Как использовать функции автоматического восстановления Excel и автоматического восстановления

Это всегда ужасная трагедия, когда кто-то теряет что-то важное, над чем он работал, потому что он не сохранил свой документ должным образом. Это происходит чаще, чем вы думаете пользователям Excel и Word!

К счастью, Microsoft добавила много функций в последние пару версий, которые помогают уменьшить шансы на потерю данных из-за сбоев, перебоев в подаче электроэнергии, случайных удалений и т. Д. Одна функция называется AutoRecover, а вторая, менее известная, - называется AutoBackup.

В этой статье я расскажу о том, как настроить оба варианта, чтобы ваши данные были максимально безопасными. Я также хотел бы отметить, что последние версии Office позволяют сохранять документы непосредственно в OneDrive, что является хорошим вариантом, так как вы по-прежнему сможете получить доступ к своей работе, даже если ваш жесткий диск выйдет из строя.

Excel AutoRecover

Функция автоматического восстановления включена по умолчанию и в основном сохраняет документ автоматически во временное местоположение через заданный интервал времени. Чтобы просмотреть параметры автоматического восстановления, нажмите файл а потом Опции.

Нажмите на Сохранить в левом меню, и вы увидите параметр автоматического восстановления под Сохранить рабочие книги.

По умолчанию информация автоматического восстановления сохраняется каждые 10 минут. В дополнение к интервалу, Excel должен простаивать в течение 30 секунд, прежде чем данные будут сохранены. Кроме того, автоматически сохраненная информация сохраняется в Авто восстановить местоположение файла перечислены здесь. Итак, как это работает? В основном, скажем, у вас есть лист, подобный приведенному ниже, и вы сохранили его.

Теперь предположим, что я добавляю следующие данные в электронную таблицу Excel и жду около 10 минут, не сохраняя свой документ. Поскольку интервал автоматического восстановления установлен на 10 минут, вам нужно подождать как минимум столько времени, чтобы данные были сохранены.

В моем случае я смоделировал аварийное завершение Excel, открыв диспетчер задач и завершив процесс Excel. После этого я снова открыл Excel и сразу увидел опцию под названием Показать восстановленные файлы.

Если вы нажмете на это, появится список файлов Excel, которые можно восстановить. В моем случае это был оригинальный файл, в котором были данные только A1 и A2, а также файл AutoRecovered, включающий данные, которые я не сохранил на диск..

Нажатие на любой из элементов в списке откроет другой экземпляр Excel, показывающий данные в этом конкретном файле. В целом, это действительно полезная функция для тех случаев, когда вы не сохранили всю свою работу, но Excel неожиданно заканчивается.

Основным недостатком этой функции является то, что данные автоматического восстановления хранятся на том же жестком диске, что и ваш файл, поэтому, если с вашим жестким диском что-то случится, все исчезнет. Вы можете изменить местоположение в настройках выше на отдельный жесткий диск или даже на сетевое расположение, которое я настоятельно рекомендую.

Обратите внимание, что информация для автоматического восстановления также автоматически удаляется Excel при следующих обстоятельствах:

1. Вы сохраняете файл вручную или используя файл - Сохранить как.
2. Вы закрываете файл или выходите из Excel (сохраняете ли вы файл или нет)
3. Вы полностью отключаете функцию автоматического восстановления или просто для книги

Таким образом, в основном, когда вы сохраняете файл, он избавляется от данных автоматического восстановления. Кроме того, если вы вручную выйдете из Excel и решите не сохранять данные, он автоматически удалит данные. Просто имейте это в виду при использовании этой функции. Если вы интенсивный пользователь Excel, я бы предложил установить интервал автоматического восстановления примерно на 2 или 3 минуты вместо 10.

Автоматическое резервное копирование

Еще одна особенность, о которой мало кто знает, - это AutoBackup. Чтобы использовать его, вы должны сначала пойти и сохранить файл, чтобы добраться до Сохранить диалоговое окно. Если у вас уже есть сохраненный документ Excel, перейдите к файл а потом Сохранить как и выберите место. Когда вы сделаете это, это вызовет Сохранить как диалог.

В диалоговом окне нажмите на инструменты кнопка, которая находится слева от Сохранить кнопка. Вы увидите несколько вариантов, один из которых Общие настройки. Когда вы нажмете на это, появится небольшое окно с некоторыми опциями.

Идите и проверьте Всегда создавать резервную копию коробка. Нажмите OK, и теперь при сохранении файла будет также создан файл резервной копии Excel с расширением .XLK. Обратите внимание, что при первом запуске файлы будут точно такими же. Если вы внесете изменения в исходный файл, а затем сохраните его снова, файл резервной копии останется прежним (исходные данные). Однако при третьем сохранении файл резервной копии будет обновлен информацией вплоть до второго сохранения..

По сути, файл резервной копии всегда на одну версию позади текущей версии. Поэтому, если вы внесли кучу изменений, сохранили файл и затем захотели вернуться к версии, в которой не было этих изменений, вы можете просто открыть файл резервной копии..

Файл сохраняется в том же месте, что и исходный файл, и, похоже, нет способа изменить это. Эта функция не добавляет безопасности вашему документу, но в определенных обстоятельствах хороша.

Надеемся, что включение этих функций резервного копирования и восстановления в Excel избавит вас от потери важных данных. Это всегда хороший вариант - использовать облачное хранилище (например, OneDrive) в качестве дополнительной системы безопасности на случай катастрофического сбоя компьютера. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь комментировать. наслаждаться!