Вложения, подписи и безопасность

В этом уроке мы сосредоточимся на вложениях и на том, как вы можете украсить свои электронные письма личной подписью.

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Знакомство с Gmail
2. Мобильное приложение, составление почты и разговоры
3. Управление входящими сообщениями и ярлыки
4. Почтовые фильтры и система Star
5. Вложения, подписи и безопасность
6. Приглашающие и Отпускающие Ответчики
7. Использовать Gmail в качестве списка задач
8. Несколько учетных записей, сочетания клавиш и удаленный выход
9. Используйте свою учетную запись Gmail для доступа к другим учетным записям
10. Power Tips и Gmail Labs

Мы завершаем работу информацией о том, как наилучшим образом защитить данные вашей учетной записи, а также выполняем резервное копирование ваших данных локально, чтобы они всегда были у вас, даже если вы удалили свою учетную запись.

Вложения

Добавить вложение в электронное письмо в Gmail очень просто. Лучше всего то, что с Gmail вы можете избежать смущения при отправке последующего электронного письма, если вы забудете прикрепить файл.

ПРИМЕЧАНИЕ. Размер сообщений Gmail может достигать 25 мегабайт (МБ). Если вам нужно отправить в сообщение вложения, размер которых превышает 25 МБ, вместо этого вы можете вставить файлы с Google Диска. Количество разрешенных вложений на одно сообщение не ограничено, если вы не превышаете ограничение в 25 МБ..

Один из способов - нажать «Прикрепить файлы» внизу окна «Создать»..

Выберите свои файлы, чтобы прикрепить к сообщению в диалоговом окне «Открыть». Вы можете прикрепить несколько файлов одновременно, выбрав несколько файлов так же, как в Windows Explorer. Нажмите «Открыть», чтобы прикрепить выбранные файлы..

Ход прикрепления файлов отображается внизу сообщения..

А что если вы забудете прикрепить свои файлы? Gmail не позволит вам забыть Gmail распознает, когда вы написали определенные фразы в тексте вашего сообщения, и, прежде чем отправить сообщение, всплывает напоминание..

Нажмите «Отмена» и прикрепите файлы перед отправкой сообщения..

Любая из следующих фраз предложит отобразить напоминание о вложении.

• Смотри приложение
• смотрите вложение
• увидеть прикрепленный
• прикреплен к этому письму
• Я прикрепил
• Я прикрепил
• Я включил
• Я включил
• прикрепленный файл

Используйте Drag-and-Drop для прикрепления файлов

Вы также можете перетащить файлы в сообщение, которое вы пишете, чтобы прикрепить их. Просто перетащите файл из окна проводника в сообщение, которое вы пишете..

Настройка подписи электронной почты в Gmail Мобайл

Подпись электронной почты позволяет автоматически включать несколько строк контактной информации (или любой другой информации) в конец каждого исходящего сообщения электронной почты, что позволяет легко рекламировать свой бизнес или себя.

Gmail позволяет настроить подпись для включения в составляемые вами сообщения..

Чтобы настроить подпись, которая будет автоматически добавляться к любым электронным письмам, которые вы создаете в Gmail, нажмите кнопку настройки передач и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. Оставайтесь на вкладке «Общие», прокрутите вниз до раздела «Подпись» и выберите опцию под «Без подписи», чтобы включить функцию.

Введите текст, который вы хотите использовать в качестве своей подписи. Если у вас есть логотип, вы можете вставить его как изображение со своим текстом или самостоятельно. Вы также можете добавить гиперссылки к тексту в своей подписи, выбрав текст для ссылки и нажав кнопку «Ссылка» на панели инструментов..

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите добавить изображение к своей подписи, вам нужно использовать изображение, которое доступно для общего доступа в Интернете. Например, чтобы использовать логотип вашей компании, вы можете найти его на сайте вашей компании и скопировать URL-адрес оттуда. Вам нужен веб-URL, чтобы включить изображение в свою подпись. Если изображение, которое вы хотите использовать, еще не доступно в Интернете, вы можете использовать такие сайты, как Blogger и Google Sites, чтобы создать простой веб-сайт и загрузить на него свое изображение. Или вы можете использовать сервис хостинга изображений.

В разделе «Ссылка на» укажите, является ли ссылка на «веб-адрес» или «адрес электронной почты». Введите URL-адрес или адрес электронной почты в поле «На какой URL-адрес должна идти эта ссылка?». Если вы хотите проверить ссылку, чтобы убедиться, что она работает, нажмите «Проверить эту ссылку». Когда вы будете удовлетворены, нажмите «ОК».

Ссылка вставлена. Когда курсор находится на любом связанном тексте, отображаются дополнительные параметры. Вы можете «Перейти по ссылке,« Изменить »ссылку или« Удалить »ссылку. Чтобы скрыть эти параметры, нажмите «X» в правой части поля или нажмите любой другой несвязанный текст в подписи..

Gmail автоматически вставляет две черты (-) над вашей подписью, отделяя ее от основной части сообщения электронной почты, как показано ниже.

