Зачем вам формулы и функции?

Этот класс How-To Geek School предназначен для людей, которые используют Excel или пытаются использовать Excel, но их пугает концепция формул и функций. Его цель - сделать вас профессионалом Excel или хотя бы компетентным любителем всего за несколько уроков..

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

1. Зачем вам формулы и функции?
2. Определение и создание формулы
3. Относительная и абсолютная ссылка на ячейку и форматирование
4. Полезные функции, которые вы должны узнать
5. Поиск, диаграммы, статистика и сводные таблицы

Замечания: для непосвященных это самый первый урок в первой серии для How-To Geek School. Мы будем проводить новый урок каждый будний день, с понедельника по пятницу, с этого момента и до тех пор, пока не рассмотрим все темы. Так что следите за обновлениями, и мы сделаем официальное объявление о том, как это работает на следующей неделе.

Что такое Excel и зачем он нам?

Если вы администратор офиса, вы, вероятно, используете Excel. То же самое, если вы продавец. Если вы финансовый аналитик, конечно, вы необходимость Excel. Для этих и многих других профессий работа с электронными таблицами является важным инструментом в повседневной жизни..

Люди, которые являются математическими волшебниками, вероятно, сразу же перейдут в Excel и будут использовать его как естественное продолжение своих вычислительных процессов. Большинству из нас ... возможно, нужна помощь в этом отделе.

Если вы не обращали внимания на уроки алгебры в старшей школе, не волнуйтесь! Все, что вам нужно сделать, это выучить некоторые базовые знания формул и функций из этой серии How-To Geek School и применить их в своей работе..

Если вы не знаете, нужен ли вам Microsoft Excel, вам, вероятно, не показали, что он может делать. Как только вы знаете, тогда вы можете найти способы использовать его в своей работе, чтобы облегчить сложные и утомительные задачи.

Microsoft Excel - это больше, чем просто программа для ввода имен и номеров. Например, если вы просто хотите перечислить имена учеников в вашем классе, вы можете просто сделать документ Word. Word отлично подходит для написания эссе и составления списков, но для расчетов вам нужны формулы и функции Excel.

Краткий обзор интерфейса Excel

Прежде чем мы углубимся, давайте кратко рассмотрим интерфейс Excel. Вы, возможно, уже знаете все эти вещи, но это никогда не повредит пересмотреть.

Когда вы открываете пустую электронную таблицу Excel, она называется «рабочей книгой» или «книгой», а каждая электронная таблица в книге называется «рабочей таблицей» или «листом».

В верхней части приложения доминирует «лента» (серая), которая подразделяется на «вкладки» (красная), которые затем подразделяются на «секции» (синие).

Ниже ленты находится «поле с именем», которое позволяет вам переименовывать «ячейки», а затем справа от него находится область, где вы можете создавать свои важнейшие «формулы». Если вы наводите курсор мыши на каждый значок, вы можете увидеть цель каждой кнопки, но больше всего нас интересует широкая область, где будут отображаться наши формулы и функции.

Наконец, рабочий лист упорядочен в «столбцы» (обозначены буквами) и «строки» (обозначены цифрами). Каждое местоположение является «ячейкой», а группа ячеек называется «диапазоном». Если у вас есть несколько листов в книге, вы можете быстро пролистывать их, используя вкладки под листом. Ниже, в серой строке состояния, вы можете настроить просмотры страниц и уровень масштабирования..

Все, довольно просто, и просто краткий обзор некоторых терминов, с которыми вы столкнетесь в этой серии HTG School.

Что такое функция?

Функция - это вычисление или операция, которая возвращает результат. Входные данные в функции называются «аргументами».

Все функции начинаются со знака равенства [=]. Таким образом, Excel знает, что нельзя рассматривать аргументы как текст. Например, = AVERAGE (2,4) - это функция, а AVERAGE (2,4) - это просто строка текста. Без знака равенства Excel не будет рассчитывать результат. Аргументы в этой функции 2 и 4.

Обратите внимание, что Excel использует заглавные буквы для перечисления функций, но вы можете использовать строчные или прописные буквы при их написании.

В Excel «Функциональную библиотеку» можно найти на вкладке «Формулы»..

Существует 13 категорий функций, некоторые из которых:

• Математическое: AVERAGE () - вычисляет среднее значение ряда чисел.
• Дата и время: DATEVALUE () - преобразует строку текста, например «30 ноября 2013», в число, чтобы вы могли использовать это число в других функциях даты и времени. Вы не можете делать математику с датами, если сначала не конвертируете их в числа. Мы объясним это подробно в уроке 4.
• Текст: LEN () - возвращает длину строки. Например, = LEN («Excel») равен 5.
• Логическое: IF () - функция IF () записывается как = IF (, затем A, иначе B). Итак, если «тест» верен, то результатом является A; если «тест» не соответствует действительности, то B.
• Поиск и справка: они необходимы для поиска значений в других местах электронной таблицы. Например, VLOOKUP просматривает таблицу значений, чтобы найти одну ячейку.

