Как создавать и управлять контактами в Outlook 2013

Outlook не очень полезен, если у вас нет контактов. Конечно, вы можете вводить адреса электронной почты на ходу, но это отнимает много времени и подвержено ошибкам. Лучше, чтобы ваши контакты уже были в Outlook, поэтому вы можете быстро набросать сообщение всего за несколько кликов..

В недавней статье мы обсуждали, как начать использовать Outlook, и сегодня мы хотим расширить это, чтобы включить работу с контактами. Ваши контакты будут центром вашего опыта Outlook, тех, с кем вы переписываетесь и как вы используете приложение.

Как и следовало ожидать, вы можете много работать с контактами в Outlook, и настройка адресной книги перед ее использованием имеет большой смысл.

Создание адресной книги

Чтобы начать управлять своими контактами, первое, что вы хотите сделать, это открыть режим «Люди», чтобы вы могли приступить к работе. Существует довольно много способов добавить контакты в вашу адресную книгу. В начале вы, вероятно, импортируете свою адресную книгу из другого источника, такого как веб-почта или другая программа электронной почты..

Обратите внимание, что для каждой учетной записи электронной почты у вас будет адресная книга. В этой конкретной ситуации у нас есть локальная адресная книга для нашего локального файла данных Outlook, и у нас есть еще одна, связанная с нашей учетной записью электронной почты..

В любом случае давайте рассмотрим основы, так что если у вас нет адресной книги для импорта, вы можете начать добавлять контакты вручную. На следующем скриншоте мы видим часть нашей новой адресной книги, которая пока полностью пуста.

Чтобы начать, просто нажмите кнопку «Новый контакт», и он откроет новое окно контакта. Первое, что может броситься в глаза, это то, насколько он занят, но не бойтесь, если вы посмотрите на многие функции ленты, вы увидите, что это довольно стандартная, общепринятая форма контактов.

Давайте теперь перейдем к поиску и установим контакт для How-To Geek, заполнив соответствующие значения. Вы также можете добавить изображение, которое не нужно, но все же приятное прикосновение к скучной, скучной адресной книге..

После того, как вы закончили вводить свой контакт или контакты, вы можете либо нажать «Сохранить и закрыть», либо вы можете нажать «Сохранить и новый», чтобы создать другой контакт. Давайте сделаем это. У нас есть выбор между созданием совершенно нового контакта или нового контакта для той же компании.

В этом случае мы выберем последнее, чтобы сэкономить время при наборе текста, после чего мы нажмем «Сохранить и закрыть», чтобы открыть наши новые записи адресной книги..

Неплохо, у нас уже есть два контакта, которые мы можем отправить по электронной почте, но, мужик, это отнимает много времени. Было бы намного проще, если бы мы могли перенести контактную информацию из другого источника в Outlook.

Если вы используете службу веб-почты или другую, ваши контакты, скорее всего, там и должны быть импортированы в Outlook. Если вы хотите вводить каждый контакт один за другим, вы, безусловно, можете это сделать, но мы рекомендуем импортировать ваш основной список контактов, будь то из Thunderbird, Gmail или другого почтового сервиса..

Импорт и экспорт записей контактов

Независимо от того, используете ли вы Gmail или Yahoo Mail !, или у вас есть учетная запись электронной почты с 1997 года, которую вы тщательно храните и поддерживаете, контакты и все, неизбежно вам может понадобиться массово добавлять контакты в ваши контакты Outlook..

Для этого вы можете экспортировать контакты из другого источника, а затем импортировать их в Outlook. Обычно это легко сделать, просто зайдя в настройки или параметры из своей учетной записи электронной почты или клиента, а затем выбрав опцию экспорта контактов.

Обычно все, что вам нужно сделать, это импортировать их в Outlook. Это довольно простой процесс, и он будет похож на большинство почтовых приложений. Мы рекомендуем вам прочитать нашу статью, которая объясняет, как экспортировать и импортировать контакты в Outlook, и наоборот.

визитная карточка? Что такое визитка?

