Как никогда не отправлять документ по факсу

Факсимильные аппараты до сих пор перевозят в офисах по всему миру. Правительственные учреждения, юристы, врачи и другие медленные организации часто все еще требуют факсов - в лучшем случае это неизбежное зло.

Факс часто считается более безопасным, чем электронная почта, хотя на самом деле это не так. Факсимильные аппараты обмениваются данными по телефонным линиям без какого-либо шифрования, а факсимильные аппараты часто хранятся в загруженных местах, где любой человек может легко получить документы..

Альтернативы факсу

Есть много альтернатив факсу. Если вы не ограничены законами или если человек на другом конце требует, чтобы вы использовали факс, попробуйте один из следующих вариантов:

• Документы электронной почтыДа, скромная электронная почта может заменить многие факсы. В любом случае, вы, вероятно, отправляете факсом документ, набранный с компьютера, так зачем использовать факс? Прикрепите файл к электронному письму или просто включите важный текст в электронное письмо..
• Сканирование и электронная почта: Если у вас есть факсимильный аппарат, который также выполняет функции сканера, вы можете использовать его для сканирования бумажных документов на вашем компьютере в виде файлов PDF. Прикрепите эти файлы PDF к электронной почте, чтобы отправить их вместе. Вы могли бы даже попытаться использовать свой телефон для сканирования документа - конечно, это будет не самое лучшее качество, но мы видели некоторые довольно некачественные факсы.
• Загрузить документы: Некоторые организации могут разрешить вам загружать эти отсканированные файлы документов в Интернет, а не просто отправлять их по электронной почте..
• Использовать почту улиткиУлитка - более медленная альтернатива факсимильной связи, во многих отношениях она хуже, но не всегда плоха. Если у вас нет факсимильного аппарата и документ не является срочным, вы, как правило, можете отправить документ большинству организаций, а не отправлять его по факсу. Конечно, вы должны иметь дело с почтовой системой, но, по крайней мере, вам не нужно ничего отправлять по факсу.

Подписывать документы без печати

Возможно, вам придется подписать документы и отослать их кому-нибудь, и как только они будут распечатаны, у вас может возникнуть желание отправить их по факсу. В конце концов, альтернативой будет распечатать документ, подписать его, отсканировать его обратно на компьютер и отправить по электронной почте. Вместо того, чтобы тратить свое время на это, вы можете использовать программное обеспечение, чтобы применить свою настоящую подпись к документу на вашем компьютере. Просто запишите свою подпись один раз, и она будет сохранена как изображение, которое вы можете применить к документам. Вы можете легко подписывать будущие документы, не печатая их.

Если у вас есть планшет со стилусом, вы даже можете использовать стилус для подписи документа прямо на экране..

Отправьте документ по факсу онлайн

Онлайновые факсимильные услуги позволяют отправлять документы по факсу без необходимости использования собственного факсимильного аппарата или даже телефонной линии. Вы используете веб-интерфейс для загрузки документа и ввода номера телефона получателя. Сама служба заботится обо всех вещах последней мили, отправляя факсом ваш документ на удаленный факс через их собственные телефонные линии.

Если вам нужно отправлять факсы редко, эти услуги позволят вам отправлять несколько страниц здесь и там, не тратя ни цента. Если вам приходится чаще отправлять документы по факсу, вам, возможно, придется что-то платить, но вам все равно придется платить за факс и телефонную линию..

Эти услуги технически включают в себя факсимильную связь, но, по крайней мере, они не хотят использовать неуклюжий старый факсимильный аппарат и не требуют наличия стационарного телефона..

Получить факс онлайн

Получение факса может быть головной болью, если у вас есть домашний офис. Ваш факсимильный аппарат должен быть включен и постоянно прослушивать факсы. Вам нужна выделенная линия для приема факсов, чтобы вы не пропустили ни одного факса, когда разговариваете по телефону. Вы можете попробовать попросить людей отправить вам по факсу документ в определенное время, когда вы уверены, что ваш стационарный телефон не подключен.

Вместо того, чтобы справляться со всей этой чепухой, попросите людей отсканировать и отправить вам документы по электронной почте. Вы также можете использовать другие инструменты, если вы не хотите полагаться на электронную почту - например, вы можете использовать JotForm вместе с Dropbox, чтобы создать веб-страницу, где люди могли бы загружать PDF-файлы, и они появлялись бы в папке в вашем Dropbox..

Вы также можете попробовать воспользоваться услугой, которая предоставляет вам выделенный номер факса и позволяет вам принимать факсы там. Как правило, они стоят денег - в конце концов, факс должен заплатить за выделенный номер стационарного телефона и контролировать его для вас. eFax предлагает 10 бесплатных входящих страниц в месяц, хотя они не дают вам никаких бесплатных исходящих страниц. HelloFax позволяет отправить пять бесплатных страниц, но это все. У каждой бесплатной онлайн-службы факсимильной связи есть такая уловка: бесплатное предложение существует, чтобы привлечь вас, в то время как вы должны платить за самые важные функции. Отправка факсов предполагает взаимодействие с факсимильными аппаратами и телефонными номерами фиксированной связи, и это не бесплатно. Он также часто используется в деловых целях, и компании готовы тратить деньги на подобные вещи..

Последнее средство: используйте настоящий факсимильный аппарат, не владея им

Если вы не хотите иметь дело с онлайн-услугами или обычной почтой, и у вас абсолютно нет другого выбора, кроме как отправлять случайный документ в виде факса, есть альтернатива покупке собственного факсимильного аппарата и использованию стационарного телефона. Вероятно, вы можете посетить местный магазин, который предлагает копирование, и они позволят вам заплатить несколько центов за отправку факса. Это не идеально, если вы часто отправляете факсы, но если вам нужно что-то отправлять по факсу один раз в год, это может быть хорошим вариантом.

Конечно, это все еще включает использование факса. Некоторые организации просто требуют факсы, и вам может быть неудобно загружать чрезвычайно важные документы в службу факсов через Интернет. Вы ничего не можете сделать, если вам приходится иметь дело с организацией, которая требует факсов.

Работа с факсами еще будет продолжаться некоторое время, хотя бы из-за правил, поощряющих медицинские и юридические организации продолжать использовать старую факсимильную систему вместо современных альтернатив.

Изображение предоставлено: Абхисек Сарда на Flickr, рассказы о странствующем ёкае на Flickr, AuthenticEccentric на Flickr