Как разделить имена и фамилии в Excel

Если вы часто используете Excel, вы, вероятно, сталкивались с ситуацией, когда у вас есть имя в одной ячейке, и вам нужно разделить имя на разные ячейки. Это очень распространенная проблема в Excel, и вы, вероятно, можете выполнить поиск в Google и загрузить 100 различных макросов, написанных разными людьми, чтобы сделать это за вас..

Однако в этом посте я покажу вам, как настроить формулу, чтобы вы могли сделать это самостоятельно и действительно понять, что происходит. Если вы часто используете Excel, возможно, стоит изучить некоторые из более сложных функций, чтобы вы могли делать более интересные вещи со своими данными..

Если вам не нравятся формулы и требуется более быстрое решение, прокрутите вниз до Текст в столбцы раздел, который учит вас, как использовать функцию Excel, чтобы сделать то же самое. Кроме того, лучше использовать функцию преобразования текста в столбцы, если в ячейке более двух элементов, которые необходимо разделить. Например, если в одном столбце объединено 6 полей, использование приведенных ниже формул станет очень запутанным и сложным..

Отдельные имена в Excel

Для начала посмотрим, как имена обычно хранятся в электронной таблице Excel. Наиболее распространенные два способа, которые я видел, это имя Фамилия только с пробелом и Фамилия, имя с запятой, разделяющей два. Всякий раз, когда я видел средний инициал, это обычно имя midinitial Фамилия как ниже:

Используя несколько простых формул и комбинируя несколько из них вместе, вы можете легко разделить имя, фамилию и отчество на отдельные ячейки в Excel. Давайте начнем с извлечения первой части имени. В моем случае мы будем использовать две функции: left и search. Логически вот что нам нужно сделать:

Найдите текст в ячейке для пробела или запятой, найдите позицию и затем удалите все буквы слева от этой позиции..

Вот простая формула, которая выполняет работу правильно: = ВЛЕВО (NN, ПОИСК (”“, NN) - 1), где NN - это ячейка, в которой хранится имя. -1 используется для удаления лишнего пробела или запятой в конце строки.

Как видите, мы начинаем с левой функции, которая принимает два аргумента: строку и количество символов, которые вы хотите получить, начиная с начала строки. В первом случае мы ищем пробел, используя двойные кавычки и помещая пробел между ними. Во втором случае мы ищем запятую вместо пробела. Итак, каков результат для 3 сценариев, которые я упомянул?

Мы получили имя из строки 3, фамилию из строки 5 и имя из строки 7. Отлично! Таким образом, в зависимости от того, как хранятся ваши данные, вы извлекли либо имя, либо фамилию. Теперь для следующей части. Вот что нам нужно сделать логически сейчас:

- Найдите в тексте ячейки пробел или запятую, найдите позицию и затем вычтите ее из общей длины строки. Вот как будет выглядеть формула:

= ПРАВЫЙ (NN, LEN (NN) - ПОИСК (”“, NN))

Так что теперь мы используем правильную функцию. Это также принимает два аргумента: строку и количество символов, которые вы хотите получить, начиная с конца строки, идущей влево. Поэтому мы хотим, чтобы длина строки минус позиция пробела или запятой. Это даст нам все справа от первого пробела или запятой.

Отлично, теперь у нас есть вторая часть имени! В первых двух случаях вы почти закончили, но если в имени есть средний инициал, вы можете увидеть, что результат все еще включает в себя фамилию со средним инициалом. Так как же нам просто получить фамилию и избавиться от средней буквы? Легко! Просто снова запустите ту же формулу, которую мы использовали, чтобы получить второй раздел имени.

Таким образом, мы просто делаем еще одно правильное решение и на этот раз применяем формулу к комбинированной ячейке среднего имени и фамилии. Он найдет пробел после средней буквы, а затем возьмет длину минус позицию пробела количество символов от конца строки.

Так что у вас есть это! Теперь вы разбили имя и фамилию на отдельные столбцы, используя несколько простых формул в Excel! Очевидно, что не каждый форматирует свой текст таким образом, но вы можете легко отредактировать его в соответствии со своими потребностями..

Текст в столбцы

Существует также еще один простой способ разделения комбинированного текста в отдельных столбцах в Excel. Это признак называется Текст в столбцы и это работает очень хорошо. Это также намного эффективнее, если у вас есть столбец, содержащий более двух частей данных..

Например, ниже у меня есть некоторые данные, где в одной строке содержится 4 элемента данных, а в другой - 5 элементов данных. Я хотел бы разделить это на 4 столбца и 5 столбцов соответственно. Как видите, пытаться использовать приведенные выше формулы нецелесообразно.

В Excel сначала выберите столбец, который вы хотите разделить. Затем, вперед и нажмите на Данные вкладку, а затем нажмите на Текст в столбцы.

Откроется мастер «Текст в столбцы». На шаге 1 вы выбираете, будет ли поле разделено или имеет фиксированную ширину. В нашем случае мы выберем разграниченный.

На следующем экране вы выберете разделитель. Вы можете выбрать из табуляции, точки с запятой, запятой, пробела или введите пользовательский в.

Наконец, вы выбираете формат данных для столбца. Обычно, генеральный будет отлично работать для большинства типов данных. Если у вас есть что-то конкретное, например, даты, выберите этот формат.

Нажмите Конец и посмотрите, как ваши данные волшебным образом разделены на столбцы. Как видите, один ряд превратился в пять столбцов, а другой - в четыре столбца. Функция Text to Columns очень мощная и может сделать вашу жизнь намного проще.

Если у вас возникли проблемы с разделением имен не в том формате, который указан выше, оставьте комментарий с вашими данными, и я постараюсь помочь. наслаждаться!