Руководство для начинающих по Microsoft Outlook 2013

Многие из нас жаждут организации и производительности. Если вы уже используете Microsoft Office, то у вас уже есть лучший инструмент для удовлетворения этой тяги: Outlook 2013.

Outlook жизненно важен во многих организациях, и не только из-за очевидных навыков работы с электронной почтой, но также из календаря, задач и талантов контактов. Типичная компания может подключить Outlook к серверу Exchange, и каждый может использовать одну и ту же адресную книгу и календари, что делает ее отличным инструментом для совместной работы на уровне предприятия..

К сожалению, большинство людей не имеют установленного сервера Exchange в своем доме и, вероятно, даже не знают, что это такое. Но это нормально, Outlook работает так же хорошо на вашем домашнем компьютере и по-прежнему будет предоставлять все функции, которые делают его таким мощным инструментом производительности: электронная почта, задачи, встречи, адресные книги и многое другое.!

Работа с Outlook - крошечный учебник

Outlook не поразит вас, когда вы впервые откроете его. По сути, это еще одно приложение в экосистеме Microsoft Office, и поэтому в нем будет довольно много знакомых элементов..

Однако, в отличие от других популярных приложений Office, Outlook в значительной степени построен на различных функциях - Word в первую очередь предназначен для создания текстовых документов, Excel - для работы с электронными таблицами, PowerPoint - для презентаций, - но Outlook - это приложение с множеством шляп..

Окно Outlook по умолчанию - входящие, в верхней части - лента, которая скрыта в этом представлении для экономии места на экране..

Любите их или ненавидите их, ленты повсюду в офисе. Нам не нужно больше тратить время на изучение относительных достоинств их существования, очевидно, они здесь, чтобы остаться. Тем не менее, всегда помните, если вы хотите быстро скрыть или показать ленту, просто используйте CTRL + F1.

Если вы нажмете на любую из функций меню вверху, появится лента, и вы сможете выбрать функции и инструменты. Если вы хотите, чтобы лента сохранялась, вы можете использовать «CTRL + F1» или щелкнуть на маленьком значке канцелярской кнопки в правом нижнем углу..

Вкладка «Главная» на ленте изменяется в зависимости от режима, в котором вы находитесь. На приведенном выше снимке экрана мы видим наши параметры для почты..

Ниже вкладка «Главная» была изменена для отображения параметров календаря. Обратите внимание, что лента закреплена, поэтому кнопка изменилась на стрелку на случай, если вы захотите снова свернуть ее (или использовать «CTRL + F1»).

Остальные вкладки ленты - «Отправить / получить», «Папка», «Просмотр» и, конечно же, «Файл» - в значительной степени совместимы для любого режима, в котором вы находитесь. Мы рассмотрим их все подробнее в следующем разделе..

Давайте кратко рассмотрим, как переключаться между режимами и как изменить вид. Вдоль левого края вы видите панель папок. В нижней части этой панели находятся ярлыки режимов Outlook. В этом примере вы видите значки «Входящие», «Календарь», «Люди», «Задачи» и т. Д..

Если вы нажмете на стрелку в верхней части панели навигации, она раскроет панель, в которой будет отображаться дерево папок для вашей учетной записи электронной почты..

Точно так же, если вы переключитесь в режим календаря, вы увидите соответствующий вид на панели папок..

Нажмите на три точки, чтобы получить доступ к другим режимам Outlook, таким как «Заметки», «Папки» и «Ярлыки» Outlook. Выберите «Параметры навигации», и вы сможете изменить порядок отображения элементов навигации..

Отключение «Компактной навигации» понравится пользователям дисплеев с большим разрешением. Вы также можете увеличить или уменьшить количество отображаемых элементов и порядок их отображения..

Send / Receive

Вкладка «Отправить / получить» предназначена специально для функций «Входящие», но будет отображаться и в других режимах («Календарь», «Задачи» и т. Д.), Хотя они не будут иметь одинаковую функциональность..

Например, здесь мы видим вкладку отправки / получения календаря, которая скрывает раздел «Сервер».

