Как быстро вставить блоки текста в Microsoft Word с помощью автотекста

У всех нас есть несколько больших кусков текста, которые мы должны регулярно вводить, например, ваш адрес, длинные имена или фразы или даже таблицы и изображения, которые вы часто используете. Функция автотекста в Word позволяет хранить эти фрагменты текста и быстро вставлять их с помощью нескольких нажатий клавиш, чтобы вы могли тратить меньше времени на набор текста.

Функция автотекста долгое время была частью Office, но теперь она входит в состав Quick Parts, которая была добавлена ​​в Office 2007. Помимо записей автотекста, функция Quick Parts позволяет вставлять свойства документа (такие как заголовок и автор). ) и поля (например, даты и номера страниц). Быстрые части и записи автотекста также известны как «Строительные блоки», а Word поставляется со многими стандартными строительными блоками. Вы также можете добавить столько пользовательских блоков, сколько хотите.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ранее мы писали о том, как ссылаться на текст из других документов в Word, чтобы вы могли вставить повторно используемый контент в другие документы, которые будут автоматически обновляться. Уловка, обсуждаемая в этой статье, похожа на использование записи автотекста. Однако после того, как содержимое вставлено с использованием записи автотекста, это содержимое НЕ будет автоматически обновляться при изменении записи автотекста..

Существует другое программное обеспечение, такое как бесплатный PhraseExpress для Windows, которое выполняет аналогичную задачу для всей системы. Это замечательно, потому что он работает в любом приложении, не только в Word, но у AutoText есть несколько собственных преимуществ, а именно, он имеет больше возможностей форматирования (особенно в Word), чем PhraseExpress, и он доступен везде, где есть Word. Так что, если вам не разрешено устанавливать сторонние программы на ваш рабочий компьютер, например, вы все равно можете использовать автотекст.

Вы можете хранить записи автотекста только в шаблонах, но не в самих документах. По умолчанию новые записи автотекста хранятся в шаблоне Normal.dotm. Это ограничивает доступность ваших записей автотекста только для вашего компьютера, если вы не поделитесь шаблоном Normal.dotm с другими компьютерами. Вы можете добавлять записи автотекста в пользовательские шаблоны, но есть ограничения, которые мы обсудим позже в этой статье..

Как создать новую запись автотекста

Для начала создайте новый документ Word и введите содержимое (текст, изображения, таблицы и т. Д.), Которое вы хотите добавить в качестве элемента автотекста. Затем выделите содержимое и нажмите вкладку «Вставить».

Если вы хотите, чтобы текст вашей записи автотекста был сохранен с форматированием абзаца для всех абзацев в записи, включая последний абзац, убедитесь, что отметка абзаца в конце последнего абзаца включена в ваш выбор. Метка абзаца хранит форматирование абзаца. Если вы не выбираете метку абзаца в конце абзаца, этот абзац принимает стиль абзаца окружающего текста при его вставке. Если вы не видите метки абзаца в конце каждого абзаца, вы можете выбрать их отображение в настройках. Любое форматирование символов, примененное вами к содержимому автотекста, автоматически сохраняется в записи автотекста..

В разделе «Текст» нажмите кнопку «Исследовать быстрые детали» и наведите курсор мыши на «Автотекст» в раскрывающемся меню. Затем выберите «Сохранить выделение в галерее автотекста» из подменю.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете заметить параметр «Сохранить выбор в галерее быстрых деталей», доступный непосредственно в меню «Быстрые детали». Эта опция добавляет выбранный текст как запись «Быстрые детали», а не как «Автотекст». Записи «Быстрые детали» и «Автотекст» являются строительными блоками. Вы можете добавить запись таким образом, но мы обсудим добавление ее в качестве записи автотекста..

Откроется диалоговое окно «Создать новый строительный блок». Введите имя для записи автотекста в поле ввода «Имя».

Мы рекомендуем сделать имена ваших записей автотекста достаточно разными, поэтому вам нужно всего лишь ввести несколько символов имени, чтобы вставить каждую запись в документ. Если несколько записей автотекста имеют имена, которые очень похожи, вам придется набрать достаточно имени, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.

Вы также можете изменить категорию для этой записи. В раскрывающемся списке «Категория» есть опция «Создать новую категорию», которая позволяет добавить эту запись автотекста в пользовательскую категорию. Вы также можете изменить «Галерея», в которой создается запись.

В раскрывающемся списке «Параметры» можно указать способ вставки записи в документ. Если вы вставляете небольшой фрагмент текста, например, название компании, выберите «Вставить только содержимое», чтобы вставить содержимое записи, встроенное в курсор. Вы также можете вставить контент в виде отдельного абзаца или на отдельной странице (идеально подходит для создания стандартных титульных страниц)..

Примите настройки по умолчанию для раскрывающегося списка «Сохранить в». Это сохранит запись автотекста в вашем обычном шаблоне..

После настройки новой записи автотекста нажмите «ОК»..

Когда вы закрываете последний документ Word, который вы открыли, в следующем диалоговом окне может отображаться вопрос о том, хотите ли вы сохранить изменения, внесенные в шаблон Normal.dotm, если вы включили опцию, которая будет предложена для сохранения шаблона Normal. Чтобы сохранить свою запись автотекста в шаблоне «Normal.dotm», нажмите «Сохранить».

