Как уменьшить размер вашего файла данных Outlook

Файлы данных Outlook со временем могут стать очень большими, особенно если у вас много вложений. Даже если вы удаляете старые сообщения, размер вашего файла данных Outlook не уменьшается соответственно.

Ваши файлы данных Outlook (файлы PST и OST) включают в себя все ваши электронные письма (во всех ваших папках, включая отправленные электронные письма), контакты, встречи в календаре, задачи и заметки, а также связанные с ними вложения файлов. По мере того, как вы отправляете и получаете больше электронных писем и вложений, добавляете больше встреч в свой календарь и создаете больше задач и заметок, ваши файлы данных Outlook могут легко увеличиться до нескольких гигабайт. Мой - один гигабайт, но это все еще довольно большой.

Даже если вы очистите папку «Удаленные» или автоматически очистите ее при выходе из Outlook, пространство, занимаемое в файле данных, не будет освобождено. Вы можете, однако, восстановить это пространство уплотняя ваш файл данных Outlook. Вот как это сделать.

Шаг первый: проверьте свои учетные записи и удалите то, что вам не нужно

Прежде чем вы пройдете процесс сжатия, вы должны пройти через Outlook и удалить все, что вам не нужно. Мы рекомендуем проверить, насколько велики ваши различные папки, чтобы вы знали, какие элементы освободят больше всего места. Помните, что вы также можете удалять элементы календаря, задач и заметок в дополнение к электронным письмам. Чтобы проверить размеры папок, выберите папку «Входящие» (или любую другую папку) в учетной записи (файл данных Outlook), которую вы хотите сжать, и нажмите вкладку «Файл»..

На экране за кулисами нажмите «Инструменты» и выберите «Очистка почтового ящика» в раскрывающемся меню..

В диалоговом окне «Очистка почтового ящика» нажмите «Просмотр размера почтового ящика»..

Диалоговое окно «Размер папки» показывает размер каждой папки в выбранной учетной записи. Прокрутите и посмотрите, какие папки больше, где вы можете удалить элементы. Нажмите «Закрыть», когда вы закончите.

Чтобы увидеть размер папки «Удаленные», нажмите «Просмотр размера удаленных элементов»..

Наша папка «Удаленные» невелика, но мы все равно должны очистить ее перед сжатием файла данных. Нажмите «Закрыть».

Вы вернетесь в диалоговое окно Очистка почтового ящика. Если вы хотите удалить другие элементы из своей учетной записи, нажмите «Закрыть», чтобы вернуться в свою учетную запись. Выберите любые электронные письма, календарь, задачи и заметки, которые вам не нужны, и нажмите «Удалить». Вы также можете нажать Shift + Delete, чтобы навсегда удалить выбранные элементы, минуя папку «Удаленные».

Шаг второй: очистить папку удаленных элементов

Вы также захотите очистить корзину или папку «Удаленные», прежде чем продолжить. Если в папке «Удаленные» все еще есть элементы, можно очистить папку двумя способами. Одним из способов является нажатие кнопки «Очистить» в диалоговом окне очистки почтового ящика, если оно все еще открыто..

Появится диалоговое окно подтверждения, подтверждающее, что вы хотите навсегда удалить элементы в папке «Удаленные». Нажмите «Да».

Если диалоговое окно «Очистка почтового ящика» не открыто, вы также можете очистить папку «Удаленные» непосредственно в своей учетной записи на панели «Почта». Для этого сначала убедитесь, что панель Почта активна. Нажмите Ctrl + 1, чтобы открыть панель почты, если это не так. Затем щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» в учетной записи, которую вы хотите сжать, и выберите «Очистить папку» во всплывающем меню. Отображается то же диалоговое окно подтверждения, изображенное выше.

Шаг третий: сжатие файла данных Outlook

Теперь, когда вы удалили ненужные элементы и очистили папку «Удаленные», пришло время сжать файл данных Outlook. В главном окне Outlook снова нажмите вкладку «Файл». Затем убедитесь, что экран информации об учетной записи активен. Если нет, нажмите «Информация» в списке элементов слева. Нажмите «Настройки учетной записи», а затем выберите «Настройки учетной записи» в раскрывающемся меню..

В диалоговом окне «Настройки учетной записи» перейдите на вкладку «Файлы данных»..

Выберите в списке файл данных Outlook, который вы хотите сжать, и нажмите «Настройки»..

Если текущая выбранная учетная запись является учетной записью POP3 (PST-файл), отобразится следующее диалоговое окно. Нажмите «Сжать сейчас».

В противном случае, если выбранная учетная запись является учетной записью IMAP (OST-файл), вы увидите следующее диалоговое окно. Нажмите «Сжать сейчас».

Следующее диалоговое окно отображается при сжатии файла данных Outlook.

По завершении процесса сжатия вы вернетесь в диалоговое окно «Файл данных Outlook» (или «Параметры файла данных Outlook»). Нажмите «ОК» или «Отмена», чтобы закрыть его.

Нажмите «Закрыть» в диалоговом окне «Настройки учетной записи»..

Наш файл данных Outlook вырос с 951 МБ до 845 МБ, поэтому мы получили чуть более 100 МБ дискового пространства. Чем больше ваш файл данных, тем больше места вы, вероятно, получите обратно.

Сжатие файлов данных Outlook не только поможет вам сэкономить место на диске, но также может повысить производительность Outlook. Большой файл данных Outlook может ускорить запуск, работу и завершение работы Outlook. Таким образом, периодическое сжатие файла данных Outlook - разумная задача..