Как использовать сравнение и объединение документов в Word
Word имеет две действительно полезные функции, которые почти никто не использует: Сравнить документы а также Объединить документы. Как видно из их названий, функции позволяют сравнивать два документа Word друг с другом или объединять два вместе..
Так когда же вам понадобится это использовать? Ну, если вы похожи на меня, у вас, вероятно, есть 20 разных версий вашего резюме, сохраненных в разных местах за эти годы. Иногда я немного изменяю резюме для конкретной компании, чтобы подчеркнуть определенный навык, или иногда я добавляю материал и просто сохраняю новую копию.
В любом случае, было бы неплохо быстро увидеть разницу между моим последним резюме и старым, чтобы узнать, есть ли что-то, что я должен добавить к последнему или, возможно, удалить. В этой статье я покажу вам, как вы можете использовать эти две функции, чтобы быстро найти различия между двумя документами и объединить их, если хотите.
Сравнить и объединить документы
В моем примере я хотел посмотреть, в чем разница между моим старым резюме, написанным в 2007 году, и последним, обновленным в 2013 году. Чтобы сделать это, откройте Word, нажмите на Обзор вкладку, а затем нажмите на сравнить.
Это поднимет Сравнить документы диалоговое окно, в котором нужно выбрать исходный документ и исправленный документ.
Внизу вы увидите целый ряд настроек сравнения, которые вы можете просто оставить все отмеченными. По умолчанию он также покажет все изменения в новом документе, что лучше, чем возиться с вашими оригинальными или пересмотренными документами..
Откроется новый документ с несколькими различными разделами: прокручиваемый список изменений в крайнем левом углу, объединенный документ, показывающий все изменения в середине, и два оригинальных документа в правой части. Давайте внимательнее посмотрим на каждый раздел.
Как вы можете видеть здесь, я удалил несколько вещей и вставил пару других строк текста. Если дважды щелкнуть любой из заголовков (Aseem Kishore Inserted или же Асем Кишоре Удалено), он переместит курсор в эту точную позицию в документе.
В центре вы увидите эти изменения в разных цветах. По умолчанию все, что было зачеркнуто, - это то, что было удалено, а все, что выделено красным и подчеркнуто, - это то, что было добавлено в пересмотренный документ. Все в зеленом было перемещено. Место, откуда он был перемещен, будет дважды пронизано зеленым, а место, куда оно было перемещено, будет дважды подчеркнуто зеленым, как показано здесь:
Наконец, справа вы увидите исходный документ вверху и исправленный документ внизу. Когда вы прокручиваете верхний документ, нижний следует вдоль, чтобы они были синхронизированы. Вы можете прокрутить нижний независимо от главного экрана, хотя.
В дополнение к этому представлению вы также можете удалить исходные документы из правой панели и вместо этого показать всплывающие подсказки, чтобы легко увидеть изменения. Чтобы понять, что я имею в виду, нажмите на сравнить кнопку снова, затем на Показать исходные документы и, наконец, нажмите на Скрыть исходные документы.
Теперь нажмите на Показать разметку кнопка под отслеживание и нажмите на Надувные шарики а потом Показать ревизии в воздушных шарах.
В правой части документа вы увидите все ревизии со строками, исходящими из документа. Это может облегчить просмотр всех изменений, если у вас их много.
Обратите внимание, что если вы просто хотите увидеть различия между документами, вам больше ничего не нужно делать. Если вы хотите создать окончательный документ из этих двух документов, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на любое изменение и выбрать принимать или же отклонять.
Как только вы закончите, вы можете сохранить новый документ со всеми внесенными вами изменениями.. Объединить документы почти так же, как сравнить. Если вы выберете «Объединить», вы получите тот же диалог, в котором вам нужно будет выбрать исходный и пересмотренный документ..
Как только вы это сделаете, вы получите тот же макет, что и раньше, где вы видите комбинированные изменения в середине. Снова зачеркнутый текст удален, красный подчеркнутый текст добавлен, а зеленый текст перемещен. Просто щелкните правой кнопкой мыши каждое изменение и выберите, принять или отклонить каждое изменение. Когда вы закончите, сохраните новый объединенный документ.
В целом, это действительно полезно в тех случаях, когда у вас есть несколько версий одного и того же документа или когда несколько человек редактируют один документ Word, и в итоге вы получаете несколько документов для объединения в один. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь комментировать. наслаждаться!
