Как использовать правила для управления электронной почтой Outlook.com

Если вы являетесь пользователем Outlook.com, вам может быть интересно узнать, что настройка правил для управления входящими и исходящими электронными письмами может значительно упростить вашу жизнь.

Каковы правила?

В своей простейшей форме правила Outlook - это действия, которые ваша учетная запись электронной почты будет выполнять автоматически в соответствии с указанными вами рекомендациями. Есть две основные категории правил, которые вы можете создать. Это организационные правила и правила, основанные на уведомлениях. Эти правила не имеют обратной силы, что означает, что они будут применяться только к непрочитанным сообщениям..

1. Организуйте свою электронную почту. Эти правила направлены на регистрацию и организацию сообщений на основе отправителей, тематических ключевых слов и папок в вашей учетной записи Outlook. Они полезны для размещения писем в соответствующих папках или категориях..
2. Будьте в курсе - эти правила будут отправлять вам уведомления на основе ваших входящих сообщений. Это полезно, если вы хотите получать уведомления о новых электронных письмах на ваши мобильные устройства.

Создание новых правил в Outlook.com

После того, как вы вошли в свою учетную запись электронной почты Outlook.com, нажмите кнопку «Настройки», а затем опцию «Управление правилами», чтобы создать новое правило..

Теперь нажмите кнопку «Создать», чтобы создать первое правило. Как видите, есть два основных раздела. Слева вы назначите условие или несколько условий для определения адресов электронной почты, к которым будет применяться ваше новое правило. Правая сторона - это то, где вы будете определять, какие действия Outlook предпримет с вашими электронными письмами..

В этом примере мы выберем два из девяти условий, которым должно соответствовать электронное письмо, а также два из восьми действий..

УСЛОВИЯ ДЕЙСТВИЯ

Сначала мы нажмем на ссылку условий, чтобы добавить второе условие. Допустим, что любые электронные письма от «[email protected]», в которых в строке темы указано слово «яблоко», следует отправлять в папку «Apple Emails» и относить их к категории «ВАЖНО !!!»

Сделайте это, отредактировав свое правило до тех пор, пока два раздела не будут похожи на изображения ниже.

Наконец, нажмите «Создать правило» и дайте ему возможность вступить в силу. Отныне любые электронные письма от [email protected], в которых есть слово apple, будут классифицироваться как важные и перемещаться в папку «Apple Emails»..

Если вы хотите отредактировать любое из ранее созданных правил, все, что вам нужно сделать, это нажать на правило и отредактировать его в появившемся окне. Чтобы удалить правило, просто нажмите на маленькую корзину рядом с правилом.

Создать правила из сообщений электронной почты

Страница «Управление правилами» - не единственный способ создания правил для ваших писем. В качестве альтернативы, если вы хотите создать правило на основе полученного вами электронного письма, просто найдите его в папке «Входящие» и щелкните его правой кнопкой мыши. Далее выберите опцию «Создать правило».

Кроме того, вы можете нажать на электронное письмо, чтобы открыть его и создать правило, выбрав опцию в «Расширенном меню».

После этого вы увидите всплывающее окно, как показано ниже, в котором вы можете настроить правило по мере необходимости.

Организация ваших правил

Важно помнить, что Outlook.com будет автоматически выбирать определяемые вами правила и применять их в зависимости от того, в каком порядке они указаны в вашем списке правил. Вот почему так важно организовать ваши правила в соответствии с их порядком важности. Просто нажмите на стрелки вверх и вниз рядом с правилами, чтобы привести их в порядок по мере необходимости.

Пределы правил

Теперь, когда вы знаете, как создавать и организовывать свои правила, вам нужно знать, что существуют также некоторые ограничения для правил в Outlook.com Web App. Существует ограничение на количество правил, которые вы можете создать. По некоторым причинам вам выделено только 64 КБ для ваших правил Outlook.com. Не существует однозначного ответа о том, сколько правил вы можете создать, поскольку размер правил будет зависеть от длины правила и от того, сколько условий и действий вы определили. Как только вы достигнете своего предела, Outlook.com сообщит вам, что вы не можете создавать больше правил. Это когда вам нужно будет консолидировать правила или удалить старые правила, которые больше не нужны.

В дополнение к ограничению количества правил, которые вам разрешено создавать, если вы также используете настольное приложение Microsoft Outlook с правилами, вы можете получить предупреждение о том, что ваши правила конфликтуют с правилами в настольном приложении. Вам нужно будет дважды проверить, чтобы убедиться, что вы можете отключить конфликтующие правила или удалить их при необходимости..

Поздравляем, теперь вы знаете почти все, что вам нужно знать о создании, манипулировании и использовании правил в Microsoft Outlook Web App. Получайте удовольствие от управления цифровыми коммуникациями с легкостью на Outlook.com.