Руководство для начинающих по настройке электронной почты с помощью Zohomail

Если вы управляете малым или средним бизнесом, почтовый сервис с настраиваемым доменом может быть очень полезным в оптимизации координации с вашей командой. Было время, когда вы могли получить бесплатный почтовый сервис из Служб Google или live.com с настраиваемым доменом. тем не мение, подписка на платные версии этих почтовых сервисов может быть слишком дорогим.

К счастью, есть еще один провайдер, который предлагает бесплатный почтовый сервис с настраиваемым доменом, и ряд полезных функций, например, Zoho Mail. В этой статье мы собираемся проведет вас через различные аспекты Zoho Mail и как их включить. Итак, давайте посмотрим на следующее.

Зачем использовать облачный провайдер электронной почты

Вы можете быть удивлены, почему вы должны использовать другой почтовый сервис, пока ваш веб-хостинг также предоставляет услуги электронной почты. Есть несколько причин, почему вы должны использовать почтовый провайдер, особенно облачный / SaaS сервис, как Zoho Mail вместо того, который предоставляет ваш веб-хостинг.

Лучшая надежность и доступность. Облачные провайдеры электронной почты используются многими организациями и более надежный, чем почтовый сервер что ваш веб-хостинг обеспечивает
Больше места в папке «Входящие» на пользователя. Если вы используете службу электронной почты от вашего веб-хостинга, Входящие будут только частью общего дискового пространства что они предоставляют. Если у вас есть 10 ГБ дискового пространства на сервере, и вы уже используете 5 ГБ для своего веб-сайта, базы данных и содержимого, то вы можете использовать только 5 ГБ для всей компании. С Zohomail вы можете дать 5 ГБ пространства для входящих сообщений каждому пользователю.
Приложения для совместной работы. Это не только электронная почта, вы также можете использовать Zoho Docs и CRM и множество приложений Zoho для сотрудничества внутри вашей компании.
Дополнительные пользователи через рефералов. По умолчанию вы можете получить 10 учетных записей пользователей в Zoho Mail, однако, если кто-то регистрируется в Zoho Mail от вашего реферала, вы можете получить до 15 дополнительных аккаунтов на 3 реферала.

Регистрация Zoho Mail

Откройте Zoho Mail и нажмите Начать сейчас
выберите Подписаться на БЕСПЛАТНОМ пакете Zoho Mail
Введите доменное имя и нажмите Добавить домен. Если у вас еще нет домена, вы также можете купить домен через Zoho Mail.
Введите свои данные на этой странице. Ваш Zoho Mail ID будет вашей учетной записью администратора. Заполнив эту форму, нажмите Подписаться
Ваша учетная запись Zoho Mail почти готова. Теперь пришло время подтвердить право собственности на домен. Нажмите на Приступить к подтверждению владения доменом
Zoho Mail выдаст имя хоста, которое вам нужно создать как псевдоним zmverify.zoho.com
Ниже приведен образец создание псевдонима / CNAME на DNS-панели Namecheap.
После создания псевдонима / CNAME на панели DNS вы можете нажать проверить, а также проследовать

Настройка Zoho Mail

После регистрация учетной записи Zoho Mail для вашего домена и подтверждение домена право собственности, теперь пришло время настроить свой аккаунт.

Создайте свой первый аккаунт под своим доменным именем. Это также ваш администратор для вашей учетной записи.
Вы можете добавить пользователей на этом шаге если у вас уже есть пользователи.
Группы полезно для общего адреса например, [email protected] или [email protected], это гарантирует, что электронная почта, которую отправляют потенциальные клиенты или клиенты всегда читается кем-то из вашей команды. Вы можете создавать группы на этой странице, однако в этой статье я пропущу этот шаг.
Mail Exchange Record или MX Record - это значение DNS, которое сообщает почтовым серверам кто отвечает за обработку вашей электронной почты. На этой странице вы увидите запись MX, которую вы должны создать для своего домена. имя хоста должно быть @, что означает yourdomain.com, а не ваш поддомен. Возможно, вы не сможете изменить приоритет на 10 и 20. Можно использовать другой номер, например 1 и 5 или 5 и 10, если номер приоритета для mx.zoho.com меньше, чем mx2.zoho.com
Ниже образец MX-запись на DNS-панели Namecheap
Вы можете перенести вашу электронную почту с вашего веб-хостинга на Zoho Mail. Вы можете использовать POP или IMAP для переноса писем со старого почтового сервера на Zohomail. По предложению Zoho Mail лучше перенести электронную почту после изменения записей MX.
На этой странице вы можете увидеть ссылки на учебники по настройке почтового клиента. Если вы предпочитаете использовать настольный почтовый клиент, вы можете следовать руководству для вашего почтового клиента.
Через эту страницу, вы можете настроить доступ с вашего мобильного устройства. Однако в этой статье мы пропустим этот шаг.
Для последнего шага, вы можете нажать Нажмите здесь, чтобы войти в Zoho Mail

