Пойдите безбумажного, прекратить печатать все и наслаждаться цифровой жизнью

«Безбумажный офис», который нам обещали, кажется, никогда не появится для многих. Однако реальность такова, что безбумажный офис сегодня здесь, если вы хотите им воспользоваться.

Если вы все еще печатаете электронные письма, веб-страницы и другие документы, вы можете остановиться. Существуют более эффективные способы отслеживания вашей информации и более быстрого доступа к ней - в конце концов, вы не можете искать слова на бумажках.

Дело против печати

Печать дорогая и неудобная, требующая часто дорогих чернильных картриджей, бумаги для принтера и новых принтеров, когда этот дешевый струйный принтер неизбежно выходит из строя. Вся эта бумага становится беспорядком, который должен быть правильно организован, иначе вы никогда не сможете найти то, что ищете. Вы не можете получить к нему доступ, когда находитесь вне своего офиса, вы не можете выполнять поиск по нему, и у вас есть только одна копия, поэтому у вас возникнут проблемы, если что-нибудь случится с ним.

Печать была необходима, когда компьютеры были тяжелыми кирпичами, которые были прикреплены к столам. Теперь мы ходим с компьютерами в карманах, планшетами, размер которых приблизительно равен размеру бумаги, и облачными службами, которые могут выполнять резервное копирование и синхронизацию всех ваших документов на всех ваших устройствах. Вы можете искать документы, которые вы сохранили, по словам, которые они содержат, так что вам не нужно настраивать и осваивать сложную систему регистрации.

Как не печатать

Мы, гики, возможно, давно прекратили печатать, но есть много людей, которые до сих пор регулярно печатают электронные письма и веб-страницы. Мы постараемся предложить несколько советов, которые помогут вам отойти от принтера и найти новый способ сохранения и упорядочения информации, которая имеет смысл.

• Создать цифровую картотекуВо-первых, вам нужно решить, где вы будете сохранять вещи, а не печатать их. Это помогает иметь одно постоянное место, где вы сохраняете все. Мы рекомендуем какой-то облачный сервис, который синхронизирует все ваши устройства, чтобы вы могли получить к ним доступ на смартфонах и планшетах, а также на вашем ПК. Многие люди используют Evernote в качестве своего архива для всех своих заметок и документов, но вы также можете сохранить их в облачном хранилище, таком как Dropbox, Google Drive или Microsoft OneDrive. Если вы действительно предпочитаете локальное хранилище, вы можете сохранить свои файлы в одной папке на вашем компьютере, но обязательно сделайте резервную копию. Это будет менее удобно, поскольку вам придется вручную копировать файлы на другие устройства, если вы хотите просматривать их в другом месте..
• Распечатать в PDF: Все, что вы захотите напечатать, будь то квитанция, документ, электронная почта или веб-страница, можно распечатать в PDF-файл. Во-первых, вам нужно установить принтер PDF на ваш компьютер с Windows. Затем вы можете пройти процесс печати в обычном режиме, выбрав виртуальный принтер PDF. Вы получите файл, который вы можете сохранить в Evernote или Dropbox..

• Печать электронных писем: Электронные письма могут быть напечатаны в PDF таким же образом. Вы также можете попробовать пометить их (если вы используете Gmail) или добавить их в специальную папку или ярлык, где вы сможете обратиться к ним позже. Вы можете получить доступ к этим электронным письмам позже с любого устройства с почтовым клиентом - нет необходимости распечатывать.
• Печать веб-страниц: Если вы распечатываете веб-страницы для последующего использования, вы можете вместо этого распечатать их в формате PDF. Вы также можете добавить их в закладки, чтобы просмотреть их позже (ваши закладки могут синхронизироваться на всех ваших устройствах). Если вы хотите прочитать веб-страницу позже, используйте такой сервис, как Pocket или Instapaper, чтобы создать список материалов, которые вы хотите прочитать. Такие службы берут веб-страницу, преобразуют ее в читаемую текстовую статью и даже хранят ее в автономном режиме на мобильных устройствах, чтобы вы могли читать веб-страницу позже, не печатая.
• Печать карт: Вам не нужно печатать карты, если у вас есть смартфон с GPS. Если вы используете Google Maps, вы можете войти в приложение Google Maps и просмотреть список поисковых запросов, которые вы сделали на веб-сайте Google Maps на вашем ПК. Вы также можете просто распечатать карту в PDF, конечно.
• Отправка документов по факсу: Некоторые кальцинированные старые предприятия все еще требуют факсы. Вы можете использовать такой сервис, как HelloFax, для отправки факсов через Интернет. HelloFax предлагает пять бесплатных факсов в месяц - этого должно быть более чем достаточно для домашних пользователей, которым нужно лишь время от времени отправлять бизнес по факсу.
• Когда кто-то настаивает на печатных документахК сожалению, некоторые организации все еще настаивают на печатных документах. Там просто не обойти это. Если они не будут принимать PDF по электронной почте, возможно, вам придется распечатать.
• Что делать с вашими старыми бумажными документами: Легче начать продвигаться вперед безбумажным способом, чем принимать решение о методическом преобразовании всех ваших старых бумажных документов в цифровые версии - это может быть много работы. Тем не менее, вы можете сканировать ваши старые документы в PDF-файлы с помощью сканера.

Использование ваших цифровых файлов

Ваше цифровое рабочее пространство теперь имеет ряд преимуществ, которых нет у бумаги:

• Резервное копирование: Ваши файлы будут сохранены, если вы сохранили их в таких сервисах, как Evernote, Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Если ваш дом сгорит, вы не потеряете важные документы.
• Поиск: Вы можете легко искать по всем своим электронным документам, чтобы найти нужные документы, не просматривая кучу бумаги. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive и даже Windows - все они имеют функции полнотекстового поиска.
• Доступ вездеДоступ к вашим документам можно получить с любого компьютера, смартфона или планшета. Если вы вышли и хотите что-то найти, вы можете сделать это со своего смартфона, а не идти домой и копаться в своих бумагах.
• Нет беспорядка: Вам не нужно беспокоиться о хранении, организации, размещении и удалении документов.
• Нет расходов на печать: Если вам не нужно покупать дорогие чернила, дешевые принтеры и стопки бумаги для принтера, вы сэкономите деньги.

Конечно, некоторые документы могут быть слишком чувствительными для хранения в Интернете. В подобных ситуациях вы всегда можете использовать шифрование - создайте зашифрованный контейнер и сохраните его в таком сервисе, как Dropbox, Google Drive или SkyDrive. Людям понадобится пароль, прежде чем они смогут получить доступ к вашим документам.

Изображение предоставлено: Сара Колб-Уильямс на Flickr, cellanr на Flickr, jeremyfoo на Flickr