Управление входящими сообщениями и ярлыки

На сегодняшнем уроке мы поможем вам понять, как лучше распределить ваши входящие сообщения по категориям и упорядочить ваши сообщения с помощью ярлыков и некоторых предопределенных, но настраиваемых вкладок..

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Знакомство с Gmail
2. Мобильное приложение, составление почты и разговоры
3. Управление входящими сообщениями и ярлыки
4. Почтовые фильтры и система Star
5. Вложения, подписи и безопасность
6. Приглашающие и Отпускающие Ответчики
7. Использовать Gmail в качестве списка задач
8. Несколько учетных записей, сочетания клавиш и удаленный выход
9. Используйте свою учетную запись Gmail для доступа к другим учетным записям
10. Power Tips и Gmail Labs

Как только ваша учетная запись Gmail наберет обороты и вы начнете получать кучу сообщений, вам захочется научиться приручать торрент в более управляемые потоки. Фильтры Gmail позволяют управлять входящими почтовыми сообщениями, помогая не допускать наименьшей важности электронной почты и фильтроваться в ярлык. Прежде чем вы начнете изучать фильтры в Уроке 4, вам нужно будет научиться создавать и помечать ярлыки, эквивалентные папкам Gmail, и об этом мы сегодня поговорим..

Во-первых, мы поговорим об интерфейсе автоматизированных вкладок Gmail, Priority Inbox и обо всех настройках, которые они содержат..

Автоматически классифицировать ваши входящие с помощью настраиваемых вкладок

Gmail теперь предлагает вкладки, автоматические категории для вашего почтового ящика. Эта функция разбивает ваш почтовый ящик на «Основной», «Социальный», «Акции», «Обновления» и «Форумы». Если вы участвуете во многих онлайн-сервисах, эта функция может быть полезной.

В основном, сообщения, полученные для определенных типов сайтов или определенного контента, могут быть собраны в разных частях вашего почтового ящика. Это может привести к менее загруженному почтовому ящику.

Выберите, какие вкладки видны в вашем почтовом ящике

Эти вкладки настраиваются, позволяя вам выбрать, какие вкладки вы хотите, чтобы они были доступны в вашем почтовом ящике. Чтобы изменить видимые вкладки, щелкните значок «плюс» справа от вкладок..

Откроется диалоговое окно «Выберите вкладки для включения». Установите флажки для вкладок, которые вы хотите, чтобы в вашем почтовом ящике.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы скрываете вкладку, сообщения из этой категории будут отображаться на вкладке «Основные». Кроме того, текст на вкладках не может быть изменен, и вы не можете добавлять пользовательские вкладки. Вместо этого используйте пользовательские метки (обсуждаемые в следующем разделе) для дальнейшей категоризации ваших сообщений.

Вы также можете выбрать вкладки для отображения в папке «Входящие» на вкладке «Входящие» на экране «Настройки» в разделе «Категории»..

Организуйте свои сообщения, используя стили и настройки папки «Входящие»

Стили входящих сообщений позволяют организовать входящие Gmail так, как вам удобно. Вы можете организовать свою входящую почту, используя настраиваемые вкладки, как упоминалось ранее в этом уроке, или разделы, такие как «Непрочитанные», «Помеченные» и «Важные».

Измените тип вашего почтового ящика

Чтобы изменить другой стиль входящих сообщений, откройте экран «Настройки» и перейдите на вкладку «Входящие»..

В разделе «Тип почтового ящика» в раскрывающемся списке выберите тип почтового ящика, который вы хотите использовать..

Каждый тип входящих сообщений имеет свои настройки. После того, как вы выберите «Тип папки« Входящие »», настройки для этого типа отобразятся под выбором «Тип папки« Входящие »». Внесите изменения в настройки и нажмите «Сохранить изменения».

Вы также можете быстро изменить некоторые настройки стиля папки «Входящие» прямо в папке «Входящие», щелкнув стрелку вниз, расположенную в правой части заголовка каждого раздела..

Справка Gmail содержит описания типов входящих сообщений. Не стесняйтесь экспериментировать с различными стилями входящих сообщений, чтобы увидеть, что работает лучше для вас. Вы всегда можете вернуться к настройкам по умолчанию, если передумаете.

Вы также можете быстро изменить стиль своего почтового ящика, наведя указатель мыши на ярлык «Входящие» и щелкнув стрелку вниз, которая отображается. Выберите нужный стиль входящих в раскрывающемся меню «Тип входящих». Обратите внимание, что при наведении указателя мыши на каждый стиль отображается краткое описание каждого типа..

Организовать и классифицировать ваши сообщения с помощью ярлыков

Мы кратко познакомили вас с ярлыками в Уроке 1 этой серии. Метки позволяют вам организовать ваши почтовые сообщения по категориям. Они похожи на папки, однако, в отличие от папок, к одному сообщению можно применить более одной метки.

НОТА: Gmail поддерживает до 5000 ярлыков, включая вложенные ярлыки. Если вы превысите этот лимит, вы можете обнаружить, что ваш Gmail работает медленнее, и вы можете столкнуться с ошибками. Удалите ярлыки, которые вы больше не используете. Удаление ярлыков не удаляет сообщения.

Создать новую метку

Вы можете создавать свои собственные пользовательские ярлыки, чтобы сохранять свою папку входящих сообщений и даже перемещать сообщения из входящих сообщений в свои ярлыки (действуя как папки). Мы покажем вам, как создать ярлык, вложенный в другой ярлык, например, в подпапку в папке..

Чтобы создать новую пользовательскую метку, которая будет главной папкой, нажмите «Еще» в списке меток в левой части главного экрана Gmail..

Когда список расширится, нажмите ссылку «Создать новый ярлык»..

Введите имя для метки в поле «Пожалуйста, введите новое имя метки» в диалоговом окне «Новая метка». Нажмите «Создать», чтобы завершить создание нового ярлыка.

ПРИМЕЧАНИЕ. Поскольку это родительский ярлык, который будет содержать вложенный ярлык, мы не будем вкладывать этот ярлык.

Чтобы создать суб-метку под родительской меткой, которую вы только что создали, снова нажмите «Создать новую метку»..

В диалоговом окне «Новая метка» введите имя суб-метки, которую вы хотите создать, в поле «Пожалуйста, введите имя новой метки». Установите флажок «Метка гнезда под», выберите только что созданную родительскую метку в раскрывающемся списке и нажмите «Создать».

Вы также можете создать вложенную метку, введя родительскую метку, затем косую черту (/) и затем введя имя вложенной метки - все в поле редактирования «… новое имя метки». Например, мы можем ввести «Личные / Друзья» в поле редактирования и не устанавливать флажок «Метка гнезда под».

ПРИМЕЧАНИЕ. Родительская метка уже должна существовать, чтобы создать вложенную метку под ней. Вы не можете создавать обе метки одновременно. В нашем примере мы должны сначала создать ярлык «Personal», прежде чем создавать вложенный ярлык «Friends»..

Вложенная метка выглядит следующим образом.

Новая родительская метка с вложенной меткой также добавляется в список меток, доступных на кнопке действия «Метки», а также в список меток, доступных на кнопке действия «Переместить в»..

Применить ярлыки к сообщениям

Существует два способа нанесения ярлыков на сообщения. Вы можете наносить ярлыки на сообщения, оставляя сообщения в папке «Входящие». Вы также можете перемещать сообщения на ярлыки, как если бы вы перемещали их в папки. Мы покажем вам оба метода.

Применяйте ярлыки к сообщениям, оставляя их в папке «Входящие».

Этот метод позволяет легко применять несколько меток к одному сообщению..

Чтобы применить ярлык к сообщению, сохраняя его в папке «Входящие», установите флажок слева от сообщения, чтобы выбрать его (или открыть сообщение). Затем нажмите кнопку действия «Метки» и выберите одну или несколько меток в раскрывающемся меню..

Помните, что к сообщению можно добавить несколько ярлыков. Меню «Ярлыки» не исчезает после выбора ярлыков, поэтому вы можете выбрать несколько ярлыков одновременно.

Чтобы применить выбранные метки к сообщениям, нажмите «Применить» в нижней части меню..

Затем метки отображаются слева от строки темы сообщения..

Если у вас длинный список ярлыков, вы можете начать ввод имени ярлыка после нажатия кнопки действия «Ярлыки», чтобы найти ярлык в списке..

Применить ярлык к сообщению и переместить его из папки «Входящие»

Чтобы применить метку к сообщению и одновременно переместить сообщение из папки «Входящие», перетащите сообщение на нужную метку в списке слева. Когда вы наводите указатель мыши на список, он будет расширяться для отображения ярлыков, которые в данный момент могут быть скрыты.

Обратите внимание, что вы можете использовать этот метод для идентификации сообщения как спама, в дополнение к кнопке действия «Сообщить о спаме». Просто перетащите оскорбительные сообщения на ярлык «Спам».

Перемещение сообщения на ярлык «Корзина» удаляет сообщение. Это то же самое, что выбрать сообщение или открыть его и нажать кнопку действия «Удалить».

Откройте ярлык

Открытие ярлыка похоже на открытие папки. Все сообщения, связанные с этим ярлыком, перечислены. Чтобы открыть ярлык, щелкните нужный ярлык в списке ярлыков в левой части основного экрана Gmail. Если нужный ярлык не виден, нажмите «Еще», чтобы получить доступ к полному списку..

Отображаются все сообщения, связанные с этим ярлыком. Обратите внимание на поисковый запрос в поле «Поиск». Gmail автоматически заполняет поле «Поиск» соответствующим фильтром для отображения выбранных сообщений. Мы обсудим фильтры позже в этом уроке.

Обратите внимание, что если вы примените метку к сообщению без перемещения сообщения в эту метку (и из папки «Входящие»), а затем откроете метку, в сообщении появится метка «Входящие», указывающая, что сообщение все еще находится в папке «Входящие»..

Чтобы вернуться в папку «Входящие», щелкните значок «Входящие» в списке слева..

Если вы хотите переместить сообщение обратно в папку «Входящие», просто откройте папку с метками, чтобы получить доступ к сообщению, и перетащите сообщение обратно в папку «Входящие». Обратите внимание, что к сообщению все еще применена метка.

Удалить ярлык из сообщения

Если вы решите, что вам не нужен определенный ярлык, связанный с сообщением, вы можете легко удалить его.

Для этого выберите сообщение с помощью флажка слева от сообщения или откройте сообщение. Нажмите кнопку действия «Метки», отмените выбор метки в раскрывающемся меню, которое вы хотите удалить из сообщения, затем нажмите «Применить».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете удалить несколько ярлыков из сообщения одновременно. Просто выберите все метки, которые вы хотите удалить, в раскрывающемся меню «Метки», прежде чем нажать «Применить».

Изменить цвет метки

Вы можете назначить цвета для ваших ярлыков, чтобы вы могли легко найти их в папке «Входящие». По умолчанию все метки окрашены в светло-серый фон и темно-серый текст. Ярлык «Личные / Друзья» на изображении ниже использует цвет по умолчанию. К другим меткам, «HTG School» и «Admin», применяются другие цвета..

Чтобы изменить цвет на этикетке, наведите указатель мыши на нужную этикетку. Нажмите стрелку вниз справа от метки, чтобы открыть раскрывающееся меню..

Наведите указатель мыши на параметр «Цвет метки» и выберите комбинацию текста и цвета, нажав на нее..

Вы также можете использовать опцию «Удалить цвет», чтобы удалить цвет с метки и вернуться к значению по умолчанию..

Если вам не нужна ни одна из отображаемых комбинаций, вы можете выбрать собственную комбинацию, нажав «Добавить собственный цвет». Выберите «Цвет фона» и «Цвет текста» в диалоговом окне «Добавить пользовательский цвет», которое отображает.

Предварительный просмотр выбранной комбинации, где написано «Предварительный просмотр цвета метки».

Настройка доступа одним щелчком к стандартной и пользовательской меткам Gmail

Вы можете легко создать доступ к ярлыкам в один клик.

Для этого откройте ярлык, как мы обсуждали ранее в этом уроке, затем перетащите значок страницы из адресной строки на панель инструментов «Закладки». Теперь вы можете щелкнуть эту закладку, чтобы получить доступ ко всем сообщениям, связанным с этим ярлыком..

Скрыть и показать ярлыки в Gmail

Если у вас длинный список ярлыков в Gmail, вы можете захотеть, чтобы некоторые ярлыки были видны, которые вы используете чаще, скрывая остальные.

Скрыть ярлык

Чтобы скрыть ярлык в Gmail, щелкните ярлык, который вы хотите скрыть, в списке ярлыков под кнопкой «Создать» и перетащите его на ссылку «Еще» под списком видимых ярлыков..

ПРИМЕЧАНИЕ. Ссылка «Еще» становится ссылкой «Меньше» при перемещении на нее метки..

Ярлык перемещен, поэтому он отображается под «Категории», который отображается при нажатии «Дополнительно», чтобы развернуть список ярлыков. Если вместо ссылки «Еще» доступна ссылка «Меньше», «Категории» можно просмотреть, просто наведя указатель мыши на список меток..

Сделайте скрытую метку видимой

Чтобы сделать скрытую метку видимой, нажмите «Еще» (при необходимости), чтобы отобразить раздел «Категории». Нажмите и перетащите нужный ярлык из раздела «Категории» на ярлык «Входящие»..

Ярлык перемещен обратно в основной список ярлыков в алфавитном порядке..

Скрыть предустановленные метки Gmail системы, такие как помеченные, отправленные, черновики, спам или корзина

Предустановленные ярлыки Gmail также могут быть скрыты. Чтобы скрыть любой из этих ярлыков, нажмите «Еще» под списком ярлыков..

Нажмите «Управление ярлыками» в разделе «Категории».

Откроется экран настроек «Метки».

В разделе «Системные метки» найдите системную метку, которую вы хотите скрыть, и нажмите ссылку «Скрыть» в столбце «Показать в списке меток»..

ПРИМЕЧАНИЕ: ярлык не полностью скрыт, скорее он перемещается под ссылкой «Еще».

Доступ к настройкам ярлыков на экране настроек

Доступ к экрану настроек «Ярлыки» также можно получить с помощью кнопки «Настройки». Мы будем ссылаться на различные части экрана настроек на протяжении всей этой серии. Процедура доступа к «Настройкам» всегда будет одинаковой.

Чтобы открыть инструменты фильтра на экране «Настройки», нажмите кнопку «Настройки» (шестеренка) в правом верхнем углу главного окна Gmail..

Затем выберите «Настройки» из выпадающего меню.

На экране «Настройки» вы можете получить доступ к настройкам «Ярлыки», «Фильтры», «Входящие», «Темы» и других компонентов и функций Gmail..

Автоматически скрывать ярлыки без непрочитанной почты в Gmail

Благодаря возможности скрывать ярлыки и автоматически направлять сообщения в эти ярлыки с помощью фильтров (см. Следующий раздел), вам может быть интересно, как быстро определить, есть ли у вас непрочитанные сообщения в скрытых ярлыках. Вы можете легко выбрать показ скрытых ярлыков, когда в них есть непрочитанные сообщения. Таким образом, вы не пропустите ни одного важного сообщения.

Чтобы настроить Gmail так, чтобы он скрывал ярлыки, если они не содержат непрочитанных сообщений, откройте экран настроек «Ярлыки» одним из ранее упомянутых способов..

Для каждой системы и пользовательской метки, которую вы хотите скрыть, если она не содержит непрочитанной почты, нажмите ссылку «Показать, если не прочитана».

Обратите внимание, что в списке ярлыков «Система» вы можете скрыть ярлыки «Черновик» и «Спам» только в том случае, если они не содержат непрочитанных сообщений. Эта функция не распространяется на «Категории» и «Круги».

Вы можете быстро применить этот параметр ко всем вашим пользовательским меткам, нажав стрелку вниз рядом с «Показать в списке меток» в верхней части раздела «Метки» и выбрав «Показать все, если они не прочитаны» в раскрывающемся меню..

Далее…

Это подводит нас к концу урока 3. У вас должно быть достаточно четкое представление о том, как организовать входящие сообщения с помощью различных вкладок, стилей и настроек. Лучше всего то, что вы хорошо справляетесь с электронной почтой, используя ярлыки.!

На следующем уроке мы расширим наше обсуждение ярлыков, включив в него фильтры - например, как использовать фильтры для автоматического применения ярлыков, а также как использовать существующие фильтры и экспортировать их в другую учетную запись Gmail..

Затем, чтобы закрыть вещи, мы представляем звездную систему, которая помогает вам отслеживать важные электронные письма.