Используйте условное форматирование, чтобы выделить важные сообщения Outlook

Outlook позволяет создавать и настраивать представления папок различными способами, например, добавлять и удалять столбцы или группировать и сортировать сообщения. Вы также можете применять правила, чтобы Outlook отображал сообщения различными способами в зависимости от их свойств (например, отправитель, строка темы или отметка времени). Это называется условное форматирование. Давайте посмотрим, как это работает.

ОбновитьОдин из наших читателей обратил наше внимание на то, что условное форматирование доступно только в Windows-версии Outlook и не версия macOS. Спасибо кристи!

Начиная

Чтобы начать настройку условного форматирования, перейдите в View> View Settings.

Вы также можете получить доступ к расширенным настройкам просмотра, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок папки и выбрав команду «Просмотр настроек».

Окно «Advanced View Settings» позволяет настроить вид папки. Нажмите кнопку «Условное форматирование».

Это приведет вас к окну «Условное форматирование», которое вы будете использовать для настройки различных правил форматирования сообщений..

Элементы, отображаемые в списке «Правила для этого представления», являются правилами по умолчанию, которые входят в ненастроенный вид папки. Например, вы можете видеть, что «непрочитанные сообщения» отображаются жирным синим шрифтом Segoe UI размером 11 пунктов.

Как работают правила

«Правила» - это условия, которым должно соответствовать сообщение, чтобы Outlook применил форматирование. Например, в правилах по умолчанию правило «Непрочитанные сообщения» активируется, когда сообщение помечается как непрочитанное. Когда это правило активировано, Outlook использует жирный синий 11-точечный шрифт Segoe UI для отображения.

Outlook применяет правила в порядке сверху списка. Правила выше в списке имеют приоритет над правилами ниже. Как это работает на практике? Допустим, у вас есть два правила: одно в верхней части списка, которое меняет шрифт на зеленый, а другое внизу в списке, которое меняет шрифт на красный. Если сообщение соответствует условиям обоих правил, шрифт изменится на зеленый, потому что это правило находится выше в списке - правило, которое устанавливает шрифт на красный, игнорируется..

С правилами по умолчанию вы можете только изменить шрифт. Вы не можете удалить правила по умолчанию, или переместить порядок, или изменить условия для правила. Вы можете отключить правила по умолчанию, сняв флажок в списке «Правила для этого представления»..

Как добавить новое правило

В окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Добавить». Новое правило под названием «Без названия» будет добавлено в список. Дайте вашему правилу имя, а затем нажмите кнопку «Условие».

Окно «Фильтр» позволяет выбрать условие или условия, которым должно соответствовать письмо для форматирования..

Мы просто собираемся использовать простой пример здесь, и он будет искать сообщения, которые были отправлены «Робом Вудгейтом» и содержат слово «Outlook» в поле «Тема»..

Для этого сначала нажмите кнопку «От», которая открывает адресную книгу, и выберите контакт..

Затем мы добавляем «Outlook» в поле «Поиск по словам», следя за тем, чтобы в раскрывающемся списке «В» была выбрана опция «Только для предметного поля». Нажмите «ОК», когда вы закончите.

Вернувшись в условное форматирование, нажмите кнопку «Шрифт».

Мы собираемся сделать так, чтобы сообщения, которые соответствуют настроенному нами фильтру, отображались фиолетовым и жирным шрифтом. Настройте свои параметры так, как хотите, нажмите кнопку «ОК», снова нажмите «ОК», чтобы закрыть окно «Условное форматирование», а затем еще раз, чтобы закрыть окно «Дополнительные параметры просмотра»..

Правила применяются немедленно. Ниже вы можете видеть, что сообщения, отвечающие нашим условиям, теперь выделены жирным шрифтом и имеют фиолетовый цвет.

Это простой пример - вы можете добавить множество условий, даже очень сложных. Вернувшись в это окно фильтра, вы можете переключиться на вкладку «Больше вариантов», чтобы увидеть множество дополнительных условий, которые вы можете выбрать.

Здесь вы можете выбрать соответствие сообщению о:

• Ему присвоена определенная категория
• Это прочитано или не прочитано
• У него есть вложения или нет вложения
• Он отмечен как высокий, нормальный или низкий приоритет
• Он был помечен вами, кем-то другим, никем или помечен как завершенный
• Текст, который вы ищете, должен соответствовать регистру
• Это определенный размер, больше или меньше определенного размера, или между двумя размерами

Перейдите на вкладку «Дополнительно», и вы сможете создавать сложные условия.

На вкладке «Дополнительно» можно выбрать любое поле в любом месте Outlook и выбрать условие, которое вы хотите сопоставить. Это может быть довольно просто, например, сопоставление отправителя с точным адресом, но у вас есть много вариантов на выбор. Допустим, вы хотите, чтобы ваше правило совпадало с полученными вами письмами. Нажмите кнопку «Поле», укажите «Поля даты / времени», а затем выберите параметр «Получено».

Нажмите на выпадающее меню «Условие», чтобы выбрать свое условие..

Выбор гораздо больше, чем вы могли ожидать:

• В любой момент
• Вчера
• сегодня
• Завтра
• За последние 7 дней
• В ближайшие 7 дней
• Прошлая неделя
• На этой неделе
• Следующая неделя
• Прошлый месяц
• Этот месяц
• Следующий месяц
• На
• На или после
• Или раньше
• Между
• Существует
• Не существует

И другие поля, которые вы можете выбрать, предлагают аналогичные суммы вариантов.

Выберите свое условие, добавьте значение и нажмите кнопку «Добавить в список».

Вы можете добавить в список столько условий, сколько захотите. Чтобы дать вам некоторое представление о количестве полей, посмотрите только меню «Все поля почты»..

Меню «Все поля контакта» содержит более четырех столбцов опций, поэтому мы не смогли разместить его на разумном снимке экрана. Таким образом, мы не собираемся проходить через каждое из полей и условий, но теперь вы знаете, где они находятся и как их использовать.

Вы можете настроить несколько условий в правиле, чтобы получить вещи, которые вам нравятся. Хотите, чтобы Outlook отображал сообщения красным шрифтом 16pt, если они от определенного контакта, полученные за последние семь дней, содержат определенное слово в теме, а также включить вложение? Не проблема.

Как удалить правило

Если вы создали правило и больше не хотите его использовать, его легко удалить. В окне «Условное форматирование» выберите правило, которое вы хотите удалить, и нажмите кнопку «Удалить». Просто помните, что вы можете удалять только созданные вами правила, а не встроенные в Outlook правила по умолчанию.

Вы можете добавить столько условий, сколько захотите, и иметь столько правил, сколько хотите. И, как мы показали ранее, после того, как вы установили правила условного форматирования так, как вам нужно, вы можете скопировать представление в другую папку или во все папки, если хотите..