Простая система конвертов для ведения финансовой отчетности
Фото ollily
Не беспокойтесь о том, что у вас нет времени, чтобы утомительно вводить все ваши финансовые транзакции в сложную электронную таблицу или программу. Конвертная система для ведения финансовой отчетности не требует больших затрат на обслуживание, экономична и проста в реализации за короткое время. Все, что вам нужно, это несколько конвертов, резиновая полоса, ручка, шулер, маркер, ящик для хранения, час в конце месяца и все квитанции за месяц..
Система конвертов - это простой и увлекательный способ сохранять, систематизировать и хранить свои квитанции и вести надежный финансовый учет.
Шаг 1. Сохраните все свои поступления в течение месяца
В течение месяца получайте квитанцию за каждую покупку, которую вы делаете. Если кассир не даст вам квитанцию, не забудьте спросить. При совершении онлайн-покупок обязательно сразу распечатайте квитанции. Если можете, распечатайте их на тонкой бумаге и отформатируйте так, чтобы они были похожи по форме и размеру на обычные чеки..
Храните квитанции в кошельке до тех пор, пока они не начнут переполняться, а затем выбросьте их в специальный конверт у себя дома. Обязательно маркируйте конверт чем-то вроде «Текущие квитанции» и храните его в безопасном и легкодоступном месте..
Шаг 2. Организуйте свои квитанции в конце месяца
Прежде чем вы сможете упорядоченно хранить свои записи, вам необходимо организовать квитанции. И прежде чем вы сможете организовать их, вам необходимо завершить каждую квитанцию индивидуально.
Просмотрите каждый и выделите:
- Дата
- Общая сумма потрачена (или возмещена)
- Тип транзакции (например, наличные, дебет, чек, подарочная карта)
Обязательно используйте светлый маркер, чтобы чернила из чека все еще просвечивали. В некоторых квитанциях очень светлые чернила, которые исчезают после выделения. В этом случае просто выделите информацию под прямой линией, чтобы она не попала в информацию..
После выделения, запишите примечания непосредственно на квитанции по мере необходимости:
- Запишите не облагаемые налогом расходы, которые могут быть связаны с бизнесом или на благотворительность
- Обратите внимание, возвращается, почему они были сделаны, сколько денег было возвращено, и новые чистые итоги
- Отметьте любые квитанции, где не сразу видно, где была совершена покупка, кому она была сделана или почему она была сделана.
- Запишите любые разные заметки, которые помогут вам лучше вести учет, возможно, будут получать прибыль в будущем, бюджет в будущем и будут более выгодными потребителями (например, отметив, как использование определенного купона сэкономило вам половину, когда произошла крупная продажа и т. Д.). )
Если вы обнаружите, что на конкретной квитанции недостаточно места для записи этих заметок, напишите их на небольшом листе бумаги и скрепите с обратной стороны соответствующей квитанции. Обязательно напишите напоминание на самой квитанции, чтобы сослаться на дополнительные примечания на следующей странице..
Вот как должна выглядеть окончательная квитанция (обратите внимание, что она является основной для других квитанций под ней):
Как только вы закончите делать заметки, упорядочите партию в хронологическом порядке и сшейте ее. Кроме того, вы можете использовать скрепку. Неважно, если вместо этого вы используете обратный хронологический порядок (с самыми последними квитанциями вверху), но независимо от того, что вы выберете - сохраняйте его согласованным. В противном случае вам будет сложно найти отдельные квитанции позже, когда вам придется переключаться между двумя разными системами заказов..
Шаг 3: Храните квитанции, используя конверты и коробки
Подготовив ежемесячную партию квитанций, поместите ее в конверт. Возможно, вам придется сложить некоторые квитанции, чтобы партия соответствовала. Рассмотрите цветовую маркировку конверта для сезона или месяца, если это поможет вам оставаться организованным.
Затем сложите конверт закрытым (не запечатывая его) и переверните. Используйте черный или темный шулер для маркировки конверта. Следуйте приведенному ниже примеру, указав месяц и год в левом верхнем углу или обозначив их так, чтобы вам было легче работать с ними..
После того, как вы собрали более одного месяца, сложите конверты вместе в хронологическом порядке (сохраняйте его в соответствии с порядком, который у вас есть для фактических поступлений). Положите резинку вокруг пучка.
В конце года все ваши финансовые документы будут упакованы в двенадцать конвертов. За несколько лет вы соберете несколько пакетов.
Храните ваши конверты в коробке. Храните коробку в безопасном и легко доступном месте. Со временем вы можете накопить несколько ящиков, которые будет легко складывать и хранить. И в любое время, когда вам нужно будет сослаться на свои финансовые записи, их будет легко найти и получить к ним доступ..
Идеально использовать визуально привлекательную рамку, которая представляет ваши финансовые цели. Рамка в приведенном ниже примере демонстрирует удобные кресла на расслабляющей пляжной сцене, так как больше времени для отдыха является одним из показателей финансового успеха.
С простой в реализации системой конвертов вы можете хранить все свои финансовые записи в одном месте без особых хлопот. И вы можете развлечься, используя цветные ручки, маркеры и конверты, а также визуально привлекательную коробку, которая поможет вам сосредоточиться на финансовом успехе.!
