Что такое BCC и почему вы ужасный человек, если не используете его
Немного удобств в современном цифровом рабочем процессе настолько широко доступны, но так широко игнорируются (или прямо злоупотребляются), как функция BCC электронной почты. Если вы виновны в неправильном использовании или пренебрежении его силой (и есть большая вероятность того, что вы есть), пришло время покаяться и в процессе сократить спам и защитить конфиденциальность своих друзей и семьи.
Что такое BCC и откуда он взялся?
В каждом почтовом клиенте есть три адресных слота: TO, CC и BCC, которые обозначают «[доставить]», «копию» и «слепую копию» соответственно. Эти обозначения являются пережитком мира, который предшествовал электронной почте: физические письма и записки.
Например, в служебных записках середины столетия будет слот TO для основного получателя, слот CC для лиц, которым необходимо участвовать в сообщении, но не являющихся основными получателями, и третий слот, BCC, для лица, которые также должны были участвовать в общении, но по какой-либо причине их личность будет скрыта из записок, разосланных получателям в адресных слотах TO и CC.
После появления электронной почты были скопированы те же условные обозначения, которые использовались в бумажной почте и записках, как для ознакомления, так и потому, что они оставались полезными, даже если сообщение больше не копировалось и не доставлялось физически..
Если эти соглашения существовали в течение десятилетий до появления электронной почты и продолжали существовать в течение полувека или около того, где тогда возникают проблемы? Существует две формы неправильного использования BCC: пассивно-агрессивное слепое копирование (вредоносная форма проблемы) и пренебрежение использованием слепого копирования для защиты конфиденциальности (проблема, возникающая из-за невежества). Давайте посмотрим, как и почему избегать каждого.
Скажи нет пассивно-агрессивному слепому копированию
Худшее использование слепой копии - пассивно агрессивно заманивать коллегу в ловушку. Такого рода злоупотребления BCC возникают, когда сотрудники прибегают к использованию функции BCC в качестве способа косвенного подтасовки своих коллег, сосания у начальника или иного участия в неэффективных шутках на рабочем месте..
Изображение предоставлено EC Comics.
Например, сотрудник может указать своего начальника в качестве адресата BCC в электронном письме, которое он отправляет другому сотруднику, чтобы его начальник увидел, что он общается с другим сотрудником или что другой сотрудник не выполняет какое-либо обязательство или крайний срок. Этот тип тайно-белкового общения, как правило, осуждается на рабочем месте, и мы не собираемся одобрять какое-либо поведение, которое порождает мелкую и пассивную агрессивную рабочую среду.
Наш единственный совет по этому вопросу: прекрати.
Если только ваш отдел кадров или ваш начальник эксплицитно приходит к вам и инструктирует вас BCC ваши сообщения, вы должны избегать практики.
Если люди за пределами основного общения должны быть в курсе, даже более высокие взлеты, лучше всего включать их в качестве адресатов CC и уведомлять адресатов TO о том, кто был включен и по какой причине.
Это не только создает более зрелый диалог на рабочем месте, но также помогает вам избежать особенно неловкого события: если ваш начальник или другой получатель BCC использует функцию «ответить всем», они эффективно разоблачают себя и показывают, что они были привязаны к контенту. предыдущего письма. Попробуйте объяснить это одному сотруднику, против которого вы сговорились, у кулера с водой.
К счастью, число людей, злонамеренно использующих функцию BCC, невелико, что приводит нас к тем, кто составляет основную часть злоупотреблений: невольным.
Друзья не копируют друзей
Если большинство людей не используют злонамеренно функцию BCC как часть кампании психологической войны против своих коллег, то где это оставляет нас? Это оставляет нас с миллионы людей, которые невольно пренебрегают даже использовать функцию BCC в первую очередь.
Изображение предоставлено Публичной библиотекой Денвера, Западной исторической коллекцией.
Почему функция BCC так важна? Это позволяет вам отправлять электронную почту кому-то, чтобы этот человек не видел всех, кто получил это письмо, что эффективно защищает его личную информацию. Вот пример пересылки по электронной почте, взятый из наших собственных почтовых архивов:
Каждое синее пятно на изображении, отфильтрованном по конфиденциальности, является адресом электронной почты Мало того, что в списке переадресованных получателей мы включили более 40 адресов электронной почты, в переадресованном электронном письме (как показано выше) есть два набора оставшихся переадресованных блоков, которые включают 13 и 8 адресов электронной почты соответственно. Это означает, что в полном теле письма содержится более 60 адресов электронной почты..
