Как создать серверные правила в Outlook

Правила на стороне сервера выполняются на сервере, а не в клиенте Outlook, поэтому они позволяют применять правила до того, как сообщения попадут в вашу систему. Вот как они работают и что с ними можно сделать.

Что такое серверные правила?

Когда вы устанавливаете нормальные правила в Outlook, они работают только тогда, когда приложение Outlook открыто в вашей системе. Они называются клиентские правила потому что они работают в клиентском приложении Outlook. Они отлично подходят для таких вещей, как фильтрация электронной почты в разные папки, потому что правила запускаются при открытии Outlook или при попадании сообщений в папку «Входящие»..

Но что, если вы хотите, чтобы правила закрывались при закрытии Outlook, такие как пересылка сообщений коллеге во время отпуска? Для этого вам нужно серверные правила, которые работают на сервере, который обрабатывает вашу почту, независимо от того, открыт ли на вашем компьютере Outlook. Outlook также позволяет создавать их, поэтому давайте пройдемся по процессу.

Предостережение: Правила на стороне сервера работают, если вы используете Microsoft Exchange для своего почтового сервера (облачный O365 или локальный сервер Exchange), но не если вы используете Outlook для обработки почты от провайдера, такого как Gmail или Yahoo !. Вы по-прежнему можете настроить ответ об отсутствии на работе и правила для учетной записи, не принадлежащей Microsoft, но вам придется оставить Outlook включенным и работающим. Если это то, что вам нужно, у нас есть инструкции для вас.

Как настроить серверные правила

Вы создаете нормальные (клиентские) правила в диспетчере правил, перейдя в раздел Домашняя страница> Правила, но мы их не используем. Вместо этого перейдите в Файл> Параметры и нажмите кнопку «Автоматические ответы».

Чтобы начать создание правила на стороне сервера, нажмите кнопку «Правила».

Это открывает панель «Правила автоматического ответа», и, как вы можете видеть, ничего особенного вы не можете сделать, кроме как нажать кнопку «Добавить правило»..

В открывшемся окне «Редактировать правило» вы можете сформировать новое правило на стороне сервера..

Вы увидите, что параметры этих правил намного проще, чем в диспетчере правил. Это потому, что вы ограничены действиями, которые могут быть выполнены сервером. Если вы хотите, чтобы Outlook воспроизводил определенный звук при получении почты от вашего босса, вы можете сделать это только с помощью правила на стороне клиента..

Допустим, одна из команд отсутствует, и они хотят, чтобы любая почта о How-To-Geek была перемещена в определенную папку и переслана конкретному человеку. Сначала они выбирали опцию «Отправлено мне». Затем они вводили «How-To-Geek» в строке темы. Затем они выбирают опцию «Копировать в» и выбирают папку. И наконец, они проверяют опцию «Переслать», выбирают получателя из адресной книги и затем нажимают «ОК».

Правило добавляется в список правил на стороне сервера и будет запускаться независимо от того, открыт ли Outlook.

Вы можете добавить столько правил, сколько захотите. И, очевидно, вы можете сделать с ними больше, чем простой пример, который мы показали здесь. Вы можете использовать их, чтобы изменить важность сообщений от определенных контактов или содержащих определенные слова в теме. Или вы можете использовать правило на стороне сервера, чтобы удалить определенные типы сообщений, прежде чем они попадут в ваш почтовый ящик.