Подготовьте документ Word для массового распространения

Эта гостевая статья была написана Аскаром, фанатом технического сайта DemoGeek..

Если вы работаете в команде или когда имеете дело с вашими клиентами, возможно, вы захотите убедиться, что вы распространяете свои документы правильным образом, чтобы информация в документе доходила до нужной аудитории и соблюдалась конфиденциальность информации..

В Word 2007 есть функция, с помощью которой вы можете формально подготовить документ Word для правильного распространения среди группы людей или даже среди людей с определенным фактором достоверности..

подготовка

Запустите Word 2007 и создайте документ так, как вы хотите.

Если вы довольны документом и готовы его распространять, сделайте паузу на минуту, прежде чем приступить к работе с приложением электронной почты, и выполните эти простые шаги, чтобы подготовить документ к распространению. Имейте в виду, что эти шаги изолированы и что это означает, что вы можете выбрать и выбрать шаги, которые вы хотели следовать.

Нажми на Офисная кнопка и нажмите на «ПодготовитьПункт меню. Есть 7 различных вариантов, которые вы должны увидеть. Я объясню каждый из этих вариантов, чтобы вы могли выбрать и выбрать правильную комбинацию параметров для ваших требований распространения.

Свойства документа

Первый в списке «Свойства опция, с помощью которой вы можете ввести метаданные информации о документе.

Вы можете ввести имя автора документа, название, тему, ключевые слова, категорию, статус и комментарии.

Некоторые из них можно посмотреть через файл >> свойства диалог.

Имейте в виду, что после того, как вы завершите работу над документом, вы не сможете увидеть эти свойства, но до этого вы можете связать свойства с вашим документом, чтобы другие могли получить представление о документе перед его открытием..

Проверить документ

Второй вариант в списке «Проверить документВариант. В рамках подготовки к распространению вашего документа вы можете проверить документ на наличие комментариев, исправлений, пометок, чернильных аннотаций. Вы можете проверить наличие скрытых метаданных или любой личной информации, которая была сохранена вместе с документом. Вы можете проверить любые пользовательские данные XML, которые были сохранены вместе с документом. Вы также можете проверить любую информацию о верхних и нижних колонтитулах и любых водяных знаков. Наконец, вы также можете проверить любые скрытые тексты в документе.

Выберите параметры проверки, которые вы хотели убедиться, прежде чем распространять документ и когда вы нажимаете «ОсмотретьКнопка Word проверит документ и уведомит вас о любых предметах, найденных при его проверке..

Предметы, требующие вашего внимания, будут помечены восклицательным знаком, и вы можете выбрать повторную проверку, если хотите.

Зашифровать документ

Третье место в списке занимаетЗашифровать документВариант. Выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы документ просматривали только те люди, которым вы доверяете. Это позволяет вам зашифровать документ с паролем по вашему выбору, и пользователи должны ввести этот пароль для просмотра документа.

Выберите пароль, который вы можете распространять в группе. Мой совет - не выбирать пароль, который вы используете лично, а пароль, который никто не может использовать для отслеживания ваших учетных записей в Интернете или любых конфиденциальных учетных записей, которые вы используете лично.

Подтвердите пароль еще раз. Пароли чувствительны к регистру и обязательно сохраните / запомните пароль, так как нет способа восстановить пароль, если вы забыли, и нет способа открыть файл, если вы забыли пароль.

После шифрования вы должны увидеть, что пункт меню имеет небольшой фоновый цвет, чтобы указать, что этот документ зашифрован.

Когда люди из вашей группы рассылки попытаются открыть зашифрованный документ, им будет предложено ввести пароль.

Без пароля они вообще не смогут открыть документ.

Ограничить разрешение

Четвертым в списке является «Ограничить разрешениеВариант. Вы можете использовать опцию «Ограничить разрешение», чтобы ограничить то, что люди могут делать с документом. Если документ является конфиденциальным, вы можете использовать «Ограничить разрешения», чтобы ограничить их редактирование, копирование и печать документа..

Ограничение разрешений использует клиент Windows Rights Management для реализации ограничений.

Вам может быть предложено установить Управление правами Windows инструмент. Не волнуйтесь, продолжайте и установите это, это из надежного источника. После установки вы сможете настроить, что люди могут делать с документом.

Добавить цифровую подпись

Пятое место в спискеДобавить цифровую подписьВариант. Цифровые подписи обеспечивают целостность документа. Думайте о цифровой подписи как о бумажной подписи, но для удобства сделайте ее в электронном виде. Когда документ имеет цифровую подпись, это означает целостность и доверие к документу. Это пригодится, если вы распространяете документ среди очень большой аудитории..

Нажми на "Добавить цифровую подпись»И Word предложит вам в приведенном выше диалоговом окне выполнить поиск поставщиков цифровой подписи на Office Marketplace.

В его интернет-магазине Office вы сможете найти поставщика цифровой подписи, который вы можете использовать для подписи документа.

Запустите проверку совместимости

Давайте перейдем к последнему вариантуЗапустите проверку совместимости" первый. Если вы использовали какие-либо функции, относящиеся к Word 2007, и если вы подозреваете, что ваша аудитория может использовать более старые версии Word, вы можете запустить средство проверки совместимости, чтобы убедиться, что ваш документ может быть прочитан всей аудиторией..

Word 2007 запустит набор предопределенных проверок совместимости, и если он обнаружит какие-либо проблемы совместимости, он перечислит их в приведенном выше диалоговом окне, если нет, то вы можете перейти к последнему шагу перед распространением документа..

Отметить как финал

Это должен быть последний шаг, который вы хотели выполнить, прежде чем распространять документ в группе. Как видно из названия, это действие помечает документ как весь набор для распространения..

Поскольку это вносит существенные изменения в документ, вам будет предложено пометить документ как окончательный..

Как только документ помечен как окончательный, документ не может быть отредактирован и будет очищен от любых корректур, комментариев и т. Д..

Завершенные документы получают новую иконку в строке состояния, которая больше похожа на штамп на бумаге.

Подготовка документа для распространения может помочь вам избежать определенных очевидных ошибок, которые вы допускаете при распространении документа среди большой группы людей. Вам не нужно следовать всем шагам; скорее вы можете выбрать, какой вы хотите / предпочитаете. Word 2007 достаточно гибок, чтобы делать то, о чем вы просите при подготовке документа к распространению..

Я надеюсь, что вы найдете это полезным, и я надеюсь, что вы используете возможность Word 2007 правильно завершить документ перед распространением. Если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии, пожалуйста, дайте мне знать в комментариях.