Как проверить «читабельность» вашего письма в Microsoft Word или Outlook

Microsoft Word и Outlook уже давно имеют возможность просматривать статистику «читабельности» того, что вы пишете, чтобы вы знали, насколько простым или сложным вы пишете. Это может помочь гарантировать, что ваше письмо достаточно читабельно для вашей целевой аудитории.

В более старых версиях Word эта функция была на расстоянии одного клика в строке состояния. В версиях, начиная с 2013 года, сначала необходимо включить функцию, а затем получить к ней доступ, выполнив проверку орфографии и грамматики..

Проверка орфографии и грамматики в Word и Outlook происходит в панели проверки правописания и предлагает довольно надежный способ проверки документов. Существуют некоторые улучшенные надстройки для проверки грамматики для Office, но даже если они включены, вам все равно нужно включить встроенную проверку грамматики, чтобы иметь возможность использовать статистику читабельности. Стоит ли это того, действительно ли это зависит от вас. И если вы не возражаете против активной проверки грамматики, но предпочитаете не отвлекаться на волнистые подчеркивания во время работы, вы всегда можете отключить проверку орфографии и грамматики во время ввода текста..

Как включить статистику читабельности

Чтобы получить доступ к статистике читабельности в Word, сначала необходимо включить эту функцию. В Word перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры». В окне «Параметры» выберите вкладку «Проверка». Включите оба флажка «Проверить грамматику с правописанием» и «Показать статистику читабельности». Нажмите ОК, когда вы закончите.

Процесс похож в Outlook. Откройте вкладку «Файл» и нажмите «Параметры». В окне «Параметры» выберите вкладку «Почта» и нажмите кнопку «Правописание и автозамена»..

В окне «Параметры редактора» выберите вкладку «Проверка». Установите оба флажка «Проверить грамматику по орфографии» и «Показать статистику читабельности», а затем нажмите кнопку «ОК»..

Обратите внимание, что как в Word, так и в Outlook вы можете отменить выбор параметров проверки орфографических и грамматических ошибок при вводе, если вы обнаружите, что это отвлекает.

Как просмотреть статистику читабельности

Теперь, когда вы включили чтение статистики, проверить показатель читаемости документа или выделенного текста очень просто. Все, что вам нужно сделать, это запустить проверку орфографии и грамматики. Вы можете выбрать конкретный текст для проверки или убедиться, что ничего не выбрано для проверки всего документа. Чтобы начать проверку орфографии и грамматики, нажмите клавишу F7 или нажмите кнопку «Проверка» в строке состояния в нижней части окна..

Запустите проверку орфографии и грамматики, и, когда вы закончите, появится окно Статистика читабельности..

Окно показывает вам некоторые основные статистические данные, такие как количество слов и символов, а также некоторые средние значения, такие как предложения на абзац. В разделе «Удобочитаемость» вы увидите две оценки: легкость чтения Флеша и уровень оценки Флеша-Кинкейда. Обе оценки основаны на формулах, которые учитывают среднюю длину предложения (ASL) и средние слоги на слово (ASW)..

• Легкость чтения плоти. Эта оценка оценивает читабельность вашего текста по 100-балльной шкале, а более высокие оценки легче читать. Оценки от 0 до 60, как правило, рассматриваются как уровень колледжа или выпускника колледжа и довольно трудно читать. Оценки от 60-80 считаются достаточно легко читаемыми и написанными на простом английском языке. Большинство профессиональных документов попадают в этот диапазон. Более высокие оценки, чем 80 считаются легко читаемыми для детей.
• Уровень Флеша-Кинкейда. Эта оценка оценивает читаемость текста в зависимости от уровня школьной успеваемости в США. Например, оценка 4,0 означает письменность, понятную для четвероклассника. Большинство профессиональных документов находятся где-то в диапазоне 7.0-11.0.

И если вам нравится знать математику, стоящую за вещами, формула, используемая для определения показателя Flesch Reading Ease:

206,835 - (1,015 х ASL) - (84,6 х ASW)

Формула, используемая при определении оценки уровня Флеша-Кинкейда:

(.39 х ASL) + (11,8 х ASW) - 15,59

И это все! Это простая функция для включения и использования, и, хотя вы, возможно, не захотите основывать все, что вы пишете, на показателях читабельности, они все равно могут быть удобным инструментом, позволяющим убедиться, что вы выбираете нужную аудиторию своим письмом..