Как вставить запись автотекста в документ

Теперь, когда мы создали новую запись автотекста, давайте вставим ее в документ. Создайте новый документ Word или откройте существующий. Снова нажмите вкладку «Вставить» и наведите курсор мыши на «Автотекст» в раскрывающемся меню. Вы заметите, что добавленная вами запись автотекста доступна непосредственно в подменю «Автотекст». Выберите его, чтобы вставить содержимое в эту запись.

Вы также можете вставить запись автотекста, просто начав вводить имя записи автотекста. Появится небольшое всплывающее окно с именем соответствующей записи автотекста и инструкциями, предлагающими нажать «Enter» для вставки. Нажмите «Ввод», чтобы вставить всю запись автотекста в ваш документ. Вы также можете нажать «F3».

Содержимое записи автотекста вставляется вместе с оригинальными переносами строк и форматированием..

Чтобы быстрее и проще вставлять записи автотекста, вы можете добавить кнопку «Автотекст» на панель быстрого доступа..

Как включить «Показать предложения автозаполнения»

Если вы не видите подсказку Автозаполнения при вводе имени записи автотекста, возможно, вам придется включить опцию «Показать подсказки автозаполнения».

Чтобы включить «Показать предложения автозаполнения», откройте существующий документ Word или создайте новый и перейдите на вкладку «Файл».

На экране за кулисами нажмите «Параметры» в списке параметров слева.

Нажмите «Дополнительно» в списке элементов в левой части диалогового окна «Параметры Word»..

В разделе «Параметры редактирования» установите флажок «Показать предложения по автозаполнению», чтобы в поле был флажок.

Теперь вы сможете нажать «Enter» после ввода части имени записи автотекста, чтобы вставить ее.

Как редактировать содержимое существующей записи автотекста

Скажем, вы переехали в новый дом, и вам нужно изменить свой адрес в вашей записи автотекста. Это легко сделать. Просто введите нужную запись в новый документ Word, выберите ее, а затем откройте подменю «Автотекст», как мы обсуждали ранее. Выберите опцию «Сохранить выделение в галерее автотекста» в подменю под любыми существующими записями автотекста..

Введите то же имя, что и существующая запись автотекста, в поле ввода «Имя» и нажмите «ОК»..

Откроется диалоговое окно подтверждения. Нажмите «Да», чтобы заменить предыдущую запись автотекста новой..

Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word, как вы делали это раньше.

ПРИМЕЧАНИЕ. Помните, что изменение записи автотекста НЕ приводит к изменению содержимого этой записи в любых существующих документах, в которые вы ее уже вставили. Пересмотренное содержание записи автотекста используется только при вставке записи в любое время после ее изменения..

Как редактировать свойства существующей записи автотекста

Помимо редактирования содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи, такие как шаблон, в котором она хранится, категория и т. Д..

Для этого создайте новый документ Word или откройте существующий. Перейдите на вкладку «Вставка», а затем нажмите кнопку «Просмотр быстрых деталей» в разделе «Текст». Выберите «Организатор строительных блоков» в раскрывающемся меню.

Откроется диалоговое окно «Организатор строительных блоков». Отобразится список всех «строительных блоков» с указанием «имени» каждого из них, а также того, в каких «галереях», «категориях» и «шаблонах» они находятся. Они перечислены в алфавитном порядке в соответствии с «галереей». Наша новая запись «Адрес» указана вверху, потому что она находится в галерее «Автотекст». Нажмите на запись, чтобы выбрать ее. Предварительный просмотр записи отображается в правой части диалогового окна.

После выбора записи «Адрес» нажмите «Изменить свойства» под списком «Строительные блоки»..

Отображается то же диалоговое окно, что и при создании записи автотекста; однако теперь он называется «Изменить строительный блок». Мы собираемся изменить «Option» на «Вставить содержимое в свой собственный абзац», чтобы адрес всегда вставлялся, начиная с отдельной строки, даже если курсор находится в конце другой строки. Нажмите «ОК» после внесения изменений.

Снова появится диалоговое окно подтверждения, подтверждающее, что вы хотите заменить запись автотекста на измененную. Нажмите «Да».

Как удалить запись автотекста

Если вы обнаружите, что вам больше не нужна запись автотекста, вы можете удалить ее из набора строительных блоков. Чтобы удалить запись автотекста, откройте диалоговое окно «Организатор строительных блоков», как описано в последнем разделе. Выберите запись автотекста, которую вы хотите удалить, и нажмите «Удалить» под списком «Строительные блоки»..

В диалоговом окне подтверждения появится вопрос, уверены ли вы, что хотите удалить выбранный строительный блок, в данном случае запись автотекста. Нажмите «Да», чтобы удалить запись. Вы вернетесь в диалоговое окно «Организатор строительных блоков». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть его и вернуться к документу..

Автотекст имеет одну причуду при использовании пользовательского шаблона. Мы протестировали добавление записей автотекста в пользовательский шаблон, но когда мы создали новый документ на основе этого шаблона, запись автотекста была недоступна. Однако, когда мы создали новый документ на основе шаблона Normal и затем прикрепили пользовательский шаблон к этому документу, была доступна запись автотекста. Поэтому, если вы хотите сохранить записи автотекста в своем собственном пользовательском шаблоне, обязательно прикрепите шаблон к документам после их создания, иначе ваши записи автотекста будут недоступны. Если вы обнаружите иное, пожалуйста, сообщите нам об этом в комментариях.

Более старые версии Word (2003 и более ранние) позволяли копировать записи автотекста из одного шаблона в другой. Однако в Word 2007 эта функциональность была удалена.