Экономьте время с помощью пользовательских папок поиска в Microsoft Outlook
Поиск в Outlook довольно прост, но зачем вводить одни и те же поиски снова и снова, если вы выполняете их регулярно? Папки пользовательского поиска позволяют сохранять эти пользовательские поисковые запросы, чтобы вы могли вернуться к ним одним или двумя щелчками мыши..
И хотя заманчиво просто думать о пользовательских папках поиска как о сохраненном поиске, на самом деле они круче этого. Поскольку они автоматически обновляются, они на самом деле работают больше как виртуальные папки - аналогично функции меток в Gmail, за исключением более мощных. Хотите папку, в которой отображаются только непрочитанные сообщения от определенного человека, имеющие одно или несколько вложений? нет проблем.
Давайте посмотрим, как их настроить.
Создать предопределенную папку поиска в Outlook
В Outlook уже есть несколько предопределенных папок поиска, которые вы можете использовать. Вы не можете в дальнейшем настраивать любые из них, но на них стоит взглянуть сначала, только если они покрывают ваши потребности.
Для начала, вы найдете ваши папки поиска в нижней части списка папок в вашем файле данных Outlook в левой части окна. Каждый файл данных имеет свою собственную папку поиска, поэтому, если вы используете Outlook для проверки нескольких учетных записей, вы можете настроить разные папки поиска для каждой из них..
Вы даже не сможете выбрать эту папку «Папки поиска», пока не создадите свою первую папку поиска. Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте и нажмите кнопку «Новая папка поиска»..
Откроется окно «Новая папка поиска». Вы увидите несколько предопределенных папок поиска, организованных по категориям, таким как «Чтение почты», «Почта от людей и списки» и «Организация почты». Большинство папок говорят сами за себя, поэтому мы не будем подробно останавливаться на них - вы можете просто просмотреть их.
Здесь мы создаем новую папку поиска, которая показывает непрочитанную почту. Это очень удобная папка поиска, потому что она показывает всю вашу непрочитанную почту, независимо от того, в какой папке она хранится. Просто нажмите на папку поиска, которую вы хотите создать, и затем нажмите кнопку «ОК»..
Довольно просто, правда? Теперь давайте посмотрим на создание собственных пользовательских папок поиска, которые являются гораздо более мощными.
Создайте пользовательскую папку поиска в Outlook
Пользовательские папки поиска позволяют задавать дополнительные критерии, которых нет в предопределенных папках поиска, - вы можете выполнять поиск практически по любому полю, содержащемуся в сообщении Outlook. Что еще более важно, вы можете создать пользовательскую папку поиска, которая использует несколько критериев для выбора сообщений. Например, у вас может быть только одно отображаемое сообщение от определенных людей, в котором есть конкретные слова в строке темы..
Чтобы создать папку поиска, перейдите на вкладку «Папка» на ленте и нажмите кнопку «Новая папка поиска»..
В окне «Новая папка поиска» прокрутите вниз до нижней части списка, выберите параметр «Создать папку пользовательского поиска», а затем нажмите появившуюся кнопку «Выбрать»..
В окне Папка пользовательского поиска введите имя для вашей папки.
Далее вы настроите критерии поиска, поэтому нажмите кнопку «Критерии».
Окно Search Folder Criteria позволяет вам действительно настроить поиск, и вы можете выбрать столько доступных критериев, сколько захотите..
Вкладка «Сообщения» содержит основные критерии, которые позволяют вам искать конкретные слова в теме или тексте сообщения, отправителей и получателей. Вы также можете ограничить поиск сообщениями, в которых вы являетесь единственным человеком в строке «Кому» или в строке «Кому» или «Копия» с другими людьми..
И вы даже можете указать временной диапазон для сообщений на основе того, когда они были получены, отправлены, изменены и так далее. Так, например, вы можете показывать только те сообщения, которые были получены за последние семь дней.
Вкладка «Больше вариантов» предоставляет еще больше критериев для сужения поиска. Вы можете осуществлять поиск по сообщениям в определенных категориях, которые являются непрочитанными или имеют вложения, по важности сообщения, по тем, которые помечены или нет, и даже по фактическому размеру сообщения. Этот последний может быть полезен для поиска и удаления больших вложений, кстати.
Вкладка «Дополнительно» позволяет добавлять критерии на основе всех полей, которые может хранить объект Outlook. Их много, поэтому мы не будем их здесь рассматривать. Но если вам нужно выполнить поиск по чему-то, чего вы не нашли на других вкладках, скорее всего, вы найдете его, нажав кнопку «Поле» и просмотрев меню..
Завершив настройку всех необходимых критериев на этих трех вкладках, нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться в окно папки пользовательского поиска. Есть еще одна вещь, которую вы можете настроить здесь, прежде чем закончите.
По умолчанию пользовательский поиск, который вы создаете, извлекает из всех папок в вашем файле данных Outlook. Если вы хотите ограничить это только определенными папками, нажмите кнопку «Обзор».
В окне «Выбор папок» выберите папки, которые вы хотите включить в поиск, и нажмите кнопку «ОК»..
Затем вернитесь в главное окно «Настройка» и снова нажмите «ОК»..
Outlook создает пользовательскую папку поиска и добавляет ее в представление вашей папки.
Как только вы освоите его, функция «Папка пользовательского поиска» станет достаточно мощной. Вот лишь несколько примеров того, для чего вы можете использовать папки поиска:
- Сообщения от и от вашего босса
- Сообщения с неразрешенными флагами отслеживания по категориям (например, вы можете искать только неразрешенные элементы в личной категории)
- Сообщения с высокой важностью
- Сообщения клиенту и от него (вы даже можете использовать их полный домен в окне поиска и выбрать поиск по всем полям)
- Сообщения с вложениями, размер которых превышает определенный размер (отлично подходит для избавления от больших вложений и уменьшения размера файла данных)
И это только царапает поверхность. Итак, какие папки поиска вы создаете? Дайте нам знать об этом в комментариях!
