Почтовые фильтры и система Star

Сегодняшний урок Geek School расширит наше обсуждение ярлыков в Gmail, включив в него фильтры, а затем перейдет к отслеживанию важных писем со звездами..

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Знакомство с Gmail
2. Мобильное приложение, составление почты и разговоры
3. Управление входящими сообщениями и ярлыки
4. Почтовые фильтры и система Star
5. Вложения, подписи и безопасность
6. Приглашающие и Отпускающие Ответчики
7. Использовать Gmail в качестве списка задач
8. Несколько учетных записей, сочетания клавиш и удаленный выход
9. Используйте свою учетную запись Gmail для доступа к другим учетным записям
10. Power Tips и Gmail Labs

Ярлыки хороши, но их можно использовать намного эффективнее, используя фильтры, поэтому к сообщениям, которые приходят в соответствии с определенными критериями, автоматически применяются метки или метки. Это очень помогает в организации и может значительно уменьшить хаос входящих.

Создать новый фильтр, используя поле поиска

Чтобы создать новый фильтр, мы укажем параметры поиска в поле «Поиск» и создадим фильтр из поиска. Для этого нажмите стрелку вниз в поле «Поиск»..

Введите критерии поиска в поле параметров поиска. Вы можете выбрать поиск сообщений от определенного человека или всего домена (@ example.com), с определенными словами в теме, а также с другими условиями.

Чтобы создать фильтр на основе этого поиска, нажмите ссылку «Создать фильтр с помощью этого поиска»..

Отобразятся параметры фильтра. Установите флажки, которые указывают, что вы хотите делать с сообщениями, которые соответствуют критериям поиска.

Например, мы решили всегда помечать сообщения, которые приходят с указанного адреса электронной почты, ярлыком «HTG School» и всегда помечать эти сообщения как «важные». Мы также решили применить фильтр ко всем существующим письмам этого человека.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите, чтобы ваши ярлыки действовали как папки, вы можете выбрать «Пропустить папку« Входящие (Архивировать) »), чтобы автоматически перемещать электронные письма в ярлыки по мере их поступления. Это обеспечивает более упорядоченную электронную почту, хотя вы можете рискнуть пропустить важное сообщение, поскольку оно не будет автоматически отображаться в вашем почтовом ящике..

После того, как вы определили критерии фильтра, нажмите «Создать фильтр».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы решите переслать сообщение как действие в фильтре, будут затронуты только новые сообщения. Любые существующие сообщения, к которым применяется фильтр, не будут пересылаться.

Появится сообщение о том, что ваш фильтр создан. Обратите внимание, что на этом скриншоте все сообщения от этого человека помечены надписью «HTG School».

Сообщения также были помечены как важные автоматически (значки тегов слева от отправителей заполнены желтым цветом).

Создать новый фильтр с помощью экрана настроек

Вы также можете создать фильтр в «Настройках».

Откройте экран «Настройки», как описано выше, и нажмите ссылку «Фильтры» вверху..

Нажмите на ссылку «Создать новый фильтр».

Укажите критерии поиска и фильтрации так же, как указано в предыдущем методе, и нажмите «Создать фильтр» в диалоговом окне параметров фильтра..

Вместо того, чтобы снова оказаться в папке «Входящие», вы вернетесь к экрану «Фильтры» и в списке появится ваш новый фильтр. Вы можете редактировать, удалять или выбирать его для экспорта (экспорт фильтров будет обсуждаться позже в этом уроке).

Нажмите на ярлык «Входящие», чтобы вернуться в свой почтовый ящик..

Используйте конкретное сообщение для создания нового фильтра

Вы также можете создать фильтр на основе существующего сообщения. Для этого выберите сообщение в списке сообщений или в ярлыке..

Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите «Фильтровать подобные сообщения» в раскрывающемся меню..

Обратите внимание, что поле «От» в диалоговом окне «Фильтр» заполняется автоматически. Введите любые другие критерии фильтра и нажмите «Создать фильтр с помощью этого поиска».

Укажите критерии фильтрации, выбрав параметры фильтра в следующем диалоговом окне, как описано ранее..

ПРИМЕЧАНИЕ. Этот метод можно использовать для настройки фильтров для автоматического удаления нежелательных электронных писем по мере их получения..

Примените один и тот же фильтр ко многим отправителям

Вы можете использовать один фильтр для управления сообщениями с нескольких разных адресов электронной почты. Например, мы можем указать, чтобы пометить сообщения от нескольких людей с меткой «HTG School». Для этого откройте диалоговое окно параметров поиска, используя стрелку вниз в поле «Поиск»..

Добавьте каждый адрес электронной почты в поле «От», отделенное словом «ИЛИ», и нажмите «Создать фильтр с помощью этого поиска».

Чтобы применить одну и ту же метку к сообщениям с любого из этих адресов электронной почты, установите флажок «Применить метку» и выберите нужную метку из всплывающего списка. Примените любые другие действия для этого фильтра и нажмите «Создать фильтр».

ПРИМЕЧАНИЕ. Не забудьте установить флажок «Также применять фильтр к соответствующим разговорам», если вы хотите применить этот фильтр к сообщениям, которые вы уже получили с этих двух адресов электронной почты..

Фильтры экспорта и импорта

Теперь, когда вы узнали, как настроить фильтры, вы, вероятно, создали несколько очень полезных фильтров, которые вы можете использовать в других учетных записях Gmail. Вы можете экспортировать фильтры из одного аккаунта и импортировать их в другой.