Вы можете выбрать опускать тире. Для этого установите флажок «Вставить эту подпись перед цитируемым текстом в ответах и ​​удалите строку« - », которая предшествует ей». Обратите внимание, что эта опция также вставит вашу подпись перед цитируемым текстом в ответах.

Нажмите «Сохранить изменения».

Вы можете редактировать или удалять подпись вручную, как только она будет вставлена ​​в новое сообщение.

Настройка подписи электронной почты в Gmail Мобайл

Мобильное приложение Gmail позволяет настроить подпись для использования в приложении, отдельную от подписи, установленной в Gmail в браузере..

Мы покажем вам, как настроить подпись на телефоне Android. Чтобы добавить подпись в приложение Gmail на телефоне Android, нажмите кнопку меню вашего телефона и выберите «Настройки» во всплывающем меню..

На экране «Настройки» коснитесь адреса электронной почты учетной записи, для которой вы хотите установить подпись..

Коснитесь опции «Подпись» на экране «Настройки».

Введите свою подпись во всплывающем диалоговом окне «Подпись» и нажмите «ОК».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете нажать «Ввод» в подписи, чтобы поместить текст подписи в несколько строк, однако вы не можете добавлять гиперссылки на текст в своей подписи в приложении Gmail..

Подпись отображается под опцией «Подпись» на экране «Настройки».

Дважды нажмите кнопку «Назад» на телефоне, чтобы вернуться в папку «Входящие». Нажмите кнопку «Создать».

Определенная вами подпись автоматически добавляется в новое сообщение электронной почты..

Установить несколько подписей

Вы можете добавить только одну подпись в Gmail. Однако в браузере есть способ обойти это ограничение. Если вам нужно несколько подписей в Gmail, вы можете создать дополнительные, используя функцию «Консервированные ответы» в Лаборатории Gmail..

Мы рассмотрим эту функцию в уроке 10, когда будем говорить о расширенных функциях в Gmail Labs..

Храните свою учетную запись и данные в безопасности

Мы хотим немного переключиться на оставшуюся часть этого урока, чтобы сосредоточиться на безопасности учетной записи и резервном копировании ваших данных. Поскольку вы будете хранить большую часть своей жизни (контакты, календари, задачи и т. Д.) В своей учетной записи Gmail, крайне важно, чтобы вы знали, как обеспечить ее безопасность, безопасность и, при необходимости, как создать резервную копию ваших данных в случае Например, вы когда-нибудь решили, что хотите удалить свой аккаунт.

Защитите свои данные, используя настройки аккаунта Google

Вы можете изменить свой пароль, параметры восстановления учетной записи и уведомления в разделе «Безопасность» раздела «Учетные записи»..

Чтобы получить доступ к экрану «Аккаунты», нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Настройки» в раскрывающемся списке. Нажмите «Аккаунты» в верхней части экрана «Настройки»..

В разделе «Изменение настроек учетной записи» вы можете изменить свой пароль, изменить параметры восстановления пароля и получить доступ к другим «настройкам учетной записи Google».

Измените свой пароль Gmail

Рекомендуется периодически менять пароли, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к вашим учетным записям в Интернете, включая Gmail. Если вы подозреваете, что кто-то мог получить доступ к вашей учетной записи Gmail, вам следует немедленно сменить пароль.

Чтобы изменить свой пароль, откройте главный экран «Учетные записи», как описано выше. В разделе «Изменить настройки учетной записи» нажмите ссылку «Изменить пароль».

На экране «Изменить пароль» введите свой «Текущий пароль», а затем введите «Новый пароль» снова в «Подтверждение нового пароля» и нажмите «Изменить пароль», чтобы принять изменение.

Восстановите или сбросьте свой пароль Gmail, если вы его забыли

Если вы забыли свой пароль Gmail, есть несколько способов восстановить или сбросить его.

Откройте раздел «Учетные записи» на экране «Настройки», как обсуждалось ранее. Нажмите на ссылку «Изменить параметры восстановления пароля» в «Изменение настроек учетной записи».

Используйте экран «Параметры восстановления учетной записи», чтобы дополнительно обезопасить свою учетную запись Google и предоставить способы доступа к учетной записи, если вы забыли свой пароль.

Вы можете указать номер «Мобильный телефон» для защиты вашей учетной записи, «Адрес электронной почты для восстановления», который позволяет Google связываться с вами по поводу изменений в вашей учетной записи, и «Альтернативный адрес электронной почты», который предоставляет другой адрес электронной почты для восстановления, а также другой способ входа в вашу учетную запись Google.

Вы также можете назначить «секретный вопрос» своей учетной записи, чтобы дополнительно установить, что это действительно ваша учетная запись, когда связываетесь с Google по этому поводу..

Внесите любые необходимые изменения в параметры восстановления учетной записи и нажмите «Сохранить», когда вы закончите..

Получите дополнительный уровень безопасности с помощью двухэтапной проверки

Раздел «Безопасность» на экране «Учетные записи» также позволяет применить двухэтапную проверку к своей учетной записи, чтобы обеспечить дополнительный уровень безопасности с помощью мобильного телефона..

Короче говоря, когда вы решите добавить двухэтапную проверку в свою учетную запись Google, после ввода пароля Google отправит на ваш мобильный телефон цифровой код. Затем вы подтверждаете свою личность, вводя код на следующем экране, т.е. на втором этапе.

См. Нашу статью о защите вашего аккаунта Google с помощью двухэтапной проверки для получения подробной информации о настройке этой функции..

Защитите вашу конфиденциальность, используя параметры внешних изображений

До сих пор по умолчанию Gmail всегда спрашивал вас, прежде чем показывать изображения в электронных письмах. Некоторые отправители могут попытаться использовать изображения для доставки вирусов или вредоносных программ на ваш компьютер или мобильное устройство, ставя под угрозу его безопасность.

По состоянию на декабрь 2013 года Google изменил способ обработки изображений в электронной почте в Gmail. В вашем браузере Gmail теперь будет автоматически отображать изображения в ваших сообщениях. Это изменение будет распространено на Gmail для Android и iOS «в начале 2014 года».

Тем не менее, сообщения Gmail будут по-прежнему в безопасности. Обычно изображения подаются напрямую с оригинальных внешних хост-серверов. Однако теперь Gmail будет обслуживать все изображения через собственные защищенные прокси-серверы Google. Это защищает вас следующими способами:

• Отправители не могут использовать загрузку изображений для получения информации, такой как ваш IP-адрес или местоположение.
• Отправители не могут устанавливать или читать куки в вашем браузере.
• Gmail проверяет ваши изображения на наличие известных вирусов или вредоносных программ.

Gmail будет продолжать сканировать каждое сообщение на наличие подозрительного содержимого, и если Gmail считает отправителя или сообщение подозрительным или потенциально опасным, изображения не будут отображаться, и вас спросят, хотите ли вы увидеть изображения.

Таким образом, Google по-прежнему будет нести ответственность за безопасность изображений, полученных через Gmail. По словам Google, «ваша электронная почта теперь будет безопаснее, быстрее и красивее, чем когда-либо».

Выберите, показывать ли изображения автоматически в настройках

Если вы не хотите, чтобы изображения отображались автоматически, вы по-прежнему можете отображать изображения отдельно для каждого сообщения..

См. Нашу статью о том, как получить информацию, чтобы узнать больше об этой функции и о том, как изменить настройки, чтобы вы могли выбрать показ изображений для каждого сообщения отдельно..

Резервное копирование ваших данных

Вас всегда учили, что рекомендуется создавать резервные копии ваших данных, таких как документы, заметки и т. Д., И то же самое касается электронной почты, календарных данных и контактов..

Теперь у вас есть возможность в Gmail экспортировать копию ваших данных из различных продуктов Google, таких как Календарь и Контакты, и вскоре у вас появится возможность экспортировать копию ваших сообщений Gmail..

Каждый сервис Google архивируется в своем формате. Информацию о каждом из форматов, доступных для различных служб, см. На странице справки Google..

Чтобы заархивировать данные Google, нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню, а затем перейдите на вкладку «Аккаунты» на экране «Настройки»..

В разделе «Изменение настроек аккаунта» на экране «Аккаунты» нажмите ссылку «Настройки аккаунта Google»..

На экране «Аккаунты» нажмите «Скачать ваши данные» в разделе «Аккаунт».

На экране «Скачать копию ваших данных» нажмите «Создать архив».

На следующем экране вы можете выбрать продукты Google, для которых вы хотите загрузить свои данные. Следуйте инструкциям на экранах, чтобы создать свой архив.

Вы также можете нажать ссылку «Мои архивы» в правом верхнем углу, чтобы получить доступ к архивам и загрузить их на свой компьютер..

Сделайте резервную копию вашей учетной записи Gmail, используя другие методы

Вы также можете использовать инструмент с открытым исходным кодом GMVault для загрузки резервной копии своей учетной записи Gmail. Это инструмент командной строки, который можно использовать в Windows, Linux и Mac OS X.

Если вам неудобно использовать инструмент командной строки, вы можете использовать бесплатный почтовый клиент Thunderbird для загрузки и резервного копирования электронной почты из учетной записи Gmail..

Если вы используете Ubuntu, мы описали, как использовать программу Getmail для резервного копирования вашей учетной записи Gmail..

Вы даже можете создавать резервные копии своих сообщений Gmail, автоматически отправляя их на другой адрес электронной почты. Справка Google описывает, как это сделать. Обратите внимание, что этот метод будет копировать только полученную вами электронную почту, а не отправленную вами почту.

Далее…

Добавление вложений в сообщения Gmail совсем несложно, и, если вы забывчивый тип, система напомнит вам. Это хорошая новость, особенно если вы добавили шикарную профессионально выглядящую подпись и не хотите смущать себя, забыв добавить файл.

Что еще более важно, теперь у вас есть лучшее понимание вариантов безопасности, которые доступны для вас, и как вы можете лучше защитить свою учетную запись, сохраняя при этом целостность ваших ценных данных.

На следующем уроке будут обсуждаться приглашения и лица, отвечающие за отпуск, чтобы вы никогда не пропустили важное мероприятие и могли быстро сообщить людям, когда вы находитесь вне офиса и когда вы вернетесь.