Конфигурация записи SPF

Sender Policy Framework или SPF - это текстовая запись DNS связан с доменом для идентификации серверов, которым разрешено отправлять электронные письма для конкретного домена. Получатель использует запись SPF для убедитесь, что это разрешенный сервер, который отправляет им письма.

Для Zoho Mail вы можете создать новую запись TXT для вашего домена с записью ниже:

v = spf1 mx включает в себя: zoho.com ~ все

Ниже скриншот TXT-запись для SPF-записи.

Конфигурация DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) - это система проверки электронной почты, которая была предназначен для предотвращения подмены. Получатель проверит наличие записи DNS, содержащей открытый ключ.. Используя этот открытый ключ, получатель может убедиться, что сообщение, включая вложение, не было изменено во время транспортировки.. Мы можем использовать DKIM на Zoho Mail, и далее мы покажем вам, как выполнить его настройку..

С вашей почтовой панели вы можете выбрать Панель управления > Почта и документы.
выберите Настройки организации под Администрирование почты, а затем выберите Вкладка DomainKeys.
вход Имя записи TXT, используя уникальное имя для идентификации Zoho Mail, например zoho или zohomail (здесь я использую zohomail). Нажмите Создать новую запись в генерировать новое значение TXT.
Создав новое значение TXT, вы можете создать новая запись DNS с типом записи TXT.
Ниже приведен образец DNS-запись на DNS-панели Namecheap.
После создания новых записей DNS вы можете нажать на Начать аутентификацию кнопка. После успешной аутентификации кнопка изменится на Остановить аутентификацию

Доступ к Zoho Mail с использованием пользовательского URL

Вы можете получить доступ к Zoho Mail с https://www.zoho.com/mail/login.html или просто открыть Zohomail.com и нажать «Войти» в правом верхнем углу страницы. Однако, чтобы облегчить пользователям доступ к веб-сайту Zoho Mail, вы можете создайте пользовательский URL для страницы входа, например: mail.domain.com или webmail.domain.com вместо длинного URL выше.

Что вам нужно, это создать псевдоним или CNAME для вашего пользовательского URL в business.zoho.com. Ниже приведен скриншот создания CNAME в управлении доменом Namecheap..

Установка двухфакторной аутентификации

Для повышения безопасности вашей учетной записи электронной почты вы можете использовать двухфакторную аутентификацию или TFA, чтобы иметь дополнительный метод безопасности рядом с паролем. Даже если кто-то знает ваш пароль, он не может войти в ваш аккаунт до тех пор, пока они не имеют доступа к устройству TFA.

Ниже приведено объяснение того, как настроить TFA для вашей почты Zoho учетная запись.

