Учебник по основам Microsoft Excel - обучение работе с Excel

Если у вас установлен Microsoft Office, но вы никогда не касались Excel раньше, потому что вы либо не знали, как его использовать, либо не знали, что он может для вас сделать, тогда вы ДОЛЖНЫ прочитать этот пост, изучив его. как использовать Excel!

Microsoft Excel - это мощное приложение для работы с электронными таблицами, которое можно использовать для чего угодно - от простой базы данных до полноценного приложения Windows, полного форм Windows, макросов и надстроек. Вы можете использовать Excel для расчета оплаты автокредита, графических данных, управления записями клиентов, ведения адресной книги и т. Д..

В настоящее время Excel используется большинством крупных финансовых учреждений для ежедневного анализа финансовых данных. Он имеет огромный спектр финансовых функций, формул и надстроек, что позволяет использовать Excel для простого и быстрого хранения и анализа данных..

В этом руководстве мы рассмотрим основы Excel: создание рабочих книг, использование рабочих таблиц, ввод данных, использование формул и т. Д., Чтобы вы могли освоиться с программным обеспечением и начать учиться самостоятельно, поиграв с ним..

Первые шаги в Excel

Для начала давайте откроем Excel и посмотрим на интерфейс программы. Откройте Excel, и новая рабочая книга будет создана автоматически. Рабочая книга - это объект верхнего уровня в Excel. Он содержит рабочие листы, которые содержат все фактические данные, с которыми вы будете работать. Книга начинается с трех листов, но вы можете добавлять или удалять листы в любое время, если в данной книге есть хотя бы один лист.

Теперь, в зависимости от используемой версии Excel, следующий экран может выглядеть совершенно иначе. Microsoft резко изменила интерфейс с Office 2003 на 2007 и до 2010 и, наконец, в 2013 году. К сожалению, мне нужно выбрать версию для написания этого учебника, и в настоящее время я выбираю Excel 2010, потому что он подходит между 2007 и 2013 и всеми тремя версии используют новый интерфейс ленты. Office 2013 только делает внешний вид более чистым, но общий дизайн остается прежним.

Вверху у вас есть лента Excel с несколькими вкладками, а также куча маленьких значков вверху панели быстрого доступа. Эти маленькие значки позволяют вам выполнять очень распространенные функции Excel, такие как добавление или удаление строк на листе, закрепление панелей и т. Д..

Если вы хотите настроить интерфейс ленты, то есть добавить кнопку или параметр, который вы пропустили в более старой версии Excel, вы можете сделать это, нажав на кнопку файл а затем нажмите на Опции.

Теперь нажмите на Настроить ленту в левом нижнем углу, и вы сможете добавить или удалить любой возможный вариант, который вы можете захотеть. По умолчанию он показывает вам популярные команды, но вы можете нажать на выпадающий список, чтобы увидеть все возможные варианты для разных вкладок. Кроме того, один вариант, который мне действительно нравится, это выбор Команды не на ленте из выпадающего списка. Таким образом, вы можете легко увидеть, какие команды уже не находятся на ленте, а затем добавить любые, которые вам нужны.

В нижней части экрана вы увидите три листа с именами Sheet1, Sheet2 и Sheet3. Это номер по умолчанию, с которого начинается каждая книга Excel.

В старых версиях Excel панель задач располагалась в правой части экрана, однако теперь она удалена, а все функции перенесены на вкладку «Файл». Здесь вы можете выполнить много общих задач, таких как открытие рабочей книги, создание новой, печать и многое другое..

Начало работы с Excel

Лучший способ научиться чему-либо - на самом деле сделать что-то полезное, и Excel - лучший пример этого! Допустим, вы учитель в старшей школе или колледже и хотите отслеживать оценки своих учеников, подсчитывать их средние оценки и указывать им наименьшую оценку, которую им нужно будет получить на выпускном экзамене, чтобы пройти класс..

Похоже, простая проблема, и это (как только вы получите формулу в своей голове)! Excel может сделать это для вас очень быстро, поэтому давайте посмотрим, как.

