Как записывать макросы и автоматизировать утомительные задачи в Microsoft Word

Макросы - это базовые части программирования, которые позволяют нажимать быстрые кнопки или сочетания клавиш для запуска предварительно записанного действия. Вот как сделать простые в Word.

Что такое макрос?

Макрос - это на самом деле просто запись последовательности нажатий кнопок, нажатий и набора текста. Когда вы записываете макрос, вы просто нажимаете «запись», выполняете действия, которые хотите автоматизировать, останавливаете запись, позволяете Word создавать программы для вас, а затем назначаете макрос кнопке или сочетанию клавиш. Всякий раз, когда вы хотите выполнить эту серию действий в будущем, вы просто активируете макрос.

Вы можете использовать макросы для всех видов вещей. Честно говоря, возможности в значительной степени безграничны. Например, вы можете настроить макрос, который создает новый нижний колонтитул с информацией о вашей компании, форматирует текст так, как вам нравится, и даже вставляет номера страниц. Итак, почему бы просто не сделать это, используя шаблон с каким-то шаблонным текстом? Ну, ты можешь. Но что происходит, когда у вас есть существующий документ, в который вы хотите добавить этот материал?

Вы также можете создавать макросы для вставки уже отформатированных таблиц определенного размера, поиска определенного стиля абзаца или просто вставки текста.

Мы собираемся использовать самый простой пример вставки некоторого текста, чтобы показать вам, как записать макрос. Но используйте свое воображение и экспериментируйте. Вы будете удивлены, сколько вы можете сделать с ними.

Как записать макрос

Сначала создайте новый пустой документ Word для работы. Вы сможете сохранить свои макросы в общесистемной базе данных, поэтому вам не нужно создавать новые для каждого документа, с которым вы работаете. В чистом документе перейдите на вкладку «Вид» на ленте, откройте раскрывающееся меню «Макросы» и нажмите команду «Запись макроса»..

Затем дайте вашему макросу подходящее имя и введите краткое описание. Это важный шаг, особенно если вы планируете делать много макросов. Для нашего примера, мы собираемся создать своего рода вставку текста шутки, которая набирает имя: «Lwaxana Troi, Дочь Пятого Дома, обладатель Священной Чаши Рикса, наследник Святых Колец Бетаз» - то, что мы не хотел бы печатать снова и снова, если бы это было наше полное название.

Выберите, назначить ли ваш макрос кнопке или сочетанию клавиш. И, наконец, выберите, где хранить ваш макрос. По умолчанию он хранится в главном шаблоне Word (файл с именем Normal.dotm), чтобы вы могли использовать его во всех своих документах. Но вы также можете сохранить его только в текущем документе, если хотите. Нажмите кнопку «ОК», когда вы закончите.

Ради этого объяснения мы покажем вам процесс создания кнопки и клавиатуры. И обратите внимание, что вы всегда можете нажать кнопку меню «Макросы» и редактировать эти настройки позже, если вы хотите изменить их.

Если вы выберете опцию «Кнопка», вы увидите экран, который позволяет вам выбрать, где хранить новую кнопку. По умолчанию он помещается на панель быстрого доступа. Щелкните имя макроса в левом столбце, а затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить макрос в список кнопок для панели инструментов, показанной справа. Когда вы закончите, нажмите кнопку «ОК».

Если вы назначаете макрос для сочетания клавиш, вместо этого вы увидите экран ниже. Убедитесь, что имя макроса выбрано на панели «Команды», щелкните внутри поля «Нажать новую комбинацию клавиш», а затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать. Вы можете выбрать практически любую комбинацию Ctrl, Alt, Shift и любой другой первичный ключ, но имейте в виду, что вам понадобится тот, который еще не назначен ярлыку Word или Windows / macOS.

Для нашего шутливого макроса Star Trek мы будем удерживать Ctrl, затем нажать L, отпустить L и затем нажмите T-все, не отпуская Ctrl. Результирующий ярлык выражается как «Ctrl + L, T». Это расширение из нескольких букв является способом избежать конфликтов с общими ярлыками по умолчанию. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Назначить», а затем нажмите кнопку «Закрыть».

Теперь вы вернулись в основной интерфейс Word. Программа находится в режиме записи, поэтому выполняйте любые действия, которые вам нравятся. Вы можете нажимать кнопки, открывать меню, вставлять объекты - вы называете это. Word наблюдает и записывает все, что вы делаете, как макрос. И не беспокойтесь о том, что не торопитесь. Word на самом деле не дублирует эти действия со скоростью, с которой вы их выполняете. Вместо этого он принимает фактические действия, которые вы делаете, и создает скрипт для их запуска..

Для нашего примера мы просто повторяем наше довольно занудное имя и заголовок:

При создании макроса вы можете нажать кнопку «Приостановить запись», если вам нужно что-то настроить или сделать несколько быстрых заметок. Нажмите кнопку «Восстановить рекордер», чтобы продолжить работу над макросом..

Когда вы закончите, снова откройте выпадающее меню «Макросы», а затем нажмите команду «Остановить запись».

Вот и все. Word создает макрос из вашей записи и сохраняет его как кнопку или сочетание клавиш (все, что вы решили).

Чтобы запустить макрос, нажмите назначенную кнопку или нажмите сочетание клавиш, которое вы определили. Если вы выбрали вариант кнопки, вы увидите кнопку макроса на «Панели быстрого доступа» в самом верху окна..

Очевидно, это очень простой пример, который мы вам дали. Вы можете использовать Word для создания довольно сложных макросов. Опытные пользователи могут даже вручную запрограммировать свои собственные (или вручную настроить свои записанные макросы). Но это руководство должно, по крайней мере, помочь вам начать создавать некоторые основные макросы.

Изображение предоставлено: Mopic / Shutterstock