Нажмите на свой аватар в правом верхнем углу и выберите Мой аккаунт
Нажмите Настройтесь на защиту сейчас
выберите Google Authenticator, щелчок следующий
Вы можете отсканировать QR-код, представленный Zoho Mail с помощью Google Authenticator. Он доступен для Android в Google PlayStore, для устройства iOS в iTunes, а также для Blackberry. Вам также может понадобиться Сканер штрих-кода. Для Android я использую один предложено Google Authenticator Сканер штрих-кода от ZXing Team
Здесь вы также будете показаны как создать устройство MFA с помощью смартфона Android. Открой Сканер штрих-кода чтобы мы могли отсканировать QR-код, предоставленный Zoho Mail.
я имею два приложения-аутентификатора на моем телефоне так что я получаю этот экран, чтобы выбрать между Google Authenticator и Duo Mobile. Для этого я выберу Google Authenticator.
Вы получите подтверждение на сохранение ключа для своей учетной записи.. Нажмите ОК
если ты только что начал использовать Google Authenticator, он покажет только один аккаунт. Поскольку у меня есть несколько аккаунтов, использующих это программное обеспечение, это будет последний из списка. Число, показанное здесь, является код подтверждения, который вы должны ввести на следующем шаге. Введите код подтверждения и нажмите проверить. Если вы используете свой собственный компьютер, вы также можете нажать Надежные браузеры так что вас больше не спросят о TFA. , а затем нажмите проверить
Введите свой текущий пароль и нажмите Включи
Настройка TFA почти завершена. Теперь нам нужно подтвердить номер телефона. Этот шаг не является обязательным, хотя.
Введите номер телефона и нажмите Отправить код. Zoho Mail отправит вам текстовое сообщение с кодом подтверждения.
Введите проверочный код, который отправила Zoho Mail, и нажмите проверить
У вас будет Резервные коды подтверждения.
Вы можете сохраните эти коды как текст или распечатайте их. Вы можете использовать эти резервные коды в качестве аутентификаторов, если вы потеряете свой телефон.
Если вы используете двухфакторную аутентификацию, вам необходимо создать специфичные для приложения пароли для каждого приложения который вы используете для доступа к Zoho Mail, включая ваш почтовый клиент на рабочем столе. Чтобы сделать sp, нажмите Продолжить на этом этапе.
Настройка двухфакторной аутентификации завершена. Вы можете нажать Показать мои предпочтения перейти на страницу настроек.
На странице настроек вы можете увидеть ваши Резервные коды подтверждения, настройка Пароли для конкретных приложений, а также ваш текущий Надежный браузер.

Установка специфичных для приложения паролей

Как я упоминал ранее, если вы используете TFA в своем аккаунте, вам необходимо генерировать пароли для каждого приложения, которое вы используете для доступа к Zoho Mail. В следующих шагах мы узнаем, как его выполнить.

Нажмите Управление паролями приложений
Введите имя для этого пароли для конкретных приложений, а также ваш текущий пароль
Новый пароль приложения будет сгенерирован Zoho Mail. Вы можете увидеть это только один раз, поэтому убедитесь, что вы сохранить пароль сохраненным.
В правом нижнем углу вы можете нажать Показать сгенерированный пароль ссылка на сайт. Вы можете просмотреть список специфичных для приложения паролей отсюда, а также удалить пароль при необходимости.

Управление доверенными браузерами

На сайте account.zoho.com выберите Безопасность, Выбрать Двухфакторная аутентификация и нажмите Управление доверенными браузерами
На этой странице вы можете увидеть список браузеров, которым вы доверяете. Здесь вы можете удалить только определенный браузер.

Тестирование отправки электронной почты

Как только вы закончите все предыдущие шаги, Ваша учетная запись Zoho Mail готова к использованию. Теперь вы можете протестируйте свою новую учетную запись Zoho Mail, отправив тестовое письмо. В следующем примере отправили образец электронного письма на мою учетную запись gmail. Письмо было успешно получен моей учетной записью Gmail.

Теперь давайте проверьте наши настройки SPF и DKIM. Нажмите на нижний треугольник рядом с кнопкой ответа, выбрав Показать оригинал.

Вы можете увидеть здесь, что Google показал ваш Конфигурация SPF и DKIM.

Заключение

В этой информативной статье я попытался показать вам, как зарегистрируйте новую Zoho Mail, настройте Zohomail MX, SPF и DKIM, создайте пользовательский URL получить доступ к почте Zoho, настроить двухфакторную аутентификацию, а также тестовая отправка электронной почты от Zoho Mail.

Теперь вы можете уверенно указывать свой адрес электронной почты в собственном домене и без проблем общаться со своими клиентами или командой..

Примечание редактора: Этот пост написан Мухаммед Панджи для Hongkiat.com. Мухаммед - системный инженер, специализирующийся на Linux, виртуализации и облачных вычислениях. В свободное время он играет с новыми технологиями и ведет блог о технологиях на индонезийском языке. Вы можете найти его в Твиттере.