Как уменьшить размер документов Microsoft Office, содержащих изображения

Даже в наше время быстрых подключений к Интернету, огромных жестких дисков и множества бесплатных облачных хранилищ размер файлов иногда имеет значение. У вас может быть ограничение на размер файлов, которые вы можете отправлять или получать по электронной почте, или у вас недостаточно места на жестком диске. Вне зависимости от причины, если у вас есть документы Office, содержащие изображения, вы можете значительно уменьшить размер этих файлов..

Office уже работает за кулисами, помогая сохранять небольшие размеры файлов. Более новый тип файла DOCX по сути действует как ZIP-файл, сжимая содержимое файла. Изображения и текст, которые появляются в документе более одного раза, сохраняются в файле только один раз. Таким образом, по крайней мере в более поздних версиях приложений Office вы обнаружите, что большие размеры файлов обычно являются результатом наличия множества различных изображений в ваших документах..

Хорошей новостью является то, что приложения Office также предлагают несколько удобных инструментов для контроля за размерами изображений. В этой статье мы используем Office 2016 (точнее, Word 2016) в качестве нашего примера. Но вы найдете те же инструменты, которые мы обсуждали в других приложениях Office, таких как Excel и PowerPoint, а также в предыдущих версиях Office, возвращаясь по крайней мере к Office 2010..

Сжатие изображений в вашем документе Office

Первый шаг, который вы должны предпринять, пытаясь уменьшить размер файла документа с изображениями, - это сжать эти изображения. Каждое приложение Office предлагает удобный инструмент для этого. Мы используем Word здесь (и это то, к чему мы будем обращаться в следующих шагах), но вы найдете те же функции в других приложениях Office..

В своем документе щелкните любую картинку, чтобы выбрать ее. Щелкните меню «Формат», которое появляется на панели инструментов Office при выборе изображения..

В меню «Формат» нажмите кнопку «Сжать картинки»..

В окне «Сжать изображения» нажмите «Применить только к этому изображению», если хотите сжать только изображение, которое вы выбрали. Если этот параметр не установлен, ваши действия будут применены ко всем изображениям в документе. Выберите «Удалить обрезанные области изображений», если вы обрезали изображения в своем документе и хотите удалить обрезанные области. Просто отметьте, что если вы выберете эту опцию, вы не сможете отменить обрезку позже, если не вставите исходное изображение заново. Вы также можете выбрать разрешение для сжатия изображений. Выберите самое низкое разрешение, которое будет соответствовать вашим потребностям. Нажмите ОК, когда вы закончите.

В зависимости от количества изображений в документе Word может сжать их все за несколько секунд. По завершении сохраните документ и проверьте новый размер файла. Если вы не уверены, что хотите сохранить изменения, вы всегда можете сохранить документ как новый файл, а затем сравнить размеры файлов с исходной версией..

Удалить редактирование информации из картинок

Офисные приложения предлагают все виды великолепных инструментов для редактирования изображений, встроенных прямо в них. Когда вы используете их, Word сохраняет исходное изображение и отслеживает внесенные вами изменения, чтобы вы могли отменить их или вернуться к исходному изображению в случае необходимости. , Если вы довольны тем, как вы отформатировали изображения, вся сохраненная информация для редактирования просто увеличивает размер вашего файла. Если при сжатии изображений в документе размер файла не был достаточно низким, Word также может удалить сохраненную информацию о форматировании. Опять же, вы можете сохранить документ как новый файл перед началом работы, чтобы при необходимости вы могли вернуться к оригиналу..

Открыв документ, откройте меню «Файл»..

В меню Файл выберите Параметры.

В окне «Параметры Word» в левой части окна выберите «Дополнительно»..

В окне «Дополнительные параметры Word» прокрутите вниз до раздела «Размер и качество изображения» справа. Выберите опцию «Отменить данные редактирования», чтобы Word отбрасывал информацию о форматировании при сохранении файла. Другие параметры в этом разделе позволяют защитить документ от сжатия изображений и выбрать разрешение по умолчанию для сжатых изображений (хотя вы всегда можете выбрать новое разрешение при сжатии).

Когда вы это сделаете, сохраните ваш файл (или сохраните как новый файл), а затем проверьте новый размер файла. Скорее всего, он понизился.

В нашем примере мы взяли файл Word («Файл 1.docx» на следующем рисунке), который содержит около 20 изображений хорошего качества и весит почти 48 МБ. Многие из этих изображений были обрезаны, некоторые были изменены, а некоторые были отредактированы другими способами. После сжатия изображений и удаления сохраненной информации о форматировании новый файл («Файл 2 (сжатый) .docx» на следующем изображении) теперь составляет чуть менее 35 МБ, что примерно на 27% меньше размера файла. И чтобы проиллюстрировать встроенное сжатие в формате DOCX, мы также заархивировали этот файл. Как видите, разница в размерах между архивированными и разархивированными файлами незначительна.

И это все! Изображения большие, и они могут быстро увеличить размер документов Office. Но используя встроенные инструменты сжатия в приложениях Office и удаляя старую информацию для редактирования, вы можете значительно уменьшить размер документов Office, содержащих изображения, без особых усилий..