Как настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook для Windows

Если вы знаете, что собираетесь отсутствовать на работе в течение нескольких дней, вы можете настроить помощника по отсутствию на работе так, чтобы он автоматически отвечал, давая людям понять, что вы наслаждаетесь отдыхом, пока они застряли на работе..

Чтобы создать ответ об отсутствии на работе в Outlook, мы создадим шаблон электронной почты с сообщением, которое мы хотим использовать, а затем создадим правило, которое будет отправлять ответ с этим сообщением на все электронные письма, которые мы получаем в течение определенного диапазона дат..

ПРИМЕЧАНИЕ. Outlook должен быть открыт для запуска правила и отправки вашего ответа об отсутствии на рабочем месте. Итак, убедитесь, что ваш компьютер включен и Outlook работает, когда вы находитесь вне офиса.

Шаг первый: создайте шаблон сообщения

Чтобы создать шаблон сообщения в Outlook, убедитесь, что вкладка «Главная» активна, и нажмите кнопку «Новая электронная почта» в разделе «Новый»..

Введите сообщение, которое вы хотите отправить как автоматический ответ в окне сообщения. Не вводите адрес электронной почты или тему. Затем перейдите на вкладку «Файл».

Нажмите «Сохранить как» в списке параметров в левой части экрана за кулисами..

В диалоговом окне «Сохранить как» выберите «Шаблон Outlook (* .oft)» в раскрывающемся списке «Сохранить как тип»..

Вы попадете в папку пользовательских шаблонов. Введите имя для шаблона в поле «Имя файла», сохраняя расширение «.oft», и нажмите «Сохранить».

Если вы хотите скопировать свой шаблон электронной почты для ответа об отсутствии на рабочем месте на другой компьютер или выполнить его резервное копирование, полный путь к папке пользовательских шаблонов C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . замещать с вашим именем пользователя Windows.

Закройте окно сообщения, нажав кнопку «X» в правом верхнем углу.

Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы сохранить черновик сообщения. Вам не нужно, потому что вы сохранили его как шаблон, но вы можете, если хотите. Нажмите «Да», если хотите сохранить черновик, или «Нет», если не хотите.

Шаг второй: создайте правило для автоматического ответа на новые сообщения электронной почты

Теперь, когда у нас есть шаблон для ответа по электронной почте об отсутствии на работе, мы создадим правило, чтобы использовать этот шаблон для ответа на все сообщения, поступающие в течение определенного диапазона дат. Убедитесь, что вкладка «Главная» активна.

В разделе «Перемещение» нажмите кнопку «Правила» и выберите «Управление правилами и оповещениями» в раскрывающемся списке..

Вы также можете щелкнуть вкладку «Файл» для доступа к экрану за кулисами. Убедитесь, что экран «Информация» активен (при необходимости нажмите «Информация» слева), а затем нажмите кнопку «Управление правилами и оповещениями»..

В диалоговом окне «Правила и предупреждения» убедитесь, что адрес электронной почты, к которому вы хотите применить это правило, выбран в раскрывающемся списке «Применить изменения к этой папке». Если вы хотите, чтобы это правило применялось ко всем вашим учетным записям в Outlook, мы покажем вам, как это сделать позже в этой статье. Перейдите на вкладку «Правила электронной почты», если она еще не активна, а затем нажмите кнопку «Новое правило»..

На первом экране диалогового окна «Мастер правил» нажмите «Применить правило к полученным сообщениям» в разделе «Начать с пустого правила». Опция добавлена ​​в поле «Шаг 2: Изменить описание правила (щелкните подчеркнутое значение)». Для этой части правила редактировать нечего, поэтому нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.

Второй экран диалогового окна «Мастер правил» позволяет выбрать условия для проверки при получении сообщений электронной почты. Чтобы ваш ответ об отсутствии на работе был разослан в течение определенного диапазона дат, установите флажок «получено в определенный промежуток времени» в поле «Шаг 1: Выберите условия». Условие добавляется в поле «Шаг 2: Изменить описание правила (щелкните подчеркнутое значение)», как и раньше, но на этот раз есть часть описания для редактирования. Чтобы добавить диапазон дат, нажмите ссылку «в определенном диапазоне дат» в поле «Шаг 2»..

