Как создать и настроить представление папок в Outlook
Если вы работаете в офисе, то, скорее всего, вы тратите много времени на работу с электронной почтой, скорее всего, в Microsoft Outlook. Стоит потратить немного времени, чтобы Outlook вывел на экран необходимую вам информацию. Для электронной почты лучший способ сделать это с просмотром папок. Вот как они работают.
Что такое папка?
Каждое место, где вы храните свою электронную почту в Outlook, будь то папка «Входящие», отправленные элементы, архив, удаленные элементы или любое другое место, - это папка. Каждая из этих папок по умолчанию выглядит одинаково со столбцами, которые содержат метаданные об электронной почте, такие как отправитель, тема, дата и время получения и т. Д. Outlook группирует электронные письма по дате (с самыми последними вверху), оформляет непрочитанные сообщения жирным синим текстом и показывает прочитанные сообщения обычным черным шрифтом..
Это вид папки по умолчанию.
Но вы можете изменить это представление, если хотите. Вы можете создать разные представления для каждой папки или создать представление папки, которое вам нравится, и применить его к каждой папке. Outlook даже имеет несколько альтернативных встроенных представлений, с которых вы можете начать.
Как перейти на другой встроенный вид
Для начала давайте перейдем к одному из других встроенных видов, нажав Вид> Изменить вид.
Компактный вид - это вид по умолчанию, который используется в каждой папке, но вы можете изменить любой из двух других:
- Не замужем: Это удаляет группировку по дате и показывает все ваши сообщения в виде простого списка..
- Предварительный просмотр: Это (несколько нелогично) удаляет панель предварительного просмотра.
Как настроить существующее представление
Вы можете настроить вид текущей папки, нажав Вид> Настройки просмотра.
Откроется окно «Дополнительные параметры просмотра», в котором вы можете изменить различные параметры представления..
Мы изменим отображаемые столбцы и параметры сортировки в качестве примера. Нажмите «Столбцы», чтобы открыть окно «Показать столбцы»..
Выберите «Упоминание» в правом столбце, нажмите кнопку «Удалить» и нажмите «ОК».
Вернувшись в окно расширенных настроек просмотра, нажмите кнопку «Сортировка», чтобы открыть окно сортировки..
В раскрывающемся меню «Сортировать элементы по» выберите «От» и нажмите «ОК».
Теперь нажмите «ОК» в расширенных настройках просмотра. Вид папки теперь изменился, поэтому столбец «Упоминание» скрыт, а папка отсортирована по человеку, отправившему письмо..
Это всего лишь два быстрых примера того, что вы можете сделать. Вы можете добавлять или удалять множество различных столбцов, группировать и сортировать сообщения различными способами и даже изменять шрифты и стили, используемые для отображения сообщений. Поиграйте с различными вариантами, чтобы найти то, что работает лучше для вас.
Применить вид к другим папкам
После того, как вы настроили свой вид, вы можете применить тот же вид к любой другой папке без необходимости настраивать каждый из них. Нажмите «Просмотр»> «Просмотр параметров» еще раз, и на этот раз нажмите «Применить текущий вид к другим папкам»..
Выберите папки, к которым вы хотите применить вид, и нажмите «ОК».
Вы можете выбрать столько папок (или подпапок), сколько хотите.
Сохранить настроенный вид папки
Вы также можете сохранить свой настраиваемый вид в качестве шаблона, чтобы в будущем его можно было применить к другим папкам. Нажмите View> View Settings снова и выберите команду «Сохранить текущий вид как новый вид».
Откроется окно «Копировать вид», в котором вы можете дать своему представлению имя и выбрать, кто может его видеть. Нажмите «ОК», когда вы все настроите.
Если вы снова нажмете «Просмотр»> «Просмотр настроек», Outlook отобразит ваш новый вид как доступную опцию. Нажмите «Управление видами», чтобы увидеть все виды, к которым у вас есть доступ..
Окно «Управление всеми видами» позволяет добавлять, редактировать и удалять виды, а также просматривать параметры, примененные к каждому виду..
Создать представление с нуля
Если вы хотите создать совершенно новый вид, нажмите кнопку «Создать» в окне «Управление всем видом». Это открывает окно Создать новый вид.
Выберите тип базового вида, с которого вы хотите начать, и нажмите кнопку «ОК». Откроется окно «Advanced View Settings», и вы сможете настроить свой вид так, как вам удобно. Когда вы закончите, нажимайте «ОК», пока не вернетесь в окно «Управление всеми представлениями», а затем нажмите «Применить представление», чтобы применить представление к текущей папке..
Создав новый вид, вы можете применить его к любой другой папке, настроить его дальше или использовать в качестве основы для другого нового вида..
Удалить настройки из представления
Если вы внесли некоторые изменения в существующее представление, вы можете легко вернуться к существующему представлению. Это хороший способ опробовать вещи, не беспокоясь о том, чтобы отменить их, если изменения не работают для вас. Нажмите View> Reset View, чтобы удалить все несохраненные настройки из текущей папки..
С этими инструментами просмотра вы можете заставить ваши папки работать точно так, как вы хотите, и начать приручать этот переполненный список сообщений.
