Ограничение и защита документов и шаблонов

Ограничение и защита документа гарантирует, что вы будете в конечном итоге управлять его ходом..

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Использование шаблонов для обеспечения общего макета и форматирования
2. Отслеживание изменений, внесенных в документ
3. Использование комментариев для обозначения изменений в документе
4. Ограничение и защита документов и шаблонов
5. Управление версиями, сравнение и объединение документов

Даже если вы хотите, чтобы другие рецензенты предлагали изменения и оставляли комментарии к документу, могут быть ситуации, когда вы хотите запретить им редактировать и изменять форматирование..

Кроме того, вы можете заставить все отслеживание изменений или ограничить рецензентов только комментариями. Весь смысл в том, чтобы убедиться, что ваш документ не может быть изменен таким образом, который не соответствует вашему видению или стилю.

В этом уроке мы покажем вам, как ограничить форматирование и типы редактирования, которые другие рецензенты могут выполнять в вашем документе. Как только ваш документ приблизится к конечному состоянию, вы можете пометить его как окончательный, чтобы избежать непреднамеренных изменений.

Кроме того, вы можете ограничить доступ к вашему документу, чтобы включить только вашу команду рецензентов. Мы покажем вам, как защитить ваш документ паролем. Тогда вы можете сказать только вашей команде пароль, и никто больше не сможет открыть документ.

Мы начнем с того, что познакомим вас с ограничением форматирования в документе..

Ограничить форматирование в документе

Когда вы распространяете документ для просмотра другими, вы можете не захотеть, чтобы они изменили формат документа. Word позволяет ограничить все или некоторые темы и стили, а также позволяет рецензентам изменять некоторые темы и стили. Для этого нажмите «Ограничить редактирование» в разделе «Защита» вкладки «Обзор»..

Панель «Ограничить редактирование» отображается справа от основного текста. В разделе «Ограничения форматирования» выберите «Ограничить форматирование выбранными стилями» и нажмите ссылку «Настройки…»..

В диалоговом окне «Ограничения на форматирование» все стили в поле «Проверенные стили в настоящее время разрешены» выбираются по умолчанию. Чтобы выбрать только определенные стили, которые будут использоваться в документе, вы можете использовать кнопку «Нет», чтобы отменить выбор всех стилей, а затем выбрать те, которые вы хотите разрешить. Вы также можете использовать рекомендуемые минимальные стили Word, чтобы разрешить их, нажав «Рекомендуемый минимум». Выберите дополнительные ограничения в разделе «Форматирование» в нижней части диалогового окна, если это необходимо, и нажмите «ОК», когда закончите..

В следующем диалоговом окне отображается вопрос, хотите ли вы удалить стили, которые не разрешены. Мы рекомендуем вам этого не делать. Может оказаться, что вы захотите использовать эти стили в документе в будущем. Другие рецензенты не смогут их изменить или применить.

Нажмите «Нет», чтобы сохранить стили, которые не разрешены в вашем документе..

Прежде чем эти ограничения могут быть применены, вы должны начать обеспечивать защиту. Мы обсудим это после того, как покажем, как ограничить редактирование..

Ограничить редактирование в документе

В дополнение к ограничению форматирования для рецензентов документа, вы также можете ограничить тип редактирования рецензентов для документа. На панели «Ограничить редактирование» установите флажок «Разрешить только этот тип редактирования в документе» и выберите параметр в раскрывающемся списке, чтобы указать тип редактирования, который вы хотите разрешить в своем документе. Вы можете позволить другим рецензентам только отслеживать изменения, вводить комментарии или заполнять формы. Вы даже можете ограничить документ так, что другие люди могут только читать его и не вносить изменений.

Вы можете спросить, в чем разница между ограничением редактирования только отслеживаемыми изменениями и сохранением «Отслеживания изменений» заблокированным, как обсуждалось в уроке 2. На самом деле разницы нет; функциональность такая же. Вы можете использовать тот метод, который вам удобнее.

Вы можете указать исключения для ограниченного форматирования и редактирования или людей, которым разрешено свободно редактировать документ. Нажмите ссылку «Больше пользователей…» в разделе «Исключения (необязательно)» панели «Ограничить редактирование».

В диалоговом окне «Добавить пользователей» вы можете добавить пользователей с текущего компьютера, из домена, в который входит текущий компьютер, или введя чей-либо адрес электронной почты. Разделяйте всех пользователей и адреса электронной почты точкой с запятой и нажмите «ОК», когда закончите..

Люди, которых вы добавили в диалоговом окне «Добавить пользователей», отображаются в поле «Отдельные лица» в разделе «Исключения (необязательно)» панели «Ограничить редактирование». Выберите документ полностью или частично, который вы хотите, чтобы человек мог редактировать, а затем установите флажок для этого человека в поле «Отдельные лица»..

Теперь, когда вы ограничили форматирование и редактирование документа по своему усмотрению, вы должны сказать Word, чтобы начать применять защиту, чтобы он вступил в силу. В разделе «Начать принудительное применение» на панели «Ограничить редактирование» нажмите «Да, Начать принудительную защиту».

В диалоговом окне «Начать принудительную защиту» убедитесь, что выбрана опция «Пароль», дважды введите пароль и нажмите «ОК».

Обратите внимание, что пароль не требуется и не полностью защищает документ (документ не зашифрован). Это просто помогает предотвратить отключение ограничений форматирования и редактирования..

Если вы выберете «Аутентификация пользователя», вы, вероятно, увидите следующую ошибку:

«Ваш компьютер не настроен для управления правами на доступ к данным (IRM). Чтобы настроить IRM, войдите в Office, откройте существующее сообщение или документ, защищенный IRM, или обратитесь в службу поддержки ».

Мы рекомендуем использовать пароль. Это намного проще.

После того, как ограничения введены в действие, на панели «Ограничить редактирование» отображается соответствующий текст, позволяющий рецензенту выполнять только допустимые задачи редактирования и форматирования..