Возможно, вы слышали vCards (файл виртуальной карты или .VCF), возможно, вы даже получили одну или использовали одну. vCards - это стандартный формат электронных визитных карточек, которым вы можете обмениваться с другими, например, с помощью электронной подписи или вложения.

Несмотря на это, есть несколько способов обработки vCards в Outlook. Наиболее вероятный сценарий - это когда вам может понадобиться импортировать контакт из или экспортировать в vCard. How-To Geek имеет полное описание этого процесса, который быстро научит вас.

Иногда у вас может быть много vCard, хранящихся в одном файле vCard. Однако, если вы попытаетесь преобразовать этот файл, будет импортирована только первая vCard в файле. Чтобы преодолеть это ограничение, сначала необходимо преобразовать в файл .CSV, а затем импортировать его в Outlook. Мы рекомендуем вам прочитать эту статью для полного описания этого процесса.

Наконец, вы можете экспортировать все свои контакты на отдельные vCards или на одну ведущую vCard, как описано в предыдущем параграфе. Еще раз, у нас есть отличный маленький учебник о том, как это сделать, так что вы должны быть в курсе того, как с легкостью получать ваши vCards в Outlook и из Outlook..

Создание и управление контактными группами

Давайте теперь обсудим группы, так как возможность быстро набросать сообщение для выбранной группы душ гарантирует, что вы не забудете включить кого-либо, и избавит вас от необходимости вводить каждое имя в поле To:.

Чтобы настроить группу контактов, нажмите «Новая группа контактов» на ленте..

После открытия вам нужно будет сначала решить, как вы хотите назвать свою группу (здесь мы называем нашу «CES 2015»), а затем нажать «Добавить участников» и выбрать «Из контактов Outlook». Вы также можете создать новый контакт в fly или выберите другую адресную книгу, например, если вы хотите включить людей из каталога вашей компании.

Из списка мы выбираем членов нашей группы. Помните, что вы можете выбрать участников, удерживая «CTRL» и щелкая левой кнопкой мыши по каждому участнику. Независимо от того, когда вы хотите добавить новых участников, вы выбираете имя или имена и нажимаете кнопку «Участники ->», которая добавит их в группу..

Когда вы закончите, нажмите «ОК».

Вы вернетесь к экрану управления группой, где сможете просмотреть участников своей новой группы и внести другие изменения. Например, вы можете переслать группу в виде контакта Vcard или Outlook, добавить заметки о группе, отправить по электронной почте всю группу или создать собрание только с этими членами группы..

В нашем случае мы просто нажмем «Сохранить и закрыть», чтобы официально создать группу и вернуться в главное окно Outlook. Теперь мы видим нашу новую группу в нашем списке контактов, обозначенную значком группы. Справа вы можете видеть участника группы и значки для выполнения действий. В этом примере доступен только значок электронной почты и кнопка «Изменить»..

Вы должны заметить, что самый быстрый способ отправить группу по электронной почте - просто ввести ее имя в поле «Кому:», поэтому в этом случае мы можем ввести «CES 2015», и Outlook будет знать, чтобы отправить сообщение всем в этой группе..

Параметры людей

Если вы нажмете «Файл -> Параметры», вы сможете настроить Outlook несколькими способами в нескольких разных категориях..

Вот ваши варианты людей. В отличие от других категорий в опциях Outlook, опций People немного и их довольно легко разобрать.

Параметры, которые вы найдете здесь, позволят вам решить, как подавать имена, отображать ли дополнительный индекс, а также отображать онлайн-статусы и фотографии..

Управлять контактами Outlook довольно просто, но, как вы видели, вы можете сделать с ними гораздо больше, чтобы поддерживать их должным образом. Это значительно расширяет возможности Outlook, если в контактах содержится больше информации, чем просто имя и адрес электронной почты..

Тем не менее, если вы все еще неравнодушны к использованию чего-то вроде Gmail в качестве основного поставщика электронной почты, вы все равно можете использовать Outlook, чтобы помочь вам управлять своими контактами, сохраняя их синхронизацию с учетной записью Gmail..