Экспортировать фильтр

Чтобы экспортировать фильтр, сначала откройте экран «Фильтры» на экране «Настройки» (с помощью кнопки «Настройки»). Затем выберите фильтр, который вы хотите экспортировать, в списке и нажмите «Экспорт».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы можете выбрать несколько фильтров для экспорта одновременно..

В диалоговом окне «Сохранить как» перейдите туда, где вы хотите сохранить фильтр. Фильтр сохраняется в виде файла XML с именем по умолчанию, которое вы можете изменить, если хотите, просто оставьте расширение как .xml и нажмите «Сохранить».

Теперь у вас есть файл, который вы можете сделать резервную копию, перенести на другой компьютер, поделиться с другом или импортировать в другую учетную запись Gmail.

Импортировать фильтр

Чтобы импортировать фильтр в свою учетную запись Gmail, откройте «Фильтры» на экране «Настройки» и нажмите ссылку «Импортировать фильтры»..

В разделе «Импорт фильтров» нажмите «Выбрать файл».

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы передумали импортировать фильтр, нажмите ссылку «Отменить импорт»..

В диалоговом окне «Открыть» перейдите к месту, где вы сохранили экспортированный фильтр. Выберите файл и нажмите «Открыть».

Имя файла указано рядом с кнопкой «Выбрать файл». Нажмите «Открыть файл», чтобы открыть файл и импортировать в него фильтры..

Сообщение отображается в поле «Поиск» во время открытия файла фильтра. Это может занять некоторое время, в зависимости от того, сколько фильтров в файле.

Все фильтры в выбранном файле перечислены в разделе «Импорт фильтров». Выберите фильтры, которые вы хотите импортировать. Если вы хотите применить импортированные фильтры к существующим почтовым сообщениям (как при создании нового фильтра), установите флажок «Применить новые фильтры к существующей почте» и нажмите «Создать фильтры».

Появится диалоговое окно, показывающее ход процесса создания фильтра. Вы можете отменить создание фильтров, нажав «Стоп».

Когда фильтры созданы, они отображаются в вашем списке на экране «Фильтры»..

Отслеживайте важные электронные письма, используя систему Star

Звездная система Gmail позволяет вам отмечать ваши самые важные электронные письма, чтобы вы могли легко найти их позже. По умолчанию помеченные сообщения помечаются желтой звездой, но вы можете добавить другие цвета и типы звезд.

Звезды отображаются слева от имени отправителя в вашем почтовом ящике.

Добавить звезду к сообщению

Чтобы добавить звездочку к сообщению в папке «Входящие», щелкните значок звездочки рядом с именем отправителя, как показано выше..

Вы также можете добавить звездочку к сообщению, пока оно открыто. Для этого щелкните значок звездочки в верхнем правом углу сообщения справа от даты. В разговорах это будет справа от первого сообщения в верхней части разговора.

Чтобы добавить звезду в составляемое сообщение, нажмите стрелку «Дополнительные параметры» в правом нижнем углу окна «Создание»..

Наведите указатель мыши на параметр «Метка» и выберите «Добавить звездочку» в подменю..

На ярлыке «Отправленная почта» отправленное вами сообщение помечено звездочкой.

Используйте несколько звездочек в своих сообщениях

Gmail позволяет использовать несколько цветов и типов «звезд», чтобы отличать сообщения друг от друга.

Эта функция полезна, если вы хотите пометить несколько сообщений с разным уровнем важности. Например, вы можете использовать фиолетовую звездочку для сообщений, которые вы хотите прочитать снова, и красный восклицательный знак для сообщений, за которыми вы должны следить.

Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Настройки» в раскрывающемся меню. На вкладке «Общие» перейдите к разделу «Звезды». Перетащите значки из раздела «Не используется» в раздел «Используется», чтобы добавить различные типы звездочек. Если вы используете более одного типа звездочек, нажатие на значок звездочки рядом с сообщением электронной почты циклически перебирает все используемые звездочки. Если вы помечаете сообщение, пока оно открыто, применяется только первый тип звезды.

Найти помеченные сообщения

Чтобы просмотреть все помеченные сообщения, нажмите на ярлык «Помеченные» в левой части главного окна Gmail. Вы также можете искать помеченные сообщения, введя «is: starred» в поле «Поиск».

Найти сообщения с определенным типом звезды

Если вы использовали несколько различных типов звездочек, чтобы пометить свои сообщения, вы можете искать конкретный тип звездочек. Для этого выполните поиск, используя «has:» с именем звезды (например, «has: red-bang»).

Чтобы узнать название конкретной звезды, откройте вкладку «Общие» на экране «Настройки» и наведите указатель мыши на нужный тип звезды. Название звезды отображается во всплывающем окне..

В разделе справки по расширенному поиску в справке Gmail есть также список звездных имен..

Хранить помеченные сообщения вне основной вкладки

Если вы организовываете входящие с помощью настраиваемых вкладок, упомянутых ранее в этом уроке, сообщения из других вкладок, отмеченные звездочкой, также включаются во вкладку «Основные». Если вы не хотите видеть помеченные сообщения с других вкладок на вкладке «Основные», вы можете отключить это.

Нажмите значок «+» справа от вкладок.

В диалоговом окне «Выбрать вкладки для включения» снимите флажок «Включить помеченные звездочками в основной» и нажмите «Сохранить».

Далее…

Мы здесь, в конце урока 4, но вы уже на пути к тому, чтобы стать профессионалом Gmail! Всего за четыре коротких дня вы теперь знаете столько, сколько вам нужно, чтобы по-настоящему сиять ваши входящие, и теперь сообщения автоматически попадают на назначенные ярлыки, не заполняя ваш почтовый ящик..

.