6 советов по поводу отсутствия бессмысленных встреч

Независимо от того, была ли это специальная или запланированная, большинство совещаний, похоже, совсем не помогают, когда дело доходит до выполнения работы. Вы могли бы подумать, что все те, кто вовлечен в проект, должны сесть и обсудить возникающие проблемы, а затем провести мозговой штурм, чтобы найти способы их решения, было бы так или иначе полезно. Ну, эти ребята из WebEx говорят, что встречи бессмысленны. И я вполне уверен, что большинство из вас согласны, потому что кто-то пошел и сделал это: калькулятор, чтобы выяснить, сколько денег было потрачено просто на встречи!

Помимо шуток, плохо организованная встреча отвлечет сотрудников от того, за что им платят, оставив телефоны без присмотра, оставив электронные письма без ответа. И что хуже всего, в большинстве случаев люди уходят со встречи с большим количеством дел, чем достигнуто - отличный, только то, что мне нужно, больше вещей, чтобы сделать. Но это не значит, что собрания должны быть полностью удалены с рабочего места. Вот несколько советов, которые помогут ускорить процесс встречи.

1. Ушел через шестьдесят минут

Встречи должны длиться дольше часа. Черт, это должно быть грех за по расписанию встречи длиться так долго. Логика проста: какой смысл отводить ваших сотрудников от работы, чтобы они могли говорить о том, что они делают?

(Источник изображения: Fotolia)

Если это просто отчет, они всегда могут выслать вам предложение или сделать это с вложением электронной почты размером 23 КБ. Если все, что вы хотите, - это держать себя в курсе, привести начальника департамента в свой офис или взять с собой чашку чаю после работы, получить необходимую информацию и затем выпустить ее обратно в дикую природу через 15 минут.

Еженедельные встречи о прогрессе вряд ли могут быть полезны, так как для выполнения большинства работ требуется больше недели, и это было бы глупо просто сидеть и смотреть друг на друга, если нам нечего сообщить.

Дело в том: Встречи должны повышать производительность, а не задерживать процессы. Сделайте все встречи важными и сделайте так, чтобы они считались.

2. Nod-ders, держись подальше

Есть много встреч, на которых разговаривал в основном один человек, а все остальные соглашались с речьэ. Если бы собрания проводились только для того, чтобы услышать поддержку людей, вы могли бы также поместить запись оратора в комнату собраний, чтобы все кивали..

(Источник изображения: Fotolia)

Чтобы исправить это, есть только лица, принимающие решения в комнате. И вам нужны те, кто не боится высказывать свое мнение. Вам нужен руководитель, который будет бороться за часть бюджета вашего департамента. Вам нужен менеджер, который может отразить дополнительную и не относящуюся к делу нагрузку, выступая от вашего имени. Вы хотите, чтобы ваш смелый начальник сказал вашему боссу: «Нет, папа. Мы не достаю тебе новую машину. Команда хочет поехать в Бангкок в этом году, а мы собираемся выпить шампанского в полете! »

Дело в том: Если вы застряли на собрании, немного разнообразия в принятых решениях стоило бы вашего часа.

3. О чем мы снова говорим?

Сколько раз во время встречи один из ваших коллег спрашивал вашего менеджера о чем-то не относящемся к данной теме, и они тратят, по крайней мере, (другой) час, пытаясь выяснить это, пока вы возитесь с телефоном, стараясь не выглядеть раздраженным?

Нередки случаи, когда череда мыслей срывается с внезапного вопроса, но если ответ на этот вопрос и все другие вопросы в списке повестки дня останутся без ответа, это повлияет на производительность остальной части персонала..

(Источник изображения: Fotolia)

Сделайте точку, чтобы иметь ограничено номер повестки дня, которую необходимо выполнить на каждом собрании, и убедитесь, что тот, кто председательствует на собрании, выполняет заранее установленные повестки дня; Не больше, не меньше. Используйте шестидесятиминутную отметку в качестве стимула для скорейшего прояснения повестки дня. Если есть другие вещи, чтобы заниматься, и если это только между несколько человек а не вся команда, которая сидит в зале заседаний, попросите их вынести ее на улицу, до или после собрания.

Дело в том: Оставайтесь на пути, чтобы ваши встречи стояли.

4. Идеи дешевы; прийти с решениями

Ничто так не означает плохое окончание встречи, как присутствие посетителей с пустым умом. В настоящее время пустые предложения просто не будут сокращать это. Боссы хотят послужной список. Менеджеры хотят окупаемости инвестиций. Руководители хотят осуществимости. И они не просто хотят зажечь лампочки, они хотят доказательства того, что идея Можно а также будут Работа. Чтобы получить это доказательство, вы должны сначала сделать свое исследование.

(Источник изображения: Fotolia)

Когда вы этого не делаете, это происходит.

Эшкин Фурейт: Вы знаете, что, я думаю, мы должны попробовать перейти на нового поставщика.Вы: Кого ты имеешь в виду?Эшкин Фурейт: О, я не знаю новых поставщиков. Я просто подумал, что было бы неплохо перейти на новый, так как этот всегда опаздывает.

Группа начинает раздавать мяч, тратя еще 15 минут, прежде чем перейти к следующей повестке дня. На следующей встрече все еще используется тот же поставщик.

Если Ашкин уже имел в руках контакты альтернативных поставщиков, их расценки и предполагаемые даты поставки, команда могла бы тут же решить, какого нового поставщика взять. Эта проблема была бы решена менее чем за пять минут.

Дело в том: Возьмите на себя ответственность за свои идеи и начните заранее. Хватит предлагать гениальные идеи, просто ждать, пока кто-то другой исполнит их.

5. Кристально чистый, просто может разрезать

Как часто вы выходите из собрания, думая, что ваш менеджер сказал одну вещь, но это было не то, что вы слышали? Получите все прояснено, прежде чем очистить. Если общение является постоянной проблемой, рекомендуется, чтобы ваш менеджер повторял себя, пока у вас есть другие свидетели в комнате.

(Источник изображения: Fotolia)

Дело в том: Разъясните цели своей команды, прежде чем вы начнете бегать на разных стойках ворот.

Если это не работает, попробуйте следующий совет.

6. Дай мне минуту

Протоколы собраний - это отличные инструменты для запуска, если вы знаете, как это правильно сделать. Для начала у него должно быть несколько вещей: что было решено; что нужно сделать и кто за это отвечает; и сроки для этого. Первое гарантировало бы, что встреча была действительно полезна для чего-то, второе гарантирует, что всем назначены их соответствующие роли, и третье буквально заставляет их потеть.

(Источник изображения: Fotolia)

Если вы выходите, не зная, что только что произошло в конференц-зале, эта минутка поможет вам и всем остальным правильно сориентироваться. Иначе для чего нужны встречи?

Дело в том: Никто не дурачится, когда вещи подписывают.

Заключение

Один знает лучше, чем обобщать, поэтому я хотел бы узнать ваши взгляды на встречи: они работают? Нужны ли они на современном рабочем месте? Ваш офис отказался от стрессового еженедельного или ежемесячного ритуала, который является офисной встречей? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.