нажмите «Сохранить».

Если вы присвоили открытый (пользовательский) пароль файлу PDF, вам будет предложено ввести этот пароль при следующем открытии..

Вы увидите «(ЗАЩИЩЕНО)» справа от имени файла в строке заголовка, указывая, что это зашифрованный файл PDF..

Если вы применили пароль разрешения (владельца) к файлу PDF и решили не разрешать печать, вы заметите, что опция «Печать» недоступна, когда вы нажимаете вкладку «Файл».

Процедуры добавления паролей открытого доступа и прав доступа к документу и преобразования документа в защищенный паролем PDF-файл одинаковы в LibreOffice Calc, Impress и Draw..