Теперь вы можете спросить себя: «И что? Какое это имеет значение? »Это имеет значение по нескольким причинам. Прежде всего, существует простая проблема конфиденциальности и уважительного отношения к конфиденциальности людей из вашего списка контактов (будь то друзья, семья или деловые партнеры). Само собой разумеется, что люди, которые отправляют пересылки и рассылают электронные письма десяткам своих друзей и партнеров, не тратят время, чтобы лично связаться с каждым из этих десятков получателей и спросить, хотели бы они, чтобы их контактная информация была предоставлена всем остальным на список адресатов. Совершенно неуважительно делиться контактной информацией без разрешения данного лица..
Это становится еще более неуважительным и неприятным, чем разнообразнее толпа людей, которым вы пишете. Если вы по электронной почте десять человек в небольшой общественной организации, которые уже знают друг друга, то вопрос может быть спорным. Если вы являетесь учителем и отправляете десяткам (если не сотням) учеников по электронной почте дополнительные материалы, вы внезапно делитесь личной контактной информацией многих людей со многими другими людьми, с которыми они могут не захотеть делиться..
Хуже того, если кто-нибудь случайно нажмет «Ответить всем» на любое из писем, отправленных вами с полностью загруженными слотами TO и CC, каждый человек в исходном списке получателей получает ответ. В лучшем случае это относительно безвредно, но, безусловно, тратит время всех остальных, когда они открывают электронную почту, чтобы посмотреть, что нового в обсуждении. В худшем случае, как это часто случалось в корпорациях по всему миру, электронная почта может обрести собственную жизнь, поскольку сотни сотрудников отвечают, спорят и иным образом взаимодействуют с электронной почтой. Такой ответ - все цепные реакции могут охватывать тысячи электронных писем и даже порождать пламенные войны (в конце 20-го века в Tandem Computers была одна такая пламенная война, которая продолжалась в течение лет).
Во-вторых, и из-за большей практической озабоченности для тех из вас, кому небезразличен хороший этикет электронной почты и защита конфиденциальности ваших друзей, такие массовые электронные рассылки непреднамеренно создают аккуратные списки адресов электронной почты для сбора вредоносных программ и спамеров. Если ваш адрес электронной почты заканчивается огромной пересылкой по всему миру, вы можете быть уверены, что где-то в конце строки вы попадете в список спама. Хуже того, если один из пользователей, который в конечном итоге получит переадресованную электронную почту, находящуюся в недрах своей папки «Входящие», окажется под угрозой вредоносного ПО, которое копируется через списки контактов и адреса электронной почты, найденные в папке «Входящие», вы, скорее всего, получите вредоносную электронную почту. найти свой путь к вам.
Использование BCC с умом
Если вы находитесь в последнем лагере, те, кто игнорирует функцию BCC, вы, вероятно, спрашиваете себя, что вы можете сделать, чтобы избежать ошибок конфиденциальности и безопасности, которые мы описали выше. Не волнуйтесь, как только вы поймете, как ужасно игнорировать функцию BCC, становится очевидным, что вам нужно сделать, чтобы избавиться от прежнего плохого поведения электронной почты.
Во-первых, и, прежде всего, вы начинаете с вопроса: «Мне действительно нужно отправлять это письмо всем в моем списке контактов? Тридцать из них? Любой из них? »Ответ на эти вопросы для большинства электронных писем: Нет. Нет, вам не нужно выдавать личную электронную почту или пересылать всем в вашем списке контактов.
Во-вторых, когда ты делать найдите себе законную причину, чтобы отправить электронное письмо большому количеству людей за один раз. Как, например, вы переходите на нового провайдера электронной почты или хотите отправить свой новый почтовый адрес сотне своих друзей и родственников, единственное, что нужно сделать, это поместить их адреса в слот BCC. Это гарантирует, что все зло массовой рассылки электронной почты TO / CC исключено: адреса электронной почты всех получателей остаются конфиденциальными, нет шансов спам-бота или вредоносного ПО на компьютере одного получателя получить информацию от другого получателя и если кому-то из них нужно ответить вам, чтобы задать вопрос или что-то подобное, они не будут выдавать свой вопрос или комментировать другим людям.
BCC повышает конфиденциальность, повышает безопасность и сокращает количество входящих сообщений, которые приходится проходить вашим друзьям и коллегам. Нет абсолютно никакой причины избегать его использования, когда это так просто, как помещение адресов в другой адресный слот..