В зависимости от того, какой тип почтового протокола вы используете (на первом снимке экрана мы работаем с учетной записью IMAP), вы можете иметь или не иметь возможность загружать только заголовки, отмечать / снимать пометки с сообщений для загрузки и т. Д..

Таким образом, параметры отправки / получения зависят от того, как вы настроили свои учетные записи электронной почты, но вкратце: мы настоятельно рекомендуем IMAP.

скоросшиватель

В целом, вкладка «Папка» одинакова во всех режимах, за исключением «Календаря». Ниже вы видите вкладку Inbox Folder, которая позволяет вам выполнять все виды администрирования папок (если вы не используете учетную запись IMAP, вы не увидите вкладку IMAP).

Кнопка AutoArchive Settings немного сбивает с толку, поскольку она не влияет на то, как ваш почтовый ящик автоматически архивирует старую почту. Если вы хотите, чтобы размер вашего почтового ящика был небольшим и более простым в управлении, вам нужно будет открыть параметры и там перейти к настройке автоархивации. Откройте Параметры и выберите категорию «Дополнительно».

Как только вы найдете опцию AutoArchive, нажмите кнопку «AutoArchive Settings…», чтобы открыть гораздо более полезный диалог, чем тот, который вы получили с ленты.

Как мы уже упоминали, большинство вкладок «Папка» достаточно одинаковы во всем Outlook, за исключением календаря, который обслуживает функции, специфичные для календаря. Например, вы не копируете и не перемещаете папки, вы копируете или перемещаете календари и т. Д..

По большей части вы будете выполнять большую часть администрирования папок в отношении входящих сообщений, потому что очевидно, что электронная почта может быстро стать громоздкой и подавляющей, если у вас нет хорошей структуры и организации папок..

Посмотреть

Параметры просмотра содержат следующие основные функции. Это вкладка «Вид» из папки «Входящие».

Обратите внимание на кнопку Окно напоминаний, которую вы можете открыть в любое время, чтобы проверить свои напоминания, например, если вы пропустили одно или рассеянно отклонили другое. Если у вас есть какие-либо напоминания, вы можете отменить каждое из них, нажать кнопку повтора или просто отменить все за один раз..

Другие вкладки просмотра будут различаться в зависимости от режима. Следующее относится к календарю, который добавляет возможность изменять текущий вид, расположение, цвет и макет. Опять же, раздел «Макет» выполняет много одинаковых действий в Outlook, но важно отметить, что он не универсален, поэтому то, что вы включаете в режимах «Задачи», «Календарь» или «Электронная почта», не будет реплицироваться во всем приложении..

Также важно обратить внимание на раздел «Аранжировка». Вот как выглядит раздел «Расположение» в режиме «Задачи». Обратите внимание, как вы можете сортировать и изменять вид задач для максимального эффекта.

Использование вкладки «Вид» в соответствии с вашими предпочтениями позволит вам быстро просматривать и сортировать информацию по мере ее увеличения и наращивания с течением времени. Ваш календарь не останется пустым, ваши задачи будут размножаться, почта накапливается, и поэтому использование различных схем и макетов может помочь вам стать гораздо более продуктивным, а не слепо вертеться.

Функциональные ленты

Давайте теперь обсудим, как ваши параметры меняются от функции к функции. Здесь есть все, что вам нужно, чтобы вынуть основное электронное письмо, добавить вложения, теги и отформатировать текст. Там нет ничего слишком сложного, и вы должны быть в состоянии создать удивительное сообщение электронной почты.

Сравните это с лентой задач, которая доступна при запуске или открытии задачи. Найдите минутку, чтобы заметить, насколько она отличается от ленты сообщений..

Сравните это с вкладкой Вставка. Вкладка «Вставка» является статической для всего Outlook, вы сможете влиять на содержимое сообщения, задачи, события календаря и т. Д., Используя те же параметры и функции..

Сообщения электронной почты действительно добавляют вкладку «Параметры», которая имеет довольно много полезных функций. Помимо тем, которые могут или не могут быть полезны для вас, есть опция BCC (скрытая копия, когда вы хотите скрыть получателей из заголовка письма) и функции отслеживания. В целом, здесь нет ничего критически важного, но если вам когда-нибудь понадобится запросить доставку или прочитать квитанцию, вам нужно перейти на вкладку «Параметры»..