В диалоговом окне «Дата получения» установите флажок «После», щелкните раскрывающийся список и выберите дату, после которой вы хотите получать автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте. Например, если вы хотите, чтобы ваш ответ об отсутствии на работе начал отправляться 8 февраля, выберите 7 февраля в качестве даты после..

Затем установите флажок «До», выберите дату из выпадающего списка справа от флажка «До». Выбранная вами дата должна быть на следующий день после прекращения отправки ответа об отсутствии на рабочем месте. Например, если вы хотите, чтобы 15 февраля был последним днем ​​отправки ответа об отсутствии на рабочем месте, выберите 16 февраля в качестве даты до..

Выбранные вами даты добавляются к условию в поле Шаг 2. Нажмите кнопку «Далее» в диалоговом окне «Мастер правил», чтобы продолжить.

На третьем экране в диалоговом окне «Мастер правил» вы выбираете, что вы хотите делать с входящими электронными письмами в течение диапазона дат. Мы хотим отвечать на все электронные письма, используя шаблон, который мы создали в первом разделе, поэтому мы отмечаем поле «ответить с использованием определенного шаблона» в поле «Шаг 1: Выберите действие (я)». Чтобы выбрать созданный нами шаблон, щелкните ссылку «определенный шаблон» в поле «Шаг 2. Изменение описания правила (щелкните подчеркнутое значение)»..

В диалоговом окне «Выбрать шаблон ответа» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся списке «Искать в».

Выберите созданный вами шаблон (в нашем случае это шаблон ответа об отсутствии на работе) и нажмите кнопку «Открыть»..

Полный путь к выбранному шаблону добавляется к выбранному действию. Нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.

На четвертом экране мастера правил можно выбрать любые исключения, которые вы хотите применить к правилу, например, если вы хотите исключить определенных людей или группы («кроме случаев, когда они принадлежат людям или общедоступной группе»). Мы не собираемся добавлять какие-либо исключения в наше правило, поэтому нажмите кнопку «Далее», чтобы продолжить.

Введите имя для правила в поле «Шаг 1: Укажите имя для этого правила». Поле «Включить это правило» установлено по умолчанию, поэтому правило будет автоматически включено. Не волнуйтесь, все же. Он не будет работать до тех пор, пока не будет указана дата после.

Мы не хотим запускать правило для сообщений, уже находящихся в нашей папке входящих, поэтому не устанавливайте флажок «Запустить это правило для сообщений, уже находящихся в папке входящих». Если вы хотите запустить это правило для всех учетных записей электронной почты в Outlook, установите флажок «Создать это правило для всех учетных записей». Нажмите кнопку «Готово».

Правило добавлено в список. Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Правила и предупреждения»..

Теперь, когда кто-то отправит вам электронное письмо в указанную вами дату, он автоматически получит сообщение в созданном вами шаблоне электронной почты..

Несмотря на то, что отправитель получает автоматический ответ о том, что вы находитесь вне офиса, вы по-прежнему получаете электронное письмо со значком, указывающим, что автоматический ответ отправлен. Тем не менее, вы можете чувствовать себя оправданным, игнорируя его, пока не вернетесь.

После того, как диапазон дат в правиле пройден, правило не будет применяться к входящим электронным письмам. Тем не менее, вы все равно можете отключить правило. Для этого снова откройте диалоговое окно «Правила и предупреждения», как описано ранее, и снимите флажок слева от правила в списке. Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно..

Когда вы используете это правило для отправки автоматического ответа об отсутствии на работе, ответ отправляется один раз каждому отправителю в течение одного сеанса Outlook. Сессия - это когда вы открываете Outlook, пока не выйдете из приложения. Это предотвращает отправку повторяющихся ответов одному и тому же отправителю, который отправляет вам несколько сообщений. Outlook отслеживает, кто получил автоматический ответ во время каждого сеанса, но этот список сбрасывается при выходе из Outlook. Поэтому оставьте Outlook открытым (не выходите и не открывайте заново), чтобы правило работало, и автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте отправлялся всем, кто отправляет вам электронные письма, и поэтому отправители не получают несколько ответов об отсутствии на рабочем месте..