Руководство для начинающих по использованию функции заметок в Outlook

Учитывая количество сообщений электронной почты, которые вы получаете в данный день, трудно сохранить их все прямыми, независимо от того, как вы организуете свой почтовый ящик. Сегодня мы покажем вам, как использовать функцию заметок, чтобы помочь лучше организовать.

Одна из функций Outlook, о которой много не говорят и, возможно, недостаточно используют, - это Notes. Использование заметок в Outlook может помочь вам запомнить важные идеи и организовать свою работу. Здесь мы рассмотрим использование Notes в Outlook 2010, но эта функция доступна в Office 2002 и более поздних версиях..

Использование заметок в Outlook 2010

Чтобы получить доступ к заметкам в Outlook 2010, нажмите кнопку «Заметки» на панели навигации..

Вы также можете нажать кнопку со стрелкой, чтобы показать больше или меньше элементов. Таким образом, вы можете иметь заметки в виде кнопки большего размера для более легкого доступа, если вы используете его много.

Функция заметок открывается и для создания новой заметки нажмите Новая заметка с ленты.

После того, как вы создали заметку, просто закройте ее, и она автоматически сохранится в вашем списке..

На вкладке «Главная» в текущем представлении вы можете изменить параметры просмотра заметок. Здесь мы установили Список заметок так что мы можем легко увидеть содержимое заметки и другую подробную информацию.

Если они отображаются в виде значков, можно навести указатель мыши на заметку и просмотреть предварительный просмотр ее содержимого..

Вы также можете сортировать свои заметки в алфавитном порядке в режиме просмотра значков. Щелкните правой кнопкой мыши пустую область в окне и выберите «Сортировать» в контекстном меню..

На экране сортировки выберите Сортировать предметы по теме и если вы хотите, чтобы это было По возрастанию или По убыванию и нажмите ОК.

Там вы идете! Ваши заметки затем сортируются в алфавитном порядке. Вы также можете отсортировать их по цвету, контакту, значку и т. Д..

Если у вас есть несколько открытых заметок в Windows 7, вы можете легко получить к ним доступ с панели задач вместе со всем остальным, что вы могли открыть в Outlook.

Добавить новую кнопку заметки на панель быстрого доступа

Если вы обнаружите, что часто используете функцию Notes, возможно, вы захотите добавить ее на панель быстрого доступа. Чтобы добавить его, нажмите раскрывающееся меню и выберите Больше команд.

Откроется окно параметров Outlook ... выпадающего меню команд и выберите Все команды.

Затем прокрутите вниз, выделите New Note и нажмите кнопку Add..

Вы должны увидеть его в разделе «Настройка панели быстрого доступа», нажмите «ОК», чтобы закрыть параметры Outlook..

Теперь вы увидите значок «Новая заметка» на панели быстрого доступа..

Нажмите на нее, и вы сможете создать новую заметку, просматривая папку «Входящие», не заходя в раздел «Заметки»..

Почтовые заметки

Еще одна полезная функция Notes в Outlook - вы также можете отправлять им электронные письма. Щелкните правой кнопкой мыши заметку, которую вы хотите отправить, и выберите Переслать.

Теперь отправьте его, как любой другой адрес электронной почты..

Вы также можете связать заметки с вашими контактами. Откройте заметку, щелкните значок в левом верхнем углу и выберите «Контакты»..

Теперь введите имя контакта, с которым вы хотите связать заметку, или нажмите кнопку Контакты, чтобы просмотреть список контактов..

Переместить или скопировать заметки в календарь или другие папки

Иногда вы можете захотеть переместить или скопировать ваши заметки в другое место в Outlook. Здесь мы рассмотрим копирование заметки в календарь. Выберите раскрывающееся меню «Переместить» на ленте, затем выберите, чтобы переместить или скопировать его в другое место..

Выберите, куда вы хотите переместить или скопировать его в… в этом случае Календарь, затем нажмите OK.

Календарь откроется, и вы сможете перейти и запланировать его так, как вы хотите. Примечания

Настройте свои заметки

Если вас не устраивает внешний вид ваших заметок в желтом цвете, их можно настроить. Перейдите на вкладку «Файл» для доступа к представлению Backstage и нажмите «Параметры»..

Нажмите «Заметки» и «Журнал», и в разделе «Примечания» вы можете настроить цвет, шрифт и размер..

Вот пример примечания после того, как мы настроили цвет, размер и шрифт.

Заключение

Если вы живете в Outlook в течение рабочего дня и хотите быстро и легко изложить свои мысли, вам может пригодиться функция заметок. Это руководство, безусловно, должно помочь вам начать понимать и использовать Notes в Outlook. Как насчет вас? Используете ли вы функцию заметки? Считаете ли вы их полезным инструментом для лучшей организации вашей работы? Оставьте комментарий и дайте нам знать.