Вкладка «Формат текста» одинакова независимо от того, с какой функцией вы работаете, и не о чем говорить. Эта вкладка имеет поразительное сходство с функциями форматирования, присутствующими в Word, поэтому, если вы используете Word для написания и форматирования документов, эти элементы управления, вероятно, будут вам знакомы.

Наконец, вкладка «Обзор» - это вкладка «на всякий случай». Вы можете использовать средства проверки правописания на этой вкладке, чтобы проверить правильность написания и грамматику, найти лучшее слово и просто узнать, сколько слов содержится в вашем электронном письме / задании / собрании..

Вкладка «Обзор» одинакова во всем приложении Outlook. Также обратите внимание, что он содержит функции языка, здесь вы можете установить свои языковые настройки и настройки проверки. Вы также можете перевести элементы, например, если вы переписываетесь с иностранным партнером или кто-то отправляет текст на другом языке.

Это в большой степени для дальнейшей функциональности в Outlook. Очевидно, мы пропустили много деталей, но мы чувствуем, что, как только вы понимаете природу системы ленты. Когда вы хотите использовать функцию, вы знаете, где ее искать.

Настройка учетной записи электронной почты автоматически и вручную

Давайте кратко обсудим настройку учетной записи электронной почты автоматически и вручную. Когда вы в первый раз запускаете Outlook, вам будет сложно настроить учетную запись.

У вас есть выбор, вы можете сразу настроить Outlook с учетной записью электронной почты, или вы можете пропустить эту часть и добавить учетную запись позже.

Если вы выберете «Нет», то появится предупреждающее сообщение, в котором будет сказано, что Outlook довольно слабый, хотя бы без одной учетной записи электронной почты. Конечно, вы все равно можете использовать его для отслеживания задач, заметок, ведения календаря и прочего, но Outlook действительно ориентирован на электронную почту.

Имея это в виду, мы настроим Outlook с учетной записью электронной почты. Сначала вы можете попытаться сделать это автоматически, где вы введете некоторую краткую информацию о вашей учетной записи, и приложение попытается автоматически определить настройки.

Иногда это работает, а что-то нет. Если это произойдет, то вы выиграете, и вы можете перейти к следующему разделу. Если это не так или вы знаете, что вам нужно настроить дополнительный тип сервера, выберите опцию «Ручная настройка» и нажмите «Далее», чтобы продолжить..

Ради целесообразности мы создадим существующую учетную запись, используя автоматический метод. Мы опишем ручные методы чуть позже. Если вам нужно настроить учетную запись вручную, рекомендуем перейти к этому разделу. А пока мы просто использовали учетную запись Outlook.com, предоставили наш пароль, и вы видите результат ниже.

Использование Outlook.com является своего рода простым выходом, если вы хотите настроить почту не от Microsoft, вам, вероятно, придется настроить ее вручную. Если вы не знаете, как это сделать, мы рекомендуем вам поискать, как настроить Outlook с вашим конкретным адресом электронной почты..

Тем не менее, в нашем простом примере мы нажимаем «Готово», после чего Outlook открывается в нашей новой блестящей папке «Входящие»..

Ручная настройка учетной записи

Теперь, когда вы достаточно хорошо разбираетесь в основных функциях Outlook, давайте вернемся и обсудим, как настроить дополнительные учетные записи электронной почты. Есть большая вероятность, что вы, как и многие другие люди, имеете две или более учетных записей электронной почты. К счастью, вы можете настроить Outlook для работы со многими различными учетными записями электронной почты, включая POP и IMAP, и вы можете иметь столько учетных записей, сколько сможете обрабатывать лично..

POP и IMAP?

Итак, что мы имеем в виду говорить о POP и IMAP?

Протокол POP или Почтовое отделение существует всегда, и если вы когда-либо использовали почтовый клиент для подключения к электронной почте, предоставленной вашим провайдером, или для получения почты из службы веб-почты, то, скорее всего, вы подключились с помощью POP. POP отлично подходит для загрузки ваших сообщений.

