Как ссылаться на текст из других документов в Microsoft Word

У вас, вероятно, есть текст, который вы часто печатаете в своих документах Word, например, адреса. Вместо того, чтобы перепечатывать этот текст каждый раз, когда вам это нужно, вы можете поместить этот общий текст в один документ Word и ссылаться на него в других документах - он даже автоматически обновится во всех ваших документах, если вы его измените.

Скажем, вы хотите поместить свой адрес в нижний колонтитул ваших документов, но адрес меняется время от времени. Вы можете сохранить адрес в отдельном общем документе Word и использовать поле в своем отчете для извлечения текста из общего документа и обновления при каждом его изменении. Мы покажем вам, как это сделать.

Для начала создайте новый документ Word, который будет служить вашим хранилищем для адреса, который вы хотите вставить в другие документы Word. Сохраните его в месте, которое будет доступно другим документам. Например, не сохраняйте его на сетевом диске, к которому у вас не всегда есть доступ.

Мы будем использовать закладки для ссылки на адрес в нашем общем документе. Введите строку текста, которую вы хотите вставить в другие документы (в нашем случае, адрес). Создайте закладку, выделив имя и перейдя в меню «Вставка»> «Закладка» и присвоив ей имя, например «Адрес». См. Наше руководство по закладкам в Word для получения информации о их создании..

Обратите внимание, что имена закладок не могут содержать пробелов. Мы рекомендуем поместить название закладки над каждым элементом в вашем общем информационном файле, чтобы вы могли легко узнать, какое имя использовать для какого элемента. Это особенно полезно, если вы планируете иметь много элементов многократного использования в этом общем документе. В нашем примере мы добавили наш адрес в общий информационный документ и поместили название закладки «Адрес» над элементом..

После добавления элемента в общий документ вы можете сохранить его и закрыть. Откройте документ, в который вы хотите вставить адрес, и поместите курсор туда, куда вы хотите поместить этот текст. Для нашего примера, мы собираемся добавить нижний колонтитул и вставить адрес там.

Мы будем использовать код поля INCLUDETEXT для ссылки на закладку, которую мы создали в общем документе. Для этого нажмите «Ctrl + F9», чтобы вставить скобки для кода поля..

ПРИМЕЧАНИЕ. Нельзя просто вводить нормальные скобки вокруг кодов полей. Вы должны использовать «Ctrl + F9», чтобы вставить правильный тип скобок.

Курсор автоматически помещается между скобками. Введите следующий текст в скобках, заменив «» абсолютным полным путем к общему слову, содержащему имя, которое вы хотите вставить. Замените «» на имя закладки, которое вы присвоили элементу в общем документе.

INCLUDETEXT "" 

ПРИМЕЧАНИЕ. Не вводите скобки в коде поля..

Например, мы набрали следующее между скобками кода поля:

INCLUDETEXT Адрес "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Общая информация \\ CommonInformation.docx"

ПРИМЕЧАНИЕ: вы должны использовать двойную обратную косую черту в пути, как мы это делали. Кроме того, убедитесь, что вы используете прямые, а не умные кавычки, при вводе кода выше в поле.

Чтобы извлечь адрес из общего документа и вставить его в только что введенный код поля, щелкните правой кнопкой мыши код поля и выберите «Обновить поле» во всплывающем меню..

Адрес отображается в документе. Скобки по-прежнему отображаются вокруг адреса, если у вас включена опция «Показывать закладки». Снова, посмотрите нашу статью о закладках, чтобы узнать, как отключить эту опцию. Кроме того, код поля может быть затенен. Тем не менее, вы также можете отключить это.

Если вы хотите изменить код поля, вы можете снова отобразить код, а не результат. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на полученном элементе и выберите «Переключить коды полей» во всплывающем меню. Текст, который вы ввели в код поля, отображается снова, и вы можете редактировать его. Просто обновите поле, чтобы отобразить новый результат.

Создав общий документ, вы можете использовать его для хранения других элементов, которые вы часто вводите в свои документы Word. Просто используйте отдельное поле INCLUDETEXT в ваших документах Word для каждой части информации, которую вы хотите автоматически вставить из вашего общего документа.