Как вы могли бы использовать этот последний? Ну, чтобы получить день недели в тексте из функции даты. Вы можете использовать VLOOKUP для сканирования таблицы, чтобы превратить это число во что-то более простое для понимания, например, «среда».

Существуют также специальные функции для финансовой, инженерной и статистической деятельности, которые перечислены отдельно в меню «Дополнительные функции»..

Что такое формула?

Формула - это комбинация «операторы», «операнды» и «функции».

Например, функция = SUM добавляет список чисел (он так часто используется, который указан в первом меню в Excel, сокращенно греческой буквой Sigma (Σ), что является обозначением, которое математики используют для суммирования ряда ).

Вы используете формулу, например, производите вычисления вручную. Например, вы можете поместить свой семейный бюджет в формулу, например:

Остаток наличными = (4 * недельная зарплата) - ипотека - питание - коммунальные услуги

Операторы умножают [*] и вычитают [-]. Операндами являются значения «недельная зарплата», «ипотека», «еда» и «коммунальные услуги». В результате получаются «оставшиеся деньги».

Имена и адреса

Значения «еда» и другие операнды - это имена, которые вы определяете в Excel. Без «имени» вам придется использовать «адрес».

Адрес ячейки записывается с использованием записи строки-столбца. В строках даны цифры, а в столбцах буквы. Первая ячейка в электронной таблице - А1. Когда вы достигли конца алфавита, строки нумеруются AA, AB, BA, BB и т. Д..

Формулы могут быть более сложными, чем пример семейного бюджета. В старших классах вы узнали, что площадь круга равна радиусу, умноженному на квадратный или πr.².

В Excel вы можете написать это по формуле = PI () * radius ^ 2.

Здесь PI () является функция возвращает число 3.14, а «радиус» - это «имя», которое мы дали ячейке, содержащей радиус; «операторы» - это показатель степени (^) и множитель (*).

Порядок и приоритет

Круглые скобки используются для указания порядка и приоритета в вычислениях.

Площадь круга также можно записать πrr, но не (πr)², поэтому вам нужно понять порядок и приоритет, чтобы получить правильный ответ. Экспоненты оцениваются перед умножением, поэтому в этом случае скобки не нужны. Функция сначала возводит радиус в квадрат, а затем умножает его на Pi.

Если вы хотите устранить любые возможные сомнения, вы можете быть явными и написать = Pi * (radius ^ 2).

Мы рассмотрим порядок и приоритет в уроке 2.

Далее…

В оставшейся части этой серии мы сосредоточимся на четырех ключевых областях:

Урок 2. Определение и создание формул

Для начала, первый пункт, который нужно изучить, это как создать формулы и понять основные правила:

• Как создать формулу
• Расчетные операторы
• Порядок и приоритет
• Продемонстрировать, как функция используется в формуле

Урок 3: Ссылка на ячейку и форматирование

В этом уроке мы обсудим три типа ссылки на ячейку (относительную, абсолютную и смешанную), форматирование, способ перемещения или копирования и формулы, а также циклические ссылки.

Предположим, у вас есть формула в ячейке B1, которая гласит: = A1 * 2. Если вы скопируете эту формулу в ячейку B2 (одна ячейка справа), ссылка на ячейку тоже изменится.

Новая формула говорит B1 * 2. Вы можете использовать знак доллара ($), чтобы привязать ссылку на ячейку, чтобы ее копирование не изменилось, куда она указывает (не волнуйтесь, мы немного разберемся с этим).

Урок 4: Полезные функции, которые вы должны узнать

Этот урок объясняет некоторые из наиболее часто используемых функций и как мы можем применять их в полезных вычислениях и как «вкладывать» функции.

Вложить функцию означает поместить одну функцию в другую. Например, если вы хотите знать, какой сегодня день, напишите = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () дает сегодняшнюю дату, а WEEKDAY () превращает ее в число от 1 до 7. NOW () «вложено» в WEEKDAY ().

Урок 5. Расширенные функции: If, Nested-If и Поиск

Если вы хотите создавать сложные модели или алгоритмы, вам нужно знать, как комбинировать логические и поисковые функции, включая IF и вложенные IF-операторы и операции поиска, включая VLOOKUP и HLOOKUP..

Примером функции поиска может быть = COLUMN (). Это дает номер столбца ссылки на ячейку, например, A = COLUMN (A1).

Мы также кратко рассмотрим сводные таблицы. Сводная таблица используется для извлечения значения из данных. Например, вы можете взять список продаж и сгруппировать их по регионам или менеджерам по продажам, чтобы дать вам итоги для каждого.