Прежде всего, давайте введем некоторые данные в ячейки в Excel. В Excel столбцы помечаются, начиная с A и заканчивая Z и далее. Ячейка - это просто определенный номер строки и столбца, т. Е. A1 - самая первая ячейка на листе Excel..

Давай набирать Ученики в колодец A1 а затем введите через Е так как имена учеников продолжаются вниз по столбцу А, как показано ниже:

Теперь давайте введем Тест 1, Тест 2, а также Тест 3 в ячейки B1, C1 и D1 соответственно. Теперь у нас есть сетка 5 × 4, поэтому давайте заполним несколько поддельных тестовых оценок, как показано ниже:

Теперь давайте изучим некоторые основы форматирования ячеек в Excel. В настоящее время наша таблица выглядит не очень хорошо, так как текст и цифры выровнены по-разному, а заголовки визуально не отделены от данных. Во-первых, давайте центрируем все данные так, чтобы все выглядело лучше. Нажмите на ячейку A1 и перетащите мышку в ячейку D6 выделить весь набор данных:

Затем нажмите на вкладку «Главная» и нажмите на Центр Оправдания кнопка. Сетка теперь хорошо центрирована со всеми данными непосредственно под заголовками.

Теперь давайте посмотрим, как мы можем отформатировать ячейки Excel. Давайте изменим цвет первой строки на другой, чтобы мы могли четко отделить заголовок от данных. Нажмите на ячейку A1 и перетащите мышь, удерживая кнопку в ячейке D1. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек.

Теперь у вас есть два варианта на данный момент. На изображении выше вы увидите обычное меню, вызываемое правой кнопкой мыши, которое начинается с «Вырезать», «Копировать» и т. Д., Но вы также заметите нечто вроде плавающей панели инструментов прямо над меню. Это плавающее меню является своего рода популярной панелью инструментов опций, которая позволяет быстро изменить шрифт, изменить размер текста, отформатировать ячейку как деньги или проценты, позволяет изменить фон или цвет шрифта и добавить границы в ячейку. Это удобно, потому что вам не нужно отдельно открывать диалоговое окно Format Cells и делать это там.

Если вам нужно выполнить более сложное форматирование, недоступное на быстрой панели инструментов, тогда откройте диалоговое окно. В этом уроке я покажу вам метод диалога, чтобы мы могли его увидеть. В диалоговом окне «Формат ячеек» нажмите Узоры и выберите цвет из палитры. Я выбрал желтый, чтобы выделить его.

Нажмите OK, и вы увидите, что цвет был выбран для выбранных ячеек..

Давайте также добавим некоторые границы между ячейками, чтобы, если мы решим распечатать лист Excel, между ними будут черные линии. Если вы не добавляете границы, линии, которые вы видите в Excel по умолчанию, не распечатываются на бумаге. Выберите всю сетку и перейдите к Формат ячеек снова. На этот раз перейдите к бордюр Вкладка. Нажми на за пределами а также внутри кнопки, и вы должны увидеть небольшой дисплей прямо под кнопками меняются соответственно с границами.

Нажмите кнопку ОК, и у вас должны появиться черные линии между всеми ячейками. Итак, теперь мы отформатировали нашу сетку, чтобы она выглядела намного лучше! Вы можете сделать этот тип форматирования для ваших данных также, как вы считаете нужным.

Использование формул и функций в Excel

Теперь давайте перейдем к самой интересной части: используя функции и формулы Excel, чтобы действительно что-то сделать! Поэтому мы хотим сначала подсчитать среднюю оценку для наших 5 учеников после их первых трех экзаменов. В Excel есть функция усреднения, которую мы можем использовать для автоматического вычисления этого значения, но мы собираемся сделать это немного по-другому, чтобы продемонстрировать формулы и функции.

Добавьте заголовок с именем сумма в столбце F а также в среднем в столбце г и отформатировать их так же, как мы делали другие ячейки заголовка.

Теперь сначала мы будем использовать функцию суммы в Excel, чтобы вычислить сумму трех оценок для каждого учащегося. Нажмите в ячейке F2 и введите «= Сумма (Без кавычек. Знак = говорит Excel, что мы планируем поместить формулу определенного типа в эту ячейку. Когда вы вводите первую скобку, Excel отображает небольшую метку, показывающую, какие типы переменных принимает эта функция.

Слово SUM - это встроенная функция в Excel, которая вычисляет сумму указанного диапазона ячеек. На этом этапе после первой круглой скобки вы можете выбрать диапазон ячеек, которые вы хотите суммировать! Не нужно набирать ячейки одну за другой! Идите дальше и выберите ячейки от B2 до D2, и вы увидите, что формула автоматически обновляется и отображается синим цветом..

После выбора диапазона введите закрывающую скобку (Shift + 0) и нажмите Войти. И теперь у вас есть сумма чисел! Не слишком сложно, верно !? Тем не менее, вы можете сказать, что это будет королевской болью делать это для набора из 100 или 500 студентов! Ну, есть простой способ автоматически скопировать формулу для других студентов.

Нажмите на ячейку F2 а затем медленно наведите курсор мыши на нижний правый край ячейки. Вы заметите, что курсор меняется с жирного белого креста на тощий черный крест, а в правом нижнем углу ячейки находится маленький черный прямоугольник.

Нажмите и удерживайте кнопку мыши, когда она изменится, а затем перетащите ее в строку последнего ученика. И с этим, Excel использует ту же формулу, но обновляет ячейки текущей строки, так что сумма рассчитывается для каждой строки, используя данные этой строки.

Далее нажмите в ячейке G2 и введите знаки =, чтобы обозначить, что мы начинаем формулу. Поскольку мы хотим разделить сумму на 3, чтобы получить среднее значение, введите знак = и затем выберите ячейку суммы F2. Продолжите с формулой, набрав «/ 3», что означает деление на 3.

Нажмите Enter, и теперь вы ввели свой собственный средний форум! Вы можете использовать круглые скобки и выполнять все математические функции таким же образом. Теперь сделайте то же самое, что мы сделали со средним столбцом, и щелкните маленький черный прямоугольник в правом нижнем углу ячейки. G2 и перетащите его вниз. Excel рассчитает среднее значение для остальных ячеек, используя вашу формулу.

И, наконец, давайте добавим еще одну формулу, чтобы вычислить, что каждый студент должен получить в финале, чтобы получить А в классе! Мы должны знать три части информации: их текущую оценку, проходную оценку за класс и какой процент оценивает итоговая оценка от общей оценки. У нас уже есть их текущая оценка, которую мы рассчитали, и мы можем предположить, что 70 - это проходная оценка, а итоговая оценка составляет 25% от общей оценки. Вот формула, которую я получил с этого сайта.

Итоговая оценка = стоимость экзамена х балл за экзамен + (1 - стоимость экзамена) х текущий балл

Итоговая оценка будет 70, так как это проходной балл, который мы предполагаем, стоимость экзамена составляет 0,25, и мы должны решить для оценки экзамена. Таким образом, уравнение станет:

Оценка за экзамен = (Итоговая оценка - (1 - Стоимость экзамена) x Текущая оценка) / Стоимость экзамена

Итак, давайте создадим новый заголовок в столбце I и в ячейке I2, введя команду «= (70- (1-.25) *", А затем выберите ячейку G2 и затем продолжите с") /. 25”И затем нажмите Enter. Теперь вы должны увидеть требуемую оценку, а также формулу в строке формул над именами столбцов. Как вы можете видеть ниже, ученику А нужно набрать как минимум 49, чтобы убедиться, что он набрал 70 проходных баллов за свою итоговую оценку..

Снова возьмите нижний черный ящик ячейки и перетащите его вниз в нижнюю часть набора данных. И альт! Теперь вы использовали функции Excel, создали свои собственные формулы в Excel и отформатировали ячейки, чтобы сделать их визуально привлекательными.

Надеюсь, это помогло! Я постараюсь написать больше, как это для более продвинутых функций Excel и других продуктов Office. Пожалуйста, оставьте свои комментарии к этому учебнику Excel! наслаждаться!