Поиск электронной почты Outlook по отправителю, дате, ключевому слову, размеру и другим параметрам

Поиск по электронной почте Outlook может оказаться сложной задачей, если вы такой же, как я, с несколькими файлами PST и десятками тысяч писем, охватывающих десятилетия. Большинство корпоративных сред используют Outlook для электронной почты, и многие люди в конечном итоге хранят деловую и личную почту в Outlook.

В старых версиях Outlook для быстрого поиска по электронной почте вам понадобились сторонние надстройки, такие как Xobni. К счастью, начиная с Office 2010, Microsoft создала удобную функцию поиска, которая на самом деле работает и позволяет быстро находить электронные письма, используя широкий спектр фильтров. Вы можете искать текст, адреса, вложения, отправителей и т. Д., А также фильтровать по дате, размеру, теме, важности и т. Д..

В этой статье я покажу вам, как убедиться, что все ваши электронные письма проиндексированы Windows, а затем, как выполнять различные типы поиска в зависимости от того, что вы ищете.

Обратите внимание, что в этой статье предполагается, что вы работаете в Office 2010, 2013 или 2016, так как эти версии лучше всего подходят для поиска..

Включить индексирование

Прежде чем вы сможете выполнить молниеносный поиск в Outlook, вы должны убедиться, что все ваши электронные письма были проиндексированы. Чтобы проверить это, перейдите вперед и нажмите на поле поиска, которое вы видите в верхней части почтового ящика электронной почты..

Когда вы нажмете в окне поиска, вы увидите Инструменты поиска Вкладка появляется на ленте. В крайнем правом углу нажмите на Инструменты поиска а затем нажмите на параметры поиска.

Под источники, нажми на Параметры индексации кнопка.

Это приведет вас к Windows Параметры индексации экран, где вы можете выбрать различные места, которые вы хотите проиндексировать. Если ты не видишь Microsoft Outlook в списке, вам нужно нажать на изменять кнопка.

Давай, проверь Microsoft Outlook и затем нажмите ОК.

Windows сразу начнет индексировать электронные письма, и вы можете проверить, когда это будет сделано, нажав на Индекс статуса под инструментами поиска, как показано выше.

Вы увидите сообщение, указывающее, сколько элементов осталось проиндексировать и после их завершения, будет сказано, что Outlook завершил индексирование всех ваших элементов. Теперь давайте научимся искать в Outlook.

Выполнение поиска в Outlook

Чтобы начать поиск в Outlook, нажмите на входящие или нажмите на определенную папку. Если вы нажмете на Входящие, вы заметите, что окно будет иметь Поиск текущего почтового ящика в списке. Вы можете нажать на маленький выпадающий список справа и выбрать один из следующих вариантов: Текущая папка, Subfolders, а также Все элементы Outlook.

Когда вы нажимаете на Входящие, Текущий почтовый ящик автоматически выбирается. Это будет искать всю почту во всем почтовом ящике, включая все в папке «Входящие», «Отправленные», «Удаленные», «Исходящие» и т. Д. Если вы щелкнете по определенной папке, окно поиска по умолчанию будет Текущая папка, который будет искать почту только в этой конкретной папке, не включая подпапки.

Если у вас есть папка с подпапками, обязательно выберите Subfolders из выпадающего списка, чтобы искать только подпапки.

Теперь, когда мы это понимаем, давайте узнаем, как выполнять различные типы поиска в Outlook. Есть два способа сделать это: использовать ленту поиска или использовать синтаксис поискового запроса. Как вы могли бы сказать, последний вариант более технический, но позволяет создавать сложные запросы.

Использование инструментов поиска в Outlook

Давайте начнем с более простого метода, который будет отлично работать для большинства людей. Щелкните в поле поиска, выбрав папку «Входящие» или папку, а затем нажмите Инструменты поиска в ленте. Давайте посмотрим на все разные варианты.

В дальнем левом углу Объем, это то же самое, что выпадающий список, который я упоминал выше. Далее это Результаты, который не будет активным, пока вы не выполните поиск. По умолчанию Outlook отображает только самые последние элементы, соответствующие запросу, и может не отображать все результаты. Вы можете нажать Включить более старые результаты чтобы показать все результаты или прокрутите вниз до нижней части результатов поиска и выберите Показать больше.

усовершенствовать это то место, где мы действительно можем углубиться и найти именно то, что ищем. Во-первых, как нам искать точный текст в Outlook? Допустим, вы хотите найти все электронные письма с вашим SSN или с определенным словом. В этих случаях вы просто используете двойные кавычки.

Выше я искал слово шерлок поместив его в двойные кавычки. Если слово находится в строке темы, оно будет выделено желтым цветом. Когда вы нажимаете на любое из писем, вы также увидите выделенное для вас слово, что удобно.

Это один из самых распространенных типов поиска. Другой распространенный поиск - по отправителю. Это действительно легко сделать в Outlook. Просто нажмите на От кнопку на ленте и начните вводить имя человека или адрес электронной почты.

Если вы хотите добавить дополнительные критерии поиска, такие как просмотр писем только от определенного отправителя, у которого есть вложения, просто нажмите на Имеет вложения кнопка.

Вы можете продолжать добавлять дополнительные фильтры, чтобы уменьшить результирующий набор электронных писем. Большинство других опций не требуют пояснений, таких как Непрочитанный, Отмеченный, Важный и т. Д. Если вы хотите выполнить поиск по дате, вы можете щелкнуть на этой неделе, и вы получите несколько вариантов, таких как Эта неделя, Этот месяц, Этот Год и т. Д., Но это все.

Если вы хотите выполнить поиск по дате или сделать что-то вроде поиска самых старых писем в Outlook, вы должны использовать опцию «Расширенный поиск» или синтаксис запроса. Давайте начнем с расширенного поиска. Чтобы добраться до него, вы должны снова нажать на Инструменты поиска и выбрать Расширенный поиск.

Обратите внимание, что этот поиск ищет только текущую папку, выбранную по умолчанию. Если вы хотите найти все, вы должны нажать на Просматривать кнопка в правом верхнем углу.

Если вы хотите найти все, выберите Входящие, а затем проверьте Поиск подпапок коробка внизу.

Теперь на главном экране поиска вы увидите Время в самом низу, но он дает вам только те же опции, что и раскрывающийся список на ленте. Для более расширенного поиска, вы должны нажать на продвинутый табуляция.

Здесь вы должны создать собственные критерии поиска. Нажмите на поле,затем перейдите к Поля даты / времени и выберите Получено. Теперь нажмите на Состояние и прокрутите вниз, пока не увидите другие варианты, такие как на или после, или раньше, а также между.

Если вы выбираете между, тогда вы можете ввести даты, как 01.01.2005 и 31.12.2005 а затем нажмите Добавить в список. Вот как выглядит мой поиск.

Обратите внимание, что вы можете добавлять новые критерии в список, чтобы сузить результаты. В моем примере выше, я просто собираюсь получать все электронные письма в этом диапазоне дат, который, вероятно, будет слишком много.

Если вы хотите найти самую старую электронную почту в Outlook, выберите или раньше условие, а затем просто введите любую дату, которую вы считаете довольно старой.

Отрегулируйте дату в зависимости от того, сколько писем вы получаете. Это должно быть довольно легко найти самую старую электронную почту во всем вашем файле Outlook, используя этот поиск.

Другой популярный поиск - поиск самой большой электронной почты в вашем PST-файле. Для этого нажмите на Больше вариантов вкладка в расширенный поиск, и вы увидите вариант размера в нижней части. выберите лучше чем а затем введите значение в килобайтах. Например, если вы хотите найти электронные письма размером более 5 МБ, введите 5000.

Это лишь некоторые из поисковых запросов, которые вы можете выполнить с помощью расширенного поиска. Кроме того, вы можете ввести все это в поле поиска, используя синтаксис поиска, и получить те же результаты. Например, я могу просто ввести MESSAGESIZE:> 5MB и получить те же результаты.

Я не буду рассматривать все варианты поиска в этом посте, потому что у Microsoft есть страница, на которой перечислены все варианты синтаксиса поиска. Надеемся, что с помощью описанных выше инструментов вы сможете найти электронное письмо, которое искали. наслаждаться!