Если вы настроите свою учетную запись для работы с IMAP, Outlook скопирует структуру ваших сетевых папок и будет обычно синхронизировать электронную почту на несколько недель за раз. Ваша электронная почта не будет удалена с сервера, и вы можете просто загружать только заголовки сообщений, что является фантастическим, если в ваших папках тысячи сообщений..

Таким образом, у вас есть POP, который устарел и что-то вроде добавления мачете к вашей электронной почте, а также есть IMAP, который является более утонченным, современным и более подходящим, если вы хотите поддерживать один и тот же почтовый ящик в сети и в автономном режиме.

Как мы уже говорили, мы думаем, что IMAP - намного лучший метод.

Добавление и управление несколькими учетными записями электронной почты

Добавить несколько учетных записей электронной почты и управлять ими в Outlook очень просто. Если вы хотите добавить новую учетную запись электронной почты, нажмите вкладку «Файл» на ленте и нажмите «Добавить учетную запись». Появится экран автоматической настройки учетной записи. Если вы хотите (или хотите) настроить учетную запись вручную, выберите «Ручная настройка» и нажмите «Далее».

Как мы уже упоминали ранее, ваш выбор между типами учетных записей, скорее всего, будет POP или IMAP, а настройка вашей учетной записи в качестве одной или другой, как правило, будет детализирована вашим поставщиком электронной почты. То есть, если вы используете Gmail или Yahoo !, или даже электронную почту, которую дает вам ваш интернет-провайдер, вам следует обратиться к ним или в Интернет за конкретными инструкциями и настройками, которые вам понадобятся для использования с Outlook.

С другой стороны, если вы используете Outlook.com или другую службу типа Exchange ActiveSync, то предоставить информацию будет довольно просто..

После того, как вы добавили свои учетные записи, если вам когда-либо понадобится управлять ими, вы можете выбрать учетную запись, с которой хотите иметь дело, в раскрывающемся списке вверху страницы «Информация об учетной записи» на вкладке «Файл»..

Нажмите «Настройки учетной записи» и «Настройки учетной записи» еще раз. В появившемся окне вы можете создать новую учетную запись, восстановить текущую, удалить ее, установить ее по умолчанию (если у вас их несколько) и, конечно, изменить любые настройки, если это необходимо..

Здесь мы видим настройки для учетной записи Outlook.com. Мы ничего не можем с этим поделать, хотя, если вы недавно изменили свой пароль, вы могли бы быстро это исправить здесь.

Ниже приведена настройка IMAP, которая была настроена вручную в соответствии с настройками, предоставленными Google..

Вау, там происходит намного больше, и нам даже нужно копаться в «Больше настроек ...», чтобы возиться с портами сервера.

Помните, вы должны делать такие вещи только один раз, а потом забыть об этом. Если вы позже не смените пароль или не захотите добавить / удалить учетную запись, ваша работа с настройками учетной записи электронной почты фактически закончится.

Если вы хотите узнать больше о добавлении учетных записей Gmail IMAP в Outlook, у нас есть удобное небольшое руководство, которое поможет вам в этом..

Готов, указан, электронная почта!

Хотя вы можете быть удовлетворены, используя только Gmail или просто Yahoo! Почта для ежедневного использования, если вы используете несколько учетных записей электронной почты, таких как личная, профессиональная и / или рабочая учетная запись, то наличие почтового клиента, такого как Outlook, может исключить переключение между учетными записями, включение встреч в календарь или управление задачами..

Это реальное, жизнеспособное и универсальное решение, и, учитывая то, что Microsoft вновь сосредоточилась на пакете Office, остается важной частью повседневной жизни многих пользователей..

Как только ваши учетные записи электронной почты настроены и готовы, вы можете начать использовать Outlook и изучить все его функции. Вы, вероятно, найдете его довольно простым в использовании, и есть гораздо больше, чем How-to Geek может помочь вам с предыдущими статьями или просто запросив на нашем дискуссионном форуме.