Отслеживание изменений, внесенных в документ

Теперь, когда вы настроили шаблон для вашего документа в Уроке 1, и первый черновик вашего документа был написан, пришло время редактирования. Если над документом сотрудничают несколько человек, вы можете использовать функцию отслеживания изменений в Word, чтобы узнать, какие изменения были внесены и кто их сделал..

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Использование шаблонов для обеспечения общего макета и форматирования
2. Отслеживание изменений, внесенных в документ
3. Использование комментариев для обозначения изменений в документе
4. Ограничение и защита документов и шаблонов
5. Управление версиями, сравнение и объединение документов

Когда вы изменяете документ с включенным «Отслеживать изменения», каждое внесенное вами изменение в документе отображается в виде цветной разметки, каждому рецензенту присваивается свой цвет.

Удаленный текст не исчезает - он зачеркнут, а добавленный текст подчеркнут. Это позволяет вам просмотреть все изменения в документе, прежде чем сделать их постоянными, и принять или отклонить каждое изменение. Мы покажем вам, как принять и отклонить изменения позже в этом уроке.

В этом уроке мы покажем вам, как включить функцию «Отслеживать изменения» и использовать различные виды. Чтобы другие рецензенты отслеживали свои изменения, вы можете заблокировать функцию «Отслеживать изменения». После внесения всех изменений каждое изменение должно быть проверено. Мы покажем вам, как принимать и отклонять изменения. Настройте функцию «Отслеживание изменений», используя множество доступных опций.

Включить отслеживание изменений

Чтобы включить «Отслеживание изменений», откройте вкладку «Обзор» и нажмите «Отслеживать изменения."

Когда «Отслеживание изменений» включено, кнопка отображается с синим фоном.

Теперь любые изменения, внесенные в документ, будут отображаться в виде разноцветных пометок..

Изменить вид разметки и скрыть отслеженные изменения

Когда вы включаете «Отслеживание изменений», существуют разные способы просмотра разметки. Представление «Вся разметка» отображает все фактические изменения в вашем документе, как показано выше. Это представление по умолчанию для документов, открытых с «Отслеживать изменения». Тем не менее, если у вас есть много изменений в документе, может быть запутанным читать его со всеми изменениями, показывающими.

Чтобы улучшить удобочитаемость вашего документа, вы можете использовать представление «Простая разметка», которое скрывает сложные разметки. Обратите внимание, что каждое изменение отмечено вертикальной чертой слева от текста. Нажмите на эту панель, чтобы переключиться из представления «Вся разметка» в представление «Простая разметка».

ПРИМЕЧАНИЕ. Переключение видов разметки влияет на все отслеживаемые изменения в документе, а не только на то, где вы щелкнули вертикальную полосу..

Представление «Простая разметка» скрывает отслеженные изменения в тексте и сворачивает комментарии (обсуждаемые в уроке 3) в маленькие воздушные шарики, а вертикальные полосы, обозначающие отслеженные изменения, отображаются красным цветом. Нажмите на панель еще раз, чтобы переключиться на представление «Вся разметка» и увидеть все встроенные отслеживаемые изменения..

Вы также можете изменить вид разметки, используя раскрывающееся меню «Отображать для просмотра» в разделе «Отслеживание» на вкладке «Обзор»..

В дополнение к представлениям «Простая разметка» и «Вся разметка» вы также можете выбрать «Без разметки», чтобы просмотреть окончательную версию документа, как если бы все отслеженные изменения были приняты (мы обсудим принятие и отклонение изменений позже в этот урок) или «Оригинал» для просмотра оригинальной версии документа. Параметры «Без разметки» и «Оригинал» скрывают встроенную разметку.

ПРИМЕЧАНИЕ. Параметры «Без разметки» и «Оригинал» также помогают при печати документа, в котором отмечены изменения. Если вы скрываете отслеженные изменения, они не будут печататься.

Показывать ревизии в воздушных шарах, а не в строке

По умолчанию большинство ревизий отображаются встроенными, а сам текст размечается. Тем не менее, вы можете выбрать отображение ревизий в всплывающих подсказках, что переместит большинство ревизий в правое поле. Это может облегчить чтение документа, а всплывающие подсказки содержат более подробную информацию о некоторых наценках..

Чтобы отобразить изменения в всплывающих подсказках, перейдите на вкладку «Обзор», а затем нажмите «Показать разметку» в разделе «Отслеживание». Выберите «Воздушные шары», а затем «Показать редакции в воздушных шарах» в раскрывающемся меню..

Большинство ревизий отображаются в «области разметки» в правом поле. Тем не менее, любой добавленный текст по-прежнему отображается встроенным.

Чтобы снова просмотреть встроенные пометки, снова выберите «Воздушные шары» в раскрывающемся меню «Показать разметку», а затем выберите «Показать все ревизии встроенными» или «Показывать только комментарии и форматирование в воздушных шарах».

ПРИМЕЧАНИЕ. Скрытие отслеженных изменений не избавляет от них. Вы должны принять или отклонить каждое изменение, чтобы полностью удалить их, прежде чем распространять окончательный документ. Мы обсудим принятие и отклонение изменений чуть позже в этом уроке.