Как удалить скрытую личную информацию Microsoft Office добавляет к вашим документам

Microsoft Office сохраняет скрытые метаданные в документах Office, в том числе время, в течение которого вы работали с ними, имя всех, кто работал над документом, когда документ был создан, и даже предыдущие версии документа..

Прежде чем публиковать документы Office публично или отправлять их кому-либо, вы, вероятно, захотите проверить, какую скрытую информацию содержит документ, и удалить конфиденциальные данные. Эти метаданные могут нарушить вашу конфиденциальность или привести к смущению.

Просмотр и удаление скрытых данных

В Office 2013 или Office 2010 откройте меню «Файл», нажмите «Информация», и инструмент «Проверка документа» будет располагаться спереди и в центре, информируя вас о потенциально конфиденциальной информации, содержащейся в документе. Эта информация более очевидна, чем в более старых версиях Office, но ее все равно легко пропустить, если вы не знаете, что Office добавляет эти конфиденциальные данные в ваши документы.

В Office 2007 нажмите кнопку «Сфера Office» на ленте, укажите «Подготовить» и нажмите «Проверить документ»..

Чтобы просмотреть скрытые метаданные в документе, нажмите кнопку «Проверить наличие проблем», нажмите «Проверить документ» и выберите типы метаданных, для которых вы хотите проверить документ. Вы можете просто оставить все опции выбранными, чтобы изучить документ для всех типов метаданных.

Нажмите «Проверить», и Office проверит документ на наличие метаданных. Нажмите кнопку Удалить все рядом с типом метаданных, чтобы удалить их..

Обратите внимание, что вы не сможете восстановить большинство этих метаданных после их удаления. По этой причине Microsoft рекомендует создать новую копию документа (использовать функцию «Сохранить как») перед удалением метаданных и публикацией документа. После этого у вас будет копия документа с метаданными. Конечно, если вам вообще не нужны эти метаданные, вы можете просто удалить их, не беспокоясь о сохранении копии.

Какой тип метаданных сохраняет Office?

Office сохраняет свойства документа, включая такие сведения, как автор, тема, заголовок, дата создания документа, когда вы в последний раз изменяли его, и сколько времени вы потратили на работу с документом. Эти свойства также будут содержать имя любого шаблона, который вы использовали при создании документа, заголовки электронной почты и другую связанную информацию. Это может быть неудобно - например, вы можете отправить отчет TPS своему боссу и сказать, что вы потратили целый день, работая над ним в одиночку. Но метаданные могут показать, что вы работали над отчетом TPS всего несколько минут, сотрудничали с другими людьми и использовали шаблон «Бесполезный шаблон отчета TPS» при его создании. Хуже того, здесь есть и другие последствия для конфиденциальности - вы можете опубликовать документ в Интернете без вашего имени, связанного с ним, но ваше имя будет отображаться в свойствах документа по умолчанию..

Заголовки, нижние колонтитулы, водяной знак и текст, отформатированный как скрытый текст, также могут быть включены, но не появятся, если вы выполните краткий просмотр документа. Инструмент сообщает вам, содержит ли ваш документ эту информацию.

Если при написании документа вы сотрудничали с другими людьми, он будет содержать еще больше данных. Метаданные будут отображать имена всех, кто работал над документом, а также любые комментарии, метки редакций, рукописные аннотации и предыдущие версии документа. Если вы публикуете документ, над которым работали, вы, вероятно, захотите удалить все эти данные, а не делиться ими.

Как остановить офис от сохранения метаданных

К сожалению, вам придется использовать инструмент «Инспектор документов» для удаления конфиденциальных данных из каждого отдельного документа, прежде чем публиковать или делиться им с кем-то. Нет встроенного способа удаления этой информации из нескольких документов одновременно, а также не существует параметра для всего Office, который не позволяет Office применять эти данные к документам..

Однако Office может автоматически удалять метаданные при каждом сохранении файла. Вы должны применить этот параметр к каждому используемому вами документу - это параметр для конкретного документа, а не общесистемный параметр..

Чтобы запретить Office сохранять метаданные вместе с вашими документами, откройте меню «Файл», нажмите «Параметры» и выберите категорию «Центр управления безопасностью». Нажмите кнопку «Настройки центра управления безопасностью» и выберите «Параметры конфиденциальности». Включите опцию «Удалить личные данные из свойств файла при сохранении». Если он отображается серым цветом, нажмите кнопку «Инспектор документов» ниже, запустите «Инспектор документов» и удалите всю личную информацию документа. После этого вы сможете установить флажок.

Помните, вам придется изменить эту опцию для каждого документа отдельно.

Эта информация может быть полезной, а некоторые из них даже важны для совместной работы или для корпораций, чтобы отслеживать, кто работал над документом. Но когда придет время опубликовать документ, вы, вероятно, захотите удалить эти метаданные.