Как отсортировать значения в Microsoft Excel
В Excel есть функции «Сортировка от А до Я» и «Сортировка от А до Я», которые позволяют сортировать значения по алфавиту или по цифрам, а также функция «Сортировка по заказу», которая позволяет сортировать по нескольким критериям. Вот как их использовать.
Давайте посмотрим на пример
В этом примере мы выбрали девять химических элементов из периодической таблицы и отсортируем данные на основе содержимого ячейки, используя функцию «Сортировка от А до Я» и функцию «Выборочная сортировка»..
Раскрывающийся список «Сортировка и фильтр» находится в правой части вкладки «Главная»..
В раскрывающемся списке перечислены несколько функций, но мы сосредоточимся на первых трех.
Вот наш пример данных, взятых из периодической таблицы. Каждый «Элемент» имеет уникальную для него информацию, такую как «Символ» и «Атомный номер». Но каждый элемент также относится к другим категориям, таким как «Фаза в STP» (т. Е. Является ли он твердым, жидкость или газ в комнате при стандартной температуре и давлении) и их «категория элемента» в таблице периодов.
Давайте начнем с простого и отсортируем данные по столбцу «Атомный номер». Начните с выбора столбца (вы можете включить строку заголовка, если она есть в ваших данных).
Теперь перейдите в раскрывающийся список «Сортировка и фильтр» и выберите первый или второй вариант. В этом примере мы будем сортировать от минимального к максимальному числовому значению, используя функцию «Сортировка от А до Я»..
Поле «Предупреждение о сортировке» появится, если есть другие столбцы данных, которые, по мнению Excel, вы, возможно, захотите включить в сортировку. Давайте сначала рассмотрим результаты опции «Продолжить текущий выбор». Нажмите эту опцию и нажмите кнопку «Сортировка».
Вы можете видеть, что столбец «Атомный номер» отсортирован по убыванию, но соответствующая информация в других столбцах не изменилась. Это может быть проблематично, если вы хотите отсортировать все столбцы. Поэтому, прежде чем двигаться дальше, посмотрите на некоторые строки, чтобы понять, имеют ли они смысл. В этом случае очевидно, что другие столбцы не были отсортированы, поскольку водород, элемент с наименьшим «атомным номером», показан как имеющий «атомный номер» свинца.
Теперь давайте попробуем другой вариант, чтобы увидеть, как он работает. Выберите опцию «Расширить выбор» и нажмите кнопку «Сортировка».
Вы можете видеть, что данные в столбце «Атомный номер» отсортированы, а данные в других строках следуют за ним. (Вы также можете просто выделить все данные, и в Excel не появится окно «Предупреждение о сортировке».)
Теперь давайте посмотрим, как мы можем использовать функцию «Выборочная сортировка» для сортировки данных по нескольким столбцам одновременно..
Выберите все данные, включите строку заголовка, если ваши данные имеют один.
Теперь перейдите в раскрывающийся список «Сортировка и фильтр» и выберите команду «Выборочная сортировка»..
Это поднимает окно сортировки.
Сначала мы отсортируем наши данные, используя столбец «Phase at STP», чтобы все газы были в списке выше, чем твердые вещества. Выберите столбец «Фаза в STP».
Теперь нажмите кнопку «Добавить уровень».
Появляется новый уровень. Обратите внимание, что уровень говорит «Тогда по». Это означает, что это будет второй столбец, используемый для сортировки данных. Мы выберем «категорию элементов» в качестве второго уровня, чтобы газы сортировались по их категориям, и благородные газы будут отображаться выше в списке, чем химически активные газы. Выберите столбец «Категория элемента».
Обратите внимание, что есть и другие варианты. Давайте посмотрим на опции «Сортировка». Существует множество вариантов, но мы будем использовать параметр «Значения ячеек»..
Добавьте еще один уровень, снова нажав кнопку «Добавить уровень».
Выберите столбец «Элемент». Это означает, что значения «Элемента» в каждой «Категории элементов» будут отсортированы в алфавитном порядке, так что аргон благородного газа будет предшествовать другому благородному газу, неону.
Давайте посмотрим на выпадающий список «Заказ». Есть несколько вариантов, но для этого примера мы выберем порядок сортировки по умолчанию «от А до Я»..
Вы можете добавить столько уровней, сколько поместится в поле «Сортировка». Когда вы закончите, нажмите кнопку «ОК».
Данные были успешно отсортированы. Порядок сортировки был сначала по «Фаза в STP», затем «Категория элемента», а затем по «Элемент». Вы можете видеть, что столбец «Фаза в STP» сортируется в алфавитном порядке и внутри каждого типа «Фаза в STP», Значения «Категория элемента» отсортированы в алфавитном порядке. И, наконец, значения «Элемент» сортируются в алфавитном порядке в пределах каждого типа «Категория элемента».
Примечание. Обязательно выберите все необходимые столбцы при подготовке к сортировке данных. Excel не предупредит вас о том, что вы можете пропустить столбцы при использовании функции «Пользовательская сортировка».
