Как ограничить ввод данных в Excel с проверкой данных

Если вы используете электронные таблицы Excel для сбора данных от других людей, но обнаруживаете, что они часто заполняют ваши тщательно спланированные ячейки неверной информацией, проверка данных может помочь.

Этот инструмент позволяет вам ограничить определенные ячейки, чтобы разрешить только правильно отформатированные данные. Если кто-то вводит что-то, чего не должно быть, например «обед в аэропорту» вместо «15,68 долл. США» в отчете о расходах, Excel отклоняет ввод, пока не получит правильное представление. Думайте об этом как о пассивно-агрессивном способе убедиться, что люди не тратят ваше время.

В качестве примера, вот базовый отчет о расходах для How-To Geek. Допустим, мы хотим убедиться, что люди вводят в определенные ячейки только числовые значения, отформатированные как валюта (то есть несколько цифр, после которых следует десятичная точка, а затем еще две цифры)..

Сначала выберите все ячейки, которые вы хотите ограничить.

Перейдите на вкладку «Данные» на ленте и нажмите кнопку «Проверка данных». Если ваше окно не полноразмерное и вы не можете видеть надписи, это значок с двумя горизонтальными полями, зеленой галочкой и красным перечеркнутым кружком.

В окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» щелкните раскрывающееся меню «Разрешить». Здесь вы можете установить конкретный тип ввода для выбранных ячеек. Для нашего отчета о расходах мы будем настаивать на том, чтобы пользователи вводили число с двумя десятичными значениями, поэтому мы бы выбрали опцию «Десятичная». Вы также можете выбрать другие критерии, например, убедиться, что ячейка содержит текст, время или дату, текст определенной длины или даже вашу собственную пользовательскую проверку..

Независимо от того, какой тип данных вы выберете в раскрывающемся списке «Разрешить», изменятся параметры, доступные вам на оставшейся части вкладки «Настройки». Поскольку нам нужно числовое значение, соответствующее валюте, мы устанавливаем раскрывающийся список «Данные» на значение «между». Затем мы настраиваем минимальное значение 0,00 и максимальное значение 10000,00, что более чем достаточно для удовлетворения наших потребностей..

Чтобы проверить это, нажмите «ОК», чтобы применить параметры проверки, а затем попробуйте ввести неправильное значение. Например, если мы введем «блины» в качестве значения «Завтрак» вместо стоимости еды, мы получим сообщение об ошибке.

Хотя это ограничивает людей вводом только правильного типа данных, это не дает им никакой обратной связи о том, какой тип данных требуется. Итак, давайте настроим это тоже.

Вернитесь в окно «Проверка данных» («Данные»> «Проверка данных на ленте»). У вас есть два варианта здесь (и вы можете использовать оба из них, если хотите). Вы можете использовать вкладку «Входное сообщение», чтобы всплывающая подсказка показывала людям тип данных, который вы хотите, когда они выбирают ячейку, для которой включена проверка данных. Вы также можете использовать вкладку «Предупреждение об ошибке», чтобы настроить ошибку, которую они видят при вводе неверного типа данных.

Давайте сначала переключимся на вкладку «Входное сообщение». Здесь убедитесь, что опция «Показывать входное сообщение при выбранной ячейке» включена. Затем дайте всплывающей подсказке заголовок и текст. Как вы можете видеть ниже, просто щелкнув мышью в одной из ячеек, вы увидите сообщение, информирующее людей о том, что ожидается.

На вкладке «Предупреждение об ошибке» вы можете настроить сообщение об ошибке, которое люди видят при вводе неверного типа данных. Убедитесь, что опция «Показать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных» включена. Выберите стиль сообщения об ошибке из выпадающего списка «Стиль». Вы можете выбрать Стоп (красный кружок с X), Предупреждение (желтый треугольник с восклицательным знаком) или Информацию (синий круг с строчной буквой «i»), в зависимости от того, насколько сильно вы хотите, чтобы сообщение попадало.

Введите заголовок вашего сообщения, текст самого сообщения, а затем нажмите «ОК», чтобы закончить..

Теперь, если кто-то пытается ввести неправильные данные, это сообщение об ошибке немного более полезно (или саркастически, если вы предпочитаете).

Это немного лишняя работа по настройке проверки данных, но это может сэкономить вам много времени в дальнейшем, если вы будете использовать электронные таблицы для сбора данных от других людей. Это даже полезно для предотвращения ваших собственных ошибок. И это вдвойне верно, если вы настроили формулы или какие-либо задачи автоматизации